互聯(lián)網(wǎng)+解決高校科研經(jīng)費(fèi)報賬難

楊 艷

一、利用“互聯(lián)網(wǎng)+”變革財務(wù)報賬系統(tǒng)的必要性

一是在當(dāng)前信息技術(shù)不斷革新與發(fā)展的背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷妫瑵B透到各行各業(yè)中，給人們的生活和工作帶來了便捷。高校是科研聚集地，是人才培養(yǎng)發(fā)展的地方，需要不斷吸收外來的、與時俱進(jìn)的技術(shù)和文化，順應(yīng)時代的發(fā)展。因此，高校有必要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)完善財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，運(yùn)用新型財務(wù)輔助軟件提升高校的科研經(jīng)費(fèi)報賬效率和質(zhì)量。

二是國家對高校科研事業(yè)相當(dāng)重視，并對高校的科研事業(yè)追加了資助費(fèi)用，使高校的科研費(fèi)用規(guī)模越來越大，管理難度也隨之增加，而高校財務(wù)部門的管理人員已經(jīng)難以滿足前臺業(yè)務(wù)報銷量的需求。此外，高校當(dāng)下運(yùn)用的一些財務(wù)軟件拓展性比較差，教師不能依據(jù)軟件信息隨時查看科研經(jīng)費(fèi)的使用情況。一方面可能使科研經(jīng)費(fèi)前期使用過度而造成后期緊縮，另一方面也可能導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)在國家規(guī)定的期限內(nèi)沒有達(dá)到相應(yīng)的用款額度而被國家回收。高校內(nèi)其他部門的人員對財務(wù)部門的工作難以理解或產(chǎn)生抱怨情緒都會影響學(xué)校的正常運(yùn)作。因此，高校盡快轉(zhuǎn)變報銷模式才是解決內(nèi)部矛盾的關(guān)鍵所在。

三是財務(wù)部門作為高校的發(fā)展命脈，影響著高校經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)。因此，財務(wù)信息的共享和利用是財務(wù)部門與其他部門相互連接溝通的基礎(chǔ)。但據(jù)調(diào)研得知，當(dāng)前高校的財務(wù)信息共享效率低，財務(wù)信息傳播具有滯后性，其他部門得到的消息滯后于消息的產(chǎn)生和變化時期，不利于高校的經(jīng)營決策。因此，為了保證高校財務(wù)信息傳遞的科學(xué)性和時效性，高校必須建立溝通平臺，加強(qiáng)其他部門與財務(wù)部門的溝通效率，及時對財務(wù)信息進(jìn)行處理和分析，為高校的一切運(yùn)營決策提供可靠的數(shù)據(jù)信息。

二、高校財務(wù)信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀與環(huán)境分析

（一）財務(wù)信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

高校財務(wù)信息化發(fā)展情況與高校的性質(zhì)有關(guān)，尤其是在一些理工科院校中，校領(lǐng)導(dǎo)層為了學(xué)校科研事業(yè)的發(fā)展十分注重校園信息化建設(shè)，在這一方面的建樹比文科院校更加突出。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有相當(dāng)一部分理科院校已經(jīng)與外部的軟件信息公司合作，在學(xué)校內(nèi)搭建了校園財務(wù)處理專用網(wǎng)絡(luò)，保證了信息互通的效率，也提升了學(xué)校財務(wù)管理水平。另外，高校還在財務(wù)處門戶網(wǎng)站和獨(dú)立的查詢平臺發(fā)布信息，主要用于對高校財務(wù)管理制度的公開，以及教師工資個稅查詢、學(xué)生收繳費(fèi)用信息查詢等。不但使學(xué)校接受廣大師生和社會的監(jiān)督，同時也為教師和學(xué)生的生活工作帶來了便利。

（二）財務(wù)管理信息化的發(fā)展環(huán)境

1.內(nèi)部環(huán)境

（1）財務(wù)核算比較復(fù)雜。學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大、經(jīng)濟(jì)活動更加頻繁，包括高校的科研事業(yè)不斷發(fā)展都會增加高校的財務(wù)核算業(yè)務(wù)。另外為了適應(yīng)權(quán)責(zé)發(fā)生制政府綜合財務(wù)報告制度改革需要，規(guī)范行政事業(yè)單位會計核算，提高會計信息質(zhì)量，財政部于2017年10月制定了新政府會計制度。要求高校自2019年1月1日執(zhí)行。此制度要求單位會計核算應(yīng)當(dāng)具備財務(wù)會計和預(yù)算會計雙重功能。對納入部門預(yù)算管理的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)既進(jìn)行財務(wù)會計核算又進(jìn)行預(yù)算會計核算，使高校的財務(wù)核算比之從前信息量更大，也更加復(fù)雜。

