淺談基層機關(guān)事務管理中心的檔案管理

成鋮

摘要：基層機關(guān)事務管理中心服務于政府機關(guān)各部，其管轄的文件檔案既多且亂，又因業(yè)務需要，每年都要向文件檔案里補充一些新產(chǎn)生的材料，所以每年都有大量的文件檔案進入。這就給機關(guān)歸檔的管理工作增加了相當?shù)睦щy，但在其中存檔也是十分關(guān)鍵的材料，所以必須要做好對基層單位及機關(guān)事務管理中心存檔的管理工作，以更好地為機關(guān)各項工作服務。

關(guān)鍵詞：機關(guān);檔案管理;創(chuàng)新

一、基層機關(guān)事務管理中心檔案管理工作

基層機關(guān)事務管理中心檔案保管工作難度較大，主要體現(xiàn)在：基層機關(guān)事務管理中心檔案管理的內(nèi)容性較強，且大多是為我國政府機構(gòu)內(nèi)部各機關(guān)所利用，因此對于保密措施的要求也相對較高;業(yè)務性較強，機關(guān)的檔案保管工作業(yè)務涵蓋范圍廣泛、內(nèi)容全面、規(guī)范要求也相對較高;具備了較強的地方政府管理職能。

二、基層機關(guān)事務管理中心檔案管理應遵循的原則

（一）規(guī)定、靈活性相協(xié)調(diào)統(tǒng)一原則。由于部門工作單位為政府機關(guān)，所以在開展部門檔案保管工作中要嚴格地貫徹規(guī)定、靈活性相協(xié)調(diào)統(tǒng)一的工作原則，利于推進部門檔案保管的整體統(tǒng)一化、規(guī)范性和標準。采取的檔案保管模式應該嚴格地按照本單位自身特征、管理工作特性制定，需要根據(jù)本單位的管理工作目標開展對檔案保管方法的摸索和創(chuàng)新，并在實際執(zhí)行過程中不斷完善和修改，以便形成一個適合本單元發(fā)展、也可以有條不紊進行檔案保管工作的檔案保管方式。

（二）制訂、執(zhí)行并重原則。不少機構(gòu)單位經(jīng)常在建立了檔案保存制度之后不注意實施的實效性，最后致使檔案保管工作不能獲得突破性發(fā)展。所以，對機關(guān)事務管理中心的檔案管理也要注意制訂、執(zhí)行并重原則，只有在實施過程中創(chuàng)新和改造檔案保管模式，對工作特點進行全面剖析和總結(jié)，才能真正建立出更加科學、合理化的檔案保管制度。首先要明確檔案保管制度是不是可以更加適應單位實際管理的需要，以及制度上有沒有可以更加人性化、科學合理。其次設有專門人員監(jiān)督檔案管理責任制的實施情況，以提升檔案管理的效能，并切實發(fā)揮檔案工作在機關(guān)單位發(fā)展中的重要職能。

三、基層機關(guān)事務管理中心檔案管理的工作對策

（一）重視檔案保存各項工作。進一步提高認知、強化意志，是搞好基層機關(guān)事務管理中心檔案保存各項工作的關(guān)鍵，要加大檔案工作宣傳教育力量，運用各類高效媒介載體抓好《歸檔法》和《歸檔法具體實施措施》的宣講教育工作進行傳播，進一步增加對檔案保管各項工作的群眾影響力，讓廣大干部群眾充分認識檔案保管各項工作的重大意義。為了搞好檔案管理工作，就需要進一步提高基層機關(guān)事務管理中心的廣大干部工作人員尤其是主檔案保管工作人員的政治意識，牢固樹立檔案意識，切實加強對檔案保管工作人員的組織領(lǐng)導，密切關(guān)注檔案工作人員的政治待遇，穩(wěn)定檔案保管人員，注重檔案工作的基礎管理工作，以便于從總體上提升檔案保管工作人員的管理水平。

（二）進一步完善電子檔案軟硬件設施建設。要逐步增加對基層政府機關(guān)事務管理中心檔案設施建設的投資，嚴格按照相關(guān)規(guī)范規(guī)定，不斷完善電子檔案的存放要求。在應用管理軟件方面，要增加對電子檔案保管軟件設備建設的投資，配備有專用的電子檔案保管軟件，逐步形成服務本系統(tǒng)的電子文檔系統(tǒng)，并針對本系統(tǒng)行業(yè)特色，逐步添加相關(guān)軟件模塊服務功能，如在檢索系統(tǒng)，可按照檔案編號進行檢索，可按照身份證號檢索，可按照注冊人姓名檢索等，設計成精準檢索和模糊搜索并行的模塊系統(tǒng)。在硬件裝備上，要配置功能齊全、性能穩(wěn)定安全可靠的電腦、激光打印機、復制器、掃描器、光盤刻錄機等硬件設施。必須根據(jù)歸檔規(guī)范管理的規(guī)定，配置完整的歸檔柜，有要求的單元可配置密集箱，并有防盜窗、吸塵機、滅火機、環(huán)境濕度計等必備的安全設備。

（三）強化機關(guān)部門檔案信息發(fā)掘與利用力度。基層單位機關(guān)事務管理中心檔案保存工作的主要目的，就是服務于機關(guān)事務管理工作。機關(guān)檔案主管部門要根據(jù)機關(guān)部門實際工作，積極地發(fā)掘機關(guān)檔案信息資源，在咨詢服務領(lǐng)導人員決策工作、咨詢服務機關(guān)、咨詢服務經(jīng)濟社會建設上下功夫，將機關(guān)部門檔案信息變?yōu)榭衫玫男畔①Y料，對存檔信息資源的充分利用，讓檔案信息的歷史價值得以更全面的顯現(xiàn)。基層單位機關(guān)事務管理中心的檔案保管工作人員，要強化公仆意識，把"強化服務水平意識"和"積極服務水平"視為崗位的根本出發(fā)點與歸宿，確定業(yè)務方向，端正工作態(tài)度，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，提升服務水平，切實地以咨詢服務人員的工作態(tài)度，去更好地提供服務。同時，還要加強對涉檔人員的監(jiān)管，對服務質(zhì)量心態(tài)不好、社會責任感不強、人民群眾不滿意的人員積極做出處置，以提供一種良性的服務環(huán)境。

四、結(jié)語

綜上所述，基層機關(guān)事務管理中心檔案管理工作是機關(guān)事務管理工作的重要組成部分，對政府各項公務活動開展有著一定的重要性，并可為一般公民查詢政府相關(guān)信息提供服務。不過，當前檔案保管管理工作中面臨一些約束因素，需要根據(jù)上述問題采取相應舉措加強完善提升，促進機關(guān)事務管理中心檔案管理工作更為優(yōu)質(zhì)有效的進行。

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