來華留學生管理信息化建設的實踐

趙晴晴，戴俊霞，胡善貴，樊永剛，張侃敏，朱婷婷

(安徽工業大學 國際教育學院，安徽 馬鞍山 243002)

近年來，隨著我國綜合國力增強，高等教育國際化水平不斷提高，來華留學生規模持續擴大。據教育部官網數據顯示，2017年，全球共有來自204個國家和地區的48.92萬名外國留學生在中國學習，遍及中國31個省市、935所高等院校，來中國留學人數增幅已持續兩年達10%以上[1]。安徽工業大學作為一所以工為主、科技部與安徽省聯動支持建設的省屬重點高校，在國家和地方政府相關政策推動下，已于2014年正式啟動來華留學學歷生招生培養工作，并將留學生教育納入本校“十三五”規劃。2014年，安徽工業大學留學生人數僅為17人；2018年，留學生人數增加至380人，其中本科生占85%，生源國數量增加至46個。隨著我校留學生規模日益擴大，以往采用的郵件接收學生申請、紙質檔案和Office辦公軟件管理留學生信息等辦公模式已不能滿足日益繁重、復雜的留學生工作需要，如能創新一種更簡單且高效的辦公模式來處理日常留學生教招生和管理工作，將更有利于留學生教育的管理和發展。因此，建設留學生工作信息化平臺就顯得尤為重要。

一、來華留學生信息化理論研究與實踐現狀

相比中國學生，來華留學生信息化管理和應用起步較晚。隨著國際文化交流增強及來華留學教育事業的日益發展，關于留學生信息化管理的理論研究逐漸增多。金泉元等對來華留學生管理系統進行了數據庫設計和技術分析[2]。李林澤分析了來華留學生與中國學生在信息化趨同管理過程的深度融合問題，闡述了影響來華留學生信息化水平提高的重點、難點之處[3]。朱萍和李娒竹等針對來華留學生教育管理的特點和難點，提出了信息化平臺的設計需求[4-5]。盧秀娟、周振環和程亮等證明了留學生教務信息化、檔案管理信息化的可行性及必要性，強調了留學生信息化理論研究的重要性[6-8]。隨著網絡化、信息化技術的迅猛發展，越來越多的高校根據各校的實際需要開發來華留學生信息化管理平臺。目前，來華留學生信息管理平臺較少，主要有全國來華留學生管理信息系統、中國政府獎學金管理系統，國家留學基金委、來華留學生管理云平臺，平安保險公司等。此外，清華大學、北京理工大學、南昌大學和西南大學等部分高校結合自身特點及管理模式開發出適合本校的留學生管理系統。吉艷艷等在對湖北省31所來華留學生院校調查發現，該省使用留學生管理系統的多為國際學生規模在500人以上的高校，近50%高校沒有適合自己的留學生管理系統，且不同高校系統之間存在對接性、兼容性差和重復建設等問題[9]。安徽工業大學作為以工科為主的高校，在留學生招生和管理工作上有自身特點，其他院校的系統匹配性差，無法直接“拿來”使用。因此，設計和開發符合本校特色的信息化管理系統對于做好本校的留學生工作更為重要和迫切。

二、我校來華留學生信息化管理特點

我校使用的教育部來華留學生管理信息系統，目前僅局限于向教育部上報本年度留學生信息，不能滿足我校留學生工作的需求。我校留學生工作有著自身特點，且傳統工作模式已難以適應留學生教育的發展規模和速度，留學生招生管理、日常管理及教務管理的信息化建設的需求愈加迫切。

一是傳統招生宣傳模式無法滿足規模化招生需求。面向全球招收全英文授課的學歷留學生，通過學校中英文網站及紙質宣傳冊的宣傳模式不僅效果單一，并且存在國外學生無法打開校園網的弊端。其次，通過郵箱接收學生申請材料的招生方式不僅效率低下，而且極易出錯。且不同學歷層次的申請人需要提交的材料要求不同，傳統的方式難以進行準確篩查及分類管理，極大地限制了留學生招生工作處理效率。

