如何提高基建工程檔案歸檔的完整性和規范性

陳洲

海口市城建檔案館 海南 海口 570208

基建工程檔案即以各種各樣形式保存的關于工程項目各個環節的文件資料，是工程建設中一項必不可少的工作。工程檔案具有真實性、客觀性，涉及工程的各個方面，是整體工程活動的直接反映。完整規范的工程檔案是提升工程質量的直接實現途徑，有利于促進企業的穩定發展。但在一些具體的工程項目中，企業往往會忽視工程檔案的重要性，而注重工程切實實施進度，從而導致工程檔案歸檔工作的滯后。

1 基建工程檔案的完整性

1.1 成立專業基建工程檔案材料部門

要提高工程檔案的完整性，首先要設立專業的檔案材料收集部門。檔案材料收集部門通常在工程項目申報初始階段成立，為申報工程項目等后續工作做準備。成立專業檔案材料收集部門，招收專業工作人員為部門支柱力量，同時制定相關的部門管理機制與員工激勵制度，從而為部門工作提供制度保障。在基建工程項目申報至完工過程中，部門對工程有效材料進行跟蹤收集，統一進行整理歸類，不斷完善工程檔案系統，為工程檔案歸檔提供材料。

檔案工作人員是檔案建設工作的核心靈魂，對檔案建設工作具有重要影響。因而在成立專業檔案材料收集部門時，應嚴格篩選部門工作人員，進行擇優錄用。工程項目從申報至完工，整個過程環環相扣， 信息復雜多樣，因此工作人員的能力素養在很大程度上決定了材料的質量。非專業工作人員在檔案材料的收集與整理方面能力欠缺，不僅會導致材料整理不當，還會造成檔案建設工作效率低下。檔案材料涉及工程項目的方方面面，是由多個部門信息整合而成，不僅在設計部門有材料，在管理部門也有材料，因此基建工程檔案材料具有分散性、復雜性，這也是檔案建設工作內容繁多的原因之一。因此要確保檔案材料的完整性，成立專業的檔案材料收集部門是必不可少的。

1.2 建立完備的檔案分發監管機制

工程項目正式進入施工環節后，由于工程建設過程復雜，相關管理部門職能任務繁重，日常需要處理很多工程事項。工程管理部門既要關注施工過程的各個重點環節，又要兼任材料的分發任務，因而任務繁多，當各項任務集合在一起時容易導致工作失誤的可能性升高。根據施工實際情況，在管理部門進行材料分發時，應建立相應的監管機制，通過監控系統對分發過程進行有效監督以防出現工作差錯，從而提升檔案材料的完整性。

1.3 提高施工人員的歸檔意識

工程項目的每一個體對檔案歸檔的完整性都具有直接影響作用，因此提高施工人員的歸檔意識對檔案建設工作有極大的促進作用。在選用檔案建設工作人員時，應選用專業性的素質人才，從而從源頭確保建設工作人員團體的工作能力。除此之外，在正式啟動實施工程項目之前，應對施工人員進行專門培訓，通過活動、講座等形式為施工人員宣傳歸檔建設工作的必要性，在宣傳過程中提高施工人員的歸檔意識，培養每個人的歸檔責任感。而有些單位卻忽視了正式施工前培訓活動的重要性，這對保障檔案的完整性是不利的。

2 基建工程檔案的規范性

2.1 工程檔案的規范性對工程建設的作用性

除了檔案的完整性，還有規范性也對工程建設有重要作用。在工程完工后的運行與維護過程中，規范性的地位逐漸凸顯并成為重要影響因素。工程檔案是否規范決定著檔案資源的質量，檔案資源為后續工程投入運行與維護提供數據參考，有利于提高后續工程運行與維護的工作效率，促進工程利用資源優化。因而在工程檔案歸檔工作中，建立相應的管理與監督機制，對工作人員與工作過程進行有效監管，輔之以激勵制度，提高工作人員的歸檔責任意識，以負責熱情的態度投入歸檔工作，從而提高工程檔案建設工作的規范性。

2.2 提高檔案資料的有效性措施

首先對檔案建設工作進行全面規劃，對檔案材料的采集、整理、歸檔制定時間計劃安排表，根據計劃表嚴格開展歸檔工作，以確保工作效率。在采集、整理、歸檔的各個環節進行細分，一步一步落實每一個過程。最后歸檔時，對檔案材料進行分門別類、組裝成卷，并且通過電子標簽進行基本信息標注，以便于后續工作的查找與翻閱。紙質存檔的同時進行電子存檔，確保雙重保障，對檔案進行有效保護，防止檔案丟失。除此之外，在檔案借用方面也要嚴格把關，對借用人員信息、借用時間、借用檔案進行明確記錄，從而達到提高檔案規范性的效果。

3 開展基建檔案工作的基本要求

在檔案建設工作中，需要把握工作重點，遵循步步落實的原則。其中有效提高與保障檔案的完整性與有效性是重中之重，對于促進檔案建設工作以及工程建設有重要意義。

3.1 嚴格遵循檔案建設工作基本原則

工程項目主體應嚴格遵循檔案建設工作的基本原則，首先要建立健全的檔案建設管理與監督機制，為工作的順利展開提供制度依據與保障，在檔案建設工作中發揮監督執行力。實行確切的獎懲制度，對出現失誤的對象進行懲罰，對積極認真的對象進行獎勵，通過獎懲有效激勵工作人員的積極性與務實性。其次應與實際情況相結合，做到實事求是以確保檔案資料的真實性、客觀性，嚴厲禁止虛報行為。在施工人員當中宣傳歸檔責任精神，人人樹立良好的歸檔意識，激勵大家共同參與為歸檔工作獻出自己的力量。施工操作人員對每天的數據與資料進行及時記錄后上報管理部門，檔案建設部門及時收集，在整理環節時仔細檢查并且查缺補漏，確保檔案資料的完整性。另外，應選用專業人才為歸檔工作提供基礎動力，歸檔工作人員應具備過硬的自身條件與良好的思想認識，在工程檔案建設工作中秉持認真負責的歸檔職業精神。

結 語：

檔案建設對于基建工程具有重要作用，有利于促進基建工程發展的穩定性，也為后續評估提供了數據基礎。而檔案建設工作的重點在于有效把握歸檔資料的完整性與規范性，工程主體應嚴格遵循歸檔原則，通過建立管理與監督機制、提高施工人員的歸檔意識等措施有效提高歸檔資料完整性與規范性。