紙質、電子文件共存狀態下的基層檔案管理

郜金華

摘 要：我國自從實施改革開放政策之后，各個行業的技術水平均取得了較大的提升，計算機領域也取得了矚目的成就，隨著電子信息技術的逐漸普及，現如今每個行業都離不開計算機的應用。我國的辦公工作逐漸邁向自動化，許多電子相關的處理事務也相對發達起來，自動化辦公技術的普及產生了許多電子數據信息，電子文檔及紙質資源構成了我國大部分企業的辦公室工作的主要組成部分。

關鍵詞：文件信息；電子資源；整理文檔；存儲狀態

在當今社會飛速發展的潮流下，工作人員除了要做好紙質材料的整理工作以外，還要定期管理電子資源，根據不同電子文檔的特點分門別類的進行處理，這也為數字化電子檔案打下基礎。我國針對管理電子檔案曾經有明確要求，針對現有的紙質資料及電子資源設立不同的存儲狀態，及時做好整理工作，明確二者之間的聯系及內涵。

1 新形勢下如何做好文檔管理工作

21世紀是信息化飛速發展的時代，我國辦公體系逐漸邁向自動化發展，現如今自動化相關行業逐漸普及，內容也十分豐富，涉及到多種商務工作領域及相關科研工作等。這些工作逐漸應用自動化就必然會產生大量的電子數據文檔，電子文件雖然能夠提高工作人員的效率，易于存儲，但是最終都會打印成為相關的紙質文件進行儲存，工作人員需要根據不同的紙質文檔進行歸類及儲存，這樣能夠方便日后的管理工作。許多公司都會采用紙質文件與電子資源共同存儲的形式，這兩種文檔分別儲存無疑給管理工作提出了新的挑戰。電子文檔管理起來相對困難，需要投入大量的時間及耐心，工作要求也很高。電子文檔管理力度不夠的主要原因是因為這項資源出現的時間尚短，很多人員了解不足，經常會用傳統的工作經驗進行管理，不能夠明確電子文件的特點，往往忽視工作重點，很多人員不熟悉計算機的相關操作，沒有得到專業的培訓也是一個重要的影響因素，要知道正是因為計算的出現才產生了相關電子文件，因此要想做好電子文件管理工作就必須要學會合理利用計算機，不能因為一時的操作難度加大就放棄，消極的工作情緒也是影響檔案管理工作正常進行的重要原因。

2 新要求的解決措施

紙質文件與電子文件的狀態是共存狀態，這對檔案工作者提出新要求，可以采取以下措施解決問題：

2.1 轉變觀念

電子文件與紙質文件之間轉化采取“雙軌制”，而歸檔內容采取“兩套制”，就是紙質、磁介質、光介質等文件一起歸檔，傳統的檔案是以紙質文件為工作對象，文件的歸檔起點是立卷，在文件形成后，交由相關部門保管，歸檔次數是一年歸檔一次，但是電子檔案不同，電子文件是伴隨著辦公自動化產生，自動化系統出現錯誤，檔案容易丟失，因此，要轉變觀念，加強電子文件監控，隨時進行文件

歸檔。

2.2 加強學習

文件歸檔管理中要有高素質的骨干隊伍，有了穩定的隊伍也有了較好的工作基礎，可以順利開展電子文件的歸檔工作，電子文件來源廣泛，因此，檔案人員要對電子文件進行全方位監控，這就需要工作人員掌握相關的計算機等知識，當前形勢是，部分檔案管理人員不懂計算機技術，這就要求工作者要加強學習，提高電子文件的管理

能力。

2.3 加強管理

電子文件從形成到生成電子檔案，中間有很多環節，一旦某一環節出錯就會影響電子文件歸檔，因此，要建立健全電子文件管理制度，明確各部門職責，避免出現信息丟失的現象，隨著計算機技術的廣泛應用，辦公自動化逐漸普及，一個基層單位的電子文件很有可能分布在多個部門，這就需要一個制度來規范各有關部門的電子文件管理工作，各部門要全力配合電子文件的收集整理工作。

3 紙質文件與電子文件共存狀態下的收集方式

電子檔案是無形的，電子檔案的收集與整理也基本屬于無紙形式，是在特殊的環境下進行的整理，電子文件的收集整理方法和要求也不同于紙質文件，紙質文件整理的方法已經成熟有效，因此，在紙質文件與電子文件共存狀態下，基層檔案工作者在收集整理紙質檔案工作的同時也要注意收集電子文件，在實際工作中，可以從下三個方面開展收集電子文件工作：

3.1 在收集電子文件時要做好登記

加強對電子文件的控制，避免電子文件丟失。現在，在辦公期間接收的文件或者下發的文件，都是先發一份電子文件，然后再按有關程序下發正式的紙質文件。而網上傳送的電子文件如果不做好登記收集就很容易丟失。

3.2 要時常收集，登記，備份電子文件

部分電子文件有很強的時間性，錯過時間電子文件就有丟失甚至是損毀。例如，我國在組織統一考試期間，是先通過網絡通知考試情況，并且也是在通過網絡指導各地解決突發情況。但是，考試期間的電子文件如果不及時收集整理，電子文件在考試結束后就會消失。

3.3 定期收集會計，人事和各類業務方面的電子文件

對于會計，人事等方面的電子文件，可視單位具體情況定期向有關部門收集；對于各類業務方面的電子文件，可按項目或工作階段進行收集。對于我們辦公室的各類考試所產生的電子文件和數據文件，我們分別在每項考試完成一個階段性任務后，及時收集該階段的電子文件和數據文件，從而保證了各項考務工作電子文件的完整性。

3.4 注意將電子文件的專用軟件一并收集保存，保證電子文件正常讀取

在電子文件收集過程中，廣泛收集各類電子文件，堅持先收集后整理，邊收集邊整理的原則。然后才對收集到的電子文件進行鑒定，對那些沒有保存價值的電子文件直接刪除，對那些有保存價值，應歸檔的電子文件進行整理歸檔。電子文件的整理主要是對電子文件的分類和排序，將磁性載體傳遞的零散的，雜亂的電子文件通過分類，標引，組合，使電子文件易于查找和提供使用，電子文件歸檔目錄的備注欄中注明相應的紙質文件的檔案號及存放地址，以便利用時相互

參照。

4 結束語

總之，紙質文件和電子文件共存的狀態是長期的，動態的，要在堅持做好紙質文件管理工作的同時，努力適應電子文件給檔案管理工作帶來的新變化，積極主動地開展電子文件的收集，整理，歸檔工作，為檔案數字化做好基礎性的準備工作。

參考文獻

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