檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

白 云

黑河市文化廣電和旅游局 黑龍江黑河 164399

檔案管理是企業進行相關文件及檔案的管理過程，而隨著信息時代來臨，企業的檔案管理也從傳統紙質檔案衍變到了電子信息檔案。

一、檔案管理基礎工作內容的相關介紹

所謂的檔案管理基礎工作就是對檔案進行基礎管理，從管理內容上看，其主要包括檔案的統計、歸類、編號、裝訂、登記等以便于查詢與注銷。

就檔案的統計而言，其主要是對檔案的收進、移出和案卷利用數量等情況進行及時準確地統計。不僅如此，還要按照上級檔案部門的要求，及時報送該單位檔案工作基本情況統計表。

就檔案的歸類而言，其主要是按照相關的準則規定，將檔案進行分類。且不同的分類方式，就會有不同的分類結果，例如：按照檔案形成的時期分類與按照檔案歸屬地分類有著天壤之別。

就檔案的編號而言，一般在每卷基本檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號。基本檔案的檔號由分類號、項目代號、案卷號和件、頁號組成，即“類別號-項目號-案卷號-件號”。

就檔案的裝訂與登記而言，一般采用三點一線的方式進行裝訂。在檔案的登記過程中，采用冊、表和單等多種形式對檔案的進出、整理、保存以及利用等情況進行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的安全性以及完整性。

二、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中發揮的作用分析

隨著信息時代的來臨，檔案管理工作也有了新的變化，即檔案信息向信息化檔案發展，也使檔案的存儲工作變得簡單。此外，計算機技術的不斷發展也使檔案的查詢與管理工作帶來便捷，通過計算機的熟練使用不僅給檔案管理帶來方便快捷，也使檔案查詢的使用者帶來高速且高效的查詢。

當前，信息化檔案管理工作也越來越被重視，所以企業檔案管理部門的發展也越來越快速，而做好檔案管理工作離不開基礎工作的支持，如基礎檔案管理中檔案的統計、歸類、編號等都是檔案管理的初步工作，如對這些管理內容缺乏有效的管理，那么將對相關部門對檔案利用的直接影響，也可能影響企業進行高效的生產建設。因此，檔案管理工作的基礎工作的掌握是十分必要的。

三、檔案管理基礎工作存在的問題分析

盡管檔案管理基礎工作已然十分明確，但實際的管理過程中仍有許多的問題存在。具體表現如以下幾點。

（一）檔號標注標準不統一

檔號的標注標準不統一，就會造成比較亂套的現象，一卷多冊、沒有目錄、標號重復等，這些問題的出現，都會給檔案的管理造成極大的不便。

（二）案卷題名不規范

一般來講，案卷題名應準確概括本卷文書材料的責任者、主要內容和文種。可以簡潔明確的反映出主題內容，文字應力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過于籠統。如果案卷題名不規范，個別題名不全或沒有題名，不僅反映出檔案管理水平較差，更不利于檔案的查找。

（三）編頁號與裝訂不善

編頁號也是檔案管理基礎工作內容之一，理論上，卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果檔案沒有標明頁碼，如果在使用過程中發生掉頁現象會難于察覺。對于檔案裝訂，要根據立檔單位實際情況，可單份裝訂或整卷裝訂。裝訂方法和使用的裝訂材料應符合檔案保護和利用要求。如果裝訂不到位，不僅給檔案管理工作造成困擾還會造成檔案丟失的情況。

四、現代檔案管理對檔案管理基礎工作要求

（一）檔案管理基礎工作規范化、標準化

為了提高現代檔案管理水平，要從檔案管理基礎工作抓起，檔案管理基礎工作標準化與規范化是提高現代檔案管理水平的有效途徑。為了切實做到檔案管理基礎工作趨于標準化與規范化，就要引起相關工作人員的高度重視，提高工作人員的專業管理素質，在進行檔案管理基礎工作的時定期檢查檔案的編號、裝訂等相關問題，發現不規范的現象及時解決。

（二）全面檢查檔案，清除無效檔案與重復檔案

上文已述，檔案過多，信息相對雜亂，不可避免的會出現對有些無效檔案的剔除與重復檔案的去重處理等工作的疏忽。對于重份或無查考價值的檔案要及時的處理掉，對檔案資料信息進行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。

（三）查缺補漏，完善相關信息的填寫

對于那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范，不但能夠保持適當的遞增容量，確保檔案的可擴展性，并且能使得館藏更加科學化、規范化，進一步完善檔案管理的規范化和標準化。

（四）統一分類號，保證檢索查全率

在分類的過程中要加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤，并且要經常組織大家統一認識，統一標準，盡量做到前后標引一致、同一類文件標引一致、從而達到標準化和規范化管理。

綜上所述，信息時代的主題是信息化建設，將檔案管理進行信息化建設不僅可以提高檔案管理的效率也可以提高企業對檔案的利用率，同樣也可以促進企業的效率。但檔案管理作為企業的重要的管理部門，對檔案進行科學合理的管理十分必要的，而科學合理的管理也同樣離不開檔案管理的基礎工作，如基礎工作不牢靠，那么在進行處理進行事故時往往會手忙腳亂甚至不知該如何管理，所以信息時代檔案管理的發展必然重要，但基礎工作才是重中之重。