（2）業(yè)務(wù)協(xié)同化的需要。即信息化的發(fā)展為高校財務(wù)部門與其他部門的溝通和協(xié)調(diào)創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境，校園的財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理也開始趨于協(xié)同化。

（3）對財務(wù)信息化服務(wù)的要求。高校引入財務(wù)信息化管理后就摒棄了傳統(tǒng)的柜臺報單、排隊(duì)報銷等財務(wù)服務(wù)模式。而是利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)約報賬，簡化了報賬程序。

（4）財務(wù)風(fēng)險控制的需要。高校在內(nèi)部建立一系列財務(wù)制度都是為了提升高校的教育質(zhì)量和財務(wù)管理水平，降低高校的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，提升高校的核心競爭力。

（5）財務(wù)決策服務(wù)的需要。高校基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和對國有資產(chǎn)的保護(hù)等使高校的經(jīng)營和經(jīng)濟(jì)活動更加多元化。高校在進(jìn)行決策時不但要考慮到財務(wù)信息，還要關(guān)注非財務(wù)信息的變化發(fā)展，而信息化數(shù)據(jù)庫的建立為高校的決策提供更科學(xué)的信息支持。

2.外部環(huán)境

（1）國家對高校財務(wù)信息化發(fā)展的要求。即教育部對高校的財務(wù)信息管理提出了新要求，政策中表明高校要盡快推行校園內(nèi)部財務(wù)信息化管理，建立財務(wù)信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，并為財務(wù)部門配備專業(yè)的人才和設(shè)施，改變傳統(tǒng)的資金收付方式，加快電子收支系統(tǒng)的建構(gòu)。依據(jù)這些政策要求，高校必須推進(jìn)財務(wù)管理信息化的發(fā)展。

（2）高校財務(wù)改革不斷推進(jìn)。高校是政府承辦的公益性社會組織，面對政府的財務(wù)改革，高校也必須順應(yīng)政府的調(diào)控和改革措施，遵守會計準(zhǔn)則，將財務(wù)信息化建設(shè)納入高校的改革流程中。

（3）《高等學(xué)校信息公開辦法》要求高校對學(xué)費(fèi)收取情況、財務(wù)預(yù)算和決算以及經(jīng)費(fèi)來源向社會公開，接受社會的監(jiān)督。

三、高校科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的問題

當(dāng)前大部分高校對科研管理實(shí)行項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)分管原則，由科研部門負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目立項(xiàng)、合同、研究等，財務(wù)部門負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的入賬、預(yù)算、決算等。這種管理方式雖然使部門之間相互制衡，有效控制了科研經(jīng)費(fèi)的使用，但實(shí)際上分管原則使科研項(xiàng)目與經(jīng)費(fèi)使用脫節(jié)，部門之間權(quán)責(zé)界線不明確，難以對科研部門的項(xiàng)目研究和經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)行同步的管理和監(jiān)督，也不利于提升科研效率。另外，科研部門的項(xiàng)目研究工作并不是只涉及科研部門這一個部門，需要其他部門的配合。而高校內(nèi)各個部門信息獨(dú)立化，信息傳播交流渠道不暢通，信息使用效率低等都會影響科研工作的進(jìn)度。

（一）科研經(jīng)費(fèi)入款流程復(fù)雜，各部門間缺少溝通

傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)入款流程主要依靠人工辦理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需打電話或到財務(wù)部門詢問科研經(jīng)費(fèi)是否入賬，如果經(jīng)費(fèi)到賬，財務(wù)部門告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人后，負(fù)責(zé)人到科研部門申請立項(xiàng)。項(xiàng)目要經(jīng)過科研部門的審核通過后出具科研項(xiàng)目入賬通知書再提交給財務(wù)部門，辦理項(xiàng)目預(yù)算撥付。這一流程在實(shí)際操作中十分復(fù)雜，且需要科研部門與財務(wù)部門、經(jīng)辦部門之間建立溝通平臺。但高校信息傳遞阻塞，業(yè)務(wù)辦理也往往擅用人工跑腿，不但降低了業(yè)務(wù)辦理的效率，增加了各個部門之間的矛盾，還會影響科研項(xiàng)目的研究進(jìn)程。