二是留學生信息采集量大、各部門可協調性差。留學生培養涉及新生注冊、簽證管理、住宿管理、教學教務管理等多個環節，與國內學生相比，留學生信息管理有兩個特點。首先，留學生需要采集的信息種類更多，涉及學生的基本信息、入學信息、體檢、保險、簽證、住宿、財務、出勤、成績、獎懲、學籍狀態等多項內容，僅姓名、護照號碼、學號、國籍、宗教等基本信息，學校管理部門需要統計的項目就達53項之多。其次，留學生信息管理及使用涉及到校內校外多個部門，各部門的業務及使用的系統相互獨立，涉及到留學生信息的報送主要采取Office辦公軟件的形式進行。在進行數據采集及報送時，缺乏統一標準，不同業務部門之前甚至出現多個版本，重復性工作多，導致協同工作難。以安徽工業大學為例，校外相關單位主要是轄區派出所、轄區公安局、省教育廳、省外事辦、相關大使館及其他相關單位。校內相關部門主要有各具體培養單位(學院)、教務處、研究生院、財務處、后勤處、保衛處。傳統的工作方式難以滿足現代化管理的需求，嚴重影響管理和服務效率。

三是以全英文授課的本科留學生為主，培養周期長。我校學歷留學生全部單獨開班授課，學生培養方案及課程設置復雜。盡管我校本科留學生的教學計劃與課表安排已納入學校教務系統進行統籌安排，但由于學校教務系統全部為中文界面，學生無法在系統中準確及時地了解課程、考試、成績等有關信息，與教學教務相關的事務全部由教務管理人員翻譯為英文后再告知學生。這種方式不僅效率低下，而且工作量大，容易出錯。同時，隨著在校人數的增多，教務人員使用Office辦公軟件處理儲存學歷生歷年的學業成績、修讀學分等信息檔案的方式工作量巨大，教務管理人員任務繁重。

三、我校留學生信息化管理平臺功能分析

留學生工作業務生命周期[3,10]包括留學生入學申請、在校學習至離校畢業等不同工作階段。受相關外事政策的約束，各高校在留學生管理上存在較大共性。但高等學校在留學生教育工作上又具有較大的自主權，各高校留學生的管理分工又有所差異。安徽工業大學來華留學生工作流程主要分為招生宣傳、網上報名、審核錄取、迎新注冊、在校生管理、教務管理、學籍管理、校友管理等環節。根據實際業務需求，我校留學生信息化平臺建設包含兩套系統：留學生招生系統和留學生信息管理系統。這兩套系統數據庫分開運行，避免了一套系統數據量過大導致系統運行緩慢的弊端，同時能根據服務對象針對性地設計對應功能，界面展現更加友好。此外，留學生招生系統中預錄取的留學生數據信息可以一鍵導入管理系統，實現兩套系統信息互聯。

(一) 留學生招生系統

1.前端功能

安徽工業大學留學生招生系統的前端設計不僅局限于在線提交申請的功能，還加入了校園新聞、項目介紹、獎學金政策查詢、校園景觀、FAQ等板塊。這些板塊面向學生賬戶全方位地展現學校品牌，成為了學校留學生招生宣傳的重要平臺。除此之外，為了方便學生申請，系統增加了引導欄、申請狀態跟蹤、在線答疑、快遞查詢、住宿，接機預訂等功能，實現了學校宣傳、申請引導、狀態跟蹤及在線互動等全流程的功能設置，成為學生了解學校、提交申請、接收錄取材料、實現入學報到全流程的可靠平臺。

2. 后臺功能

安徽工業大學留學生招生系統的后臺功能主要是管理員賬戶對學生的申請材料進行在線評審、反饋評審結果以及自動導出學生材料、生成錄取通知書和JW202表格等。這些功能極大方便了招生人員保存處理學生材料，另外還包括對學生、學院和管理員賬戶進行用戶管理以及對校園新聞、FAQ、項目及獎學金信息內容進行更新維護等。此外，本人根據本校的招生管理特點，又增加設計了三種輔助功能：(1)實現對同一護照號碼下的多個重復申請進行提示，方便管理員對申請人的重復申請進行綜合評估。(2)增加數據聯動篩選及信息統計功能，方便對留學生的報名信息進行分類管理。管理員可針對不同狀態下的申請(如：已提交、審核中、已完成、缺資料、已拒絕、已失效)進行統計管理，服務招生審核過程。(3)一鍵設置學生學號，并將預錄取學生材料一鍵導入留學生管理系統，保證了信息和數據的連貫性。