（二）科研經(jīng)費(fèi)報銷環(huán)節(jié)復(fù)雜，信息化水平低

高校科研經(jīng)費(fèi)報賬困難主要是因?yàn)樾畔⒒降停瑪?shù)據(jù)處理流程繁雜。因此，高校想要改變這一現(xiàn)狀，走出“報賬難”的瓶頸期，必須從信息化建設(shè)入手，減少報銷審批流程，在規(guī)范報銷程序的同時取消對科研事業(yè)的諸多限制。

傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)報銷環(huán)節(jié)是從整理原始票據(jù)開始的，經(jīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后到財務(wù)部門取號報銷。制單人員記賬，復(fù)核人員復(fù)核，涉及到款項(xiàng)支付的還要到出納窗口領(lǐng)取相關(guān)支票憑證。傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)報銷流程存在著很多問題，主要表現(xiàn)在：

1.辦理效率低

高校對科研項(xiàng)目進(jìn)行年末結(jié)算或者科研項(xiàng)目結(jié)題前正是高校經(jīng)費(fèi)報銷的主要時間段。很多科研人員為了加緊科研項(xiàng)目的完成計劃，常常需要早起就去財務(wù)處報賬大廳排隊(duì)，不但浪費(fèi)時間和精力，也會拖延年末結(jié)算和項(xiàng)目結(jié)題的時間。

2.資金存在風(fēng)險問題

傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)報銷模式是窗口面對面的形式，往往需要現(xiàn)金支付，增加了現(xiàn)金收付的風(fēng)險。

3.無法實(shí)時掌握報賬狀態(tài)

科研部門的人員以及其他相關(guān)部門難以隨時跟蹤報賬動態(tài)信息，了解報賬實(shí)情。

4.公務(wù)卡報銷不科學(xué)

當(dāng)前，國家大力倡導(dǎo)高校使用公務(wù)卡進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報銷，并規(guī)定結(jié)算程序。這一流程不僅給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人增添了許多不必要的麻煩，也給財務(wù)部門增加了工作壓力。

5.電子發(fā)票管理問題突出

電子發(fā)票雖然可以作為報銷憑證存在，但發(fā)票的收集管理問題突出，且報銷重復(fù)或票據(jù)的真實(shí)性等問題都有待考量。

6.固定資產(chǎn)管理不當(dāng)

科研部門在科研過程中需要的設(shè)備儀器等都是利用科研經(jīng)費(fèi)購買。但各個部門之間信息溝通不暢，導(dǎo)致科研部門購置的固定資產(chǎn)沒有歸集到相關(guān)固定資產(chǎn)管理部門的賬目中，可能造成固定資產(chǎn)賬實(shí)不符或資產(chǎn)流失等。

（三）科研經(jīng)費(fèi)審批功能不完備

目前，高校普遍采用網(wǎng)上報銷的方式對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行審批，但網(wǎng)上報銷系統(tǒng)還不夠完備。雖然相關(guān)人員只能在網(wǎng)上填好報銷單，而具體的審批過程還需要部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字審批，也就是說當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)并不完善。高校的經(jīng)費(fèi)報銷又不同于其他，不同經(jīng)費(fèi)的類型以及不同金額的經(jīng)費(fèi)需要遵守不同的審批流程，過程十分復(fù)雜，浪費(fèi)了報賬人員的時間。此外，一些需要上層領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章的報銷程序遇到領(lǐng)導(dǎo)出差或開會等突發(fā)情況會嚴(yán)重影響審批工作。如果審批過程中有哪一單據(jù)出現(xiàn)了問題需要修改，可能又會浪費(fèi)大量的時間，影響了高校科研經(jīng)費(fèi)的報銷進(jìn)度。