(二)留學生信息管理系統

根據安徽工業大學來華留學生培養流程，留學生信息管理系統主要服務于留學生日常管理及留學生教學教務管理。結合本校留學生實際工作特點，該系統共設置迎新注冊、在校生信息管理、財務管理、教務管理、學籍管理以及其他功能六大模塊。

1．迎新注冊管理

新生報到時，通過迎新注冊模塊完成對其資格審查，相關費用記錄統計，入學班級、宿舍分配等手續的辦理，同時實現住宿登記表、居留許可登記表等表格的自動生成。注冊完成的學生進入在校生管理模塊，未完成迎新報到注冊的學生無法使用留學生信息管理系統。

2．在校生信息管理

在校留學生管理最終落實在對留學生信息的匯總管理，因此在校生信息管理模塊是本系統的根本。為了方便管理人員及時全面地了解留學生在校表現，該模塊集中顯示學生基本信息(個人基本信息、入學信息、教育背景、家庭信息、體檢、保險、學籍狀態等)、簽證管理(護照號碼、護照有效期、居留許可證件信息)、住宿管理(住宿樓層、房間)、獎懲管理(學生獲獎和不良記錄)、勤工助學管理(崗位發布、學生報名、崗位調劑和歷年學生勤工助學記錄)5個部分內容。同時，為提高信息報送的準確性，降低管理人員工作量，該模塊還增加設計了一些輔助功能，如留學生護照、居留許可到期預警功能可提醒學生及時辦理相關手續，避免發生因簽證過期導致的違法行為；學生住宿登記表、居留許可申請公函、學生成績單等多種格式文件的文檔導出打印功能。

3.財務管理

本模塊主要對學生歷年財務狀況，獎學金信息、繳費明細進行統計記錄，學生端可對個人財務明細進行查詢。

4.教學教務管理

教學教務管理模塊設計開發了課程管理、考試管理、成績管理、重修/補考管理、請假管理和出勤管理六大功能，可實現課表錄入、網上請假、出勤情況跟蹤預警、考試信息管理及發布、成績統計及登載管理、成績模板導出打印、重修/補考集中管理、獎學金自動評比等功能。其中，課堂出勤情況跟蹤預警和獎學金評比功能是本模塊開發的亮點。課堂出勤跟蹤預警可對學生的課堂出勤狀態進行有效提醒，有利于教師及管理員及時了解學生缺勤率并進行有效干預，進而實現對學生課堂教學的過程管理，提高教學效果。為增加 出勤率計算的精確性，出勤管理模塊還與請假模塊相關聯，自動調整學生在該請假時段內的課程出勤狀態并自動計算出勤率和出勤分。獎學金評比功能關聯成績、重修/補考、獎懲及財務管理模塊，可實現對不同專業班級的學生綜合成績排名，并設置獎學金類型及金額，大大減輕管理人員工作強度。教學教務管理模塊可供任課教師查看個人課表、班級學生信息，記錄學生出勤、平時成績、布置作業、錄入考試成績，及時了解班級內異動學生和重修學生的情況。學生端可以查看課表、成績、考試安排、重修/補考課程、出勤情況、預警提醒以及進行網上請假和上傳作業等。

5.學籍管理

學籍管理模塊主要針對在校生異動情況、畢業生信息以及校友信息進行管理，可以實現對在校生異動情況(如退學、休學、復學、開除學籍、延長學習時間、轉專業等情況)的查詢管理以及畢業生信息匯總，目前校友管理模塊為預留模塊。

6. 其他功能

其他功能主要包括用戶權限管理、通知公告、活動發布和下載專區。其中，用戶權限管理分為后臺及前臺用戶，即管理員端、學生端、教師端，各端口采用角色控制的管理思想進行權限分配且采用中英文兩種語言進行切換[11]。

四、結語

留學生信息化管理是我國來華留學生管理的趨勢，也是評價一個高校來華留學生管理水平的標準之一。我們從留學生工作業務生命周期出發，結合本校留學生工作特點和需求，充分利用現有信息化資源，開發出頁面友好、適合本校的來華留學生招生和管理系統，提高了留學生管理人員的工作效率，加強了各部門之間信息的高效對接與共享，促進了我校留學生教育工作全面發展，為我校留學生的招生和管理工作提供了切實保障。