（四）科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制效果差

高校在進(jìn)行網(wǎng)上報銷時，現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并不能辨別出項(xiàng)目類別報賬金額是否超出了預(yù)算情況，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組其他成員無法依據(jù)報賬系統(tǒng)查詢出高校收支金額項(xiàng)目賬戶的預(yù)算余額。負(fù)責(zé)制單的會計是對最終的賬目進(jìn)行審核，檢查每項(xiàng)項(xiàng)目是否超出了預(yù)算開支，一旦發(fā)現(xiàn)這種情況，就會對相對應(yīng)的部門進(jìn)行退單處理，同樣的，該項(xiàng)目的報銷也就作廢了。網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)不能檢測錄入信息，也難以對輸入金額進(jìn)行預(yù)算控制，是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)又一需要改進(jìn)的地方。

（五）科研經(jīng)費(fèi)信息公開未能貫徹執(zhí)行

為了加強(qiáng)國家對高校科研經(jīng)費(fèi)的管理，相關(guān)政府部門出臺了一系列方針，要求高校對科研經(jīng)費(fèi)信息進(jìn)行公開，面向社會的監(jiān)督。但實(shí)際上很多高校對該項(xiàng)要求并沒有貫徹執(zhí)行，甚至有公開內(nèi)容不全面、公開流程不科學(xué)的問題。高校內(nèi)也沒有建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，使國家和社會對高校科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管也難以實(shí)現(xiàn)。

四、互聯(lián)網(wǎng)+利用人工智能等高科技手段解決高校科研經(jīng)費(fèi)報賬難的對應(yīng)措施

（一）利用信息技術(shù)為報銷人員和財務(wù)人員搭建溝通橋梁

當(dāng)前的網(wǎng)上報賬系統(tǒng)雖然解決了“柜臺式”報賬的困擾，但缺少人與人之間的溝通，而報賬人員也不能通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)了解報賬進(jìn)度。報賬人員需要在財務(wù)處找到經(jīng)辦人并提供憑單號，才能查詢報賬情況。而對于報賬出現(xiàn)問題或報賬失敗等原因的追究也沒有明確的反饋機(jī)制，往往需要經(jīng)辦人憑記憶轉(zhuǎn)述給報賬人員。報賬溝通困難的局面導(dǎo)致信息傳遞不暢通，也可能影響信息傳遞過程中的準(zhǔn)確性。因此，高校可以在報賬系統(tǒng)頁面建立一個溝通平臺，供報賬人員和辦理人員隨時進(jìn)行聯(lián)系，打通他們之間的溝通阻塞。其次，高校還可以對退單相關(guān)事宜設(shè)置一定的規(guī)范和準(zhǔn)則，并將報銷失敗的案例輸入數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)辦理人員遇到退單情況，只需要通過頁面的溝通平臺向報賬人員發(fā)送與該報銷單失敗吻合的規(guī)范和案例序號，做簡單的闡述就可以了。這樣也方便報賬人員及時查詢報賬情況，了解報賬失敗的原因，同時也將辦理人員從繁瑣的工作中解脫出來，減少報賬人員與財務(wù)部門之間的矛盾，提升報賬效率。高校還可以充分利用校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺，普及國家的報銷政策，通過微信公眾號或QQ群定時推送信息，并提供下載功能和后臺查詢功能，方便高校內(nèi)人員及時了解報賬信息。高校還可以通過微信、短信對高校每位通過身份認(rèn)證的教工推送個人財務(wù)、工資、酬金等信息，對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人推送報銷、審批、支付情況，使報銷人員第一時間了解最新動態(tài)。另外，推進(jìn)智能機(jī)器人和智能客服系統(tǒng)開發(fā)也可以使報賬人員快速查詢與報賬相關(guān)的信息，對報賬動態(tài)信息進(jìn)行及時跟蹤和反饋。同時減輕財務(wù)制單人員的負(fù)擔(dān)。

（二）對接業(yè)務(wù)模塊，形成業(yè)財融合內(nèi)控體系

高校日常活動繁雜，涉及的業(yè)務(wù)模塊包含預(yù)算管理、程序?qū)徟⒉少彙⒐潭ㄙY產(chǎn)管理、費(fèi)用報銷等。高校可以利用智能系統(tǒng)將各費(fèi)用模塊聯(lián)結(jié)，一次性錄入數(shù)據(jù)，打通業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)流；在梳理業(yè)務(wù)流程的同時，也要把控業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)所需要花費(fèi)的資金，打通業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的資金流。最終通過計算機(jī)系統(tǒng)使高校的財務(wù)、業(yè)務(wù)、信息技術(shù)三位一體，并與國有資產(chǎn)辦公室、科技處、信息化中心等校內(nèi)部門的平臺對接，統(tǒng)一身份認(rèn)證，避免現(xiàn)存的信息“孤島”現(xiàn)象。

（三）與預(yù)算系統(tǒng)對接

由于當(dāng)前的報賬系統(tǒng)中缺乏對報賬金額的預(yù)算管理，使退單現(xiàn)象比較嚴(yán)重。針對這一問題，高校可以完善報賬系統(tǒng)，將填報賬單的頁面與高校的預(yù)算管理系統(tǒng)對接，當(dāng)報賬人員所填的金額超過了高校原定的預(yù)算金額，系統(tǒng)會自動在后臺彈出提醒界面，報賬頁面也將不能正常跳轉(zhuǎn)。這時候只需要報賬人員對報賬單據(jù)進(jìn)行重新填寫，將科目金額控制在預(yù)算管理范圍之內(nèi)就能完成報賬工作。這一方法不但加強(qiáng)了高校預(yù)算管理的執(zhí)行效率，也減少了退單現(xiàn)象，有利于報賬人員的報賬自查。

（四）完善網(wǎng)上審批簽字功能

建立網(wǎng)上審批簽字功能，也就是在網(wǎng)絡(luò)審批模塊中自動生成二維碼圖像。審批部門相關(guān)人員只需要利用統(tǒng)一的軟件對二維碼進(jìn)行掃描就可以自動生成科研經(jīng)費(fèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，并在閱讀后自動跳轉(zhuǎn)到簽字界面，進(jìn)行網(wǎng)上簽名。網(wǎng)上審批的方式可以減少審批流程，也不需要再費(fèi)力保管審批單據(jù)，提高了網(wǎng)絡(luò)審批的速度。另外，高校還要建立相對應(yīng)的反饋機(jī)制，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批完后可以自動向報賬人員發(fā)送微信、短信、郵件提醒，方便報賬人員進(jìn)行下一步工作。

（五）應(yīng)用人工智能輔助記賬

人工智能是對人的思維和意識進(jìn)行模擬的智能機(jī)器人，它可以通過對所提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，利用計算機(jī)的算法和語言形成一套標(biāo)準(zhǔn)的、處理賬務(wù)的程序系統(tǒng)，例如自動記賬機(jī)器人，就是對財務(wù)賬目進(jìn)行自動收集和消化，在未來的發(fā)展中還會引入到審計和稅務(wù)領(lǐng)域當(dāng)中，代替人來做這些繁雜的工作。高校在進(jìn)行報賬時就可以應(yīng)用人工智能，報賬人員只需要將信息輸入人工智能系統(tǒng)中，機(jī)器就可以對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行初步判斷，并分門別類，歸納到不同科目當(dāng)中，極大地減輕了報賬人員的工作難度。

（六）保障系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全

高校在對科研經(jīng)費(fèi)的管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化以后，為了保證內(nèi)部數(shù)據(jù)共享和交換能夠更加方便快捷，高校可以在財務(wù)專網(wǎng)內(nèi)部署系統(tǒng)服務(wù)器，并安裝財務(wù)網(wǎng)頁的雙網(wǎng)卡。在此基礎(chǔ)上，高校還要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問題，對部門之間信息的交流、收集和分析都要建立相應(yīng)的防火墻，同時也要做好病毒防范工作，提前給數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份，保護(hù)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋Ｃ苄院桶踩浴?/p>

五、結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到高校科研費(fèi)用報賬工作中極大地減輕了報賬人員和財會人員的工作壓力，優(yōu)化了報賬流程，也改變了部門與部門之間信息處理、利用率低的現(xiàn)狀。依托于先進(jìn)的技術(shù)，高校能夠?qū)崿F(xiàn)信息管理公開化、透明化的目標(biāo)，促進(jìn)內(nèi)部控制在高校中的運(yùn)行，更加科學(xué)高效的管理科研經(jīng)費(fèi)。