大數據下高校畢業生檔案管理中存在的問題與對策

龐蕾 耿婉茹

摘 要：高校畢業生檔案是大學生個人信息、學習、工作、成績、年資、思想等方面的記錄，與大學生的切身利益密切相關，也是我們人事檔案的重要組成部分。在大數據時代，高校畢業生檔案管理的特點正在逐步顯現。高校畢業生檔案的數量和類型不斷增加，對檔案的處理速度也提出了新的要求。因此，做好高校畢業生檔案管理工作，可以充分發揮人事檔案的作用，更好地促進大學生就業，實施我國的人才戰略，具有十分重要的意義。本文首先闡述了大數據條件下高校畢業生檔案管理的相關概念，作為本文的理論基礎。其次，闡述了高校畢業生檔案管理的意義。最后，針對大數據條件下高校畢業生檔案管理中存在的問題，提出了一些改進措施，以促進高校畢業生檔案的檢索和利用，充分發揮其功能。

關鍵詞：大數據；高校；檔案工作；發展對策

在高校教學研究工作和學生管理過程中，會形成大量的檔案。這些檔案是存儲重要材料（如文本、圖表和信息資源）的重要載體。在學校的實際工作中有著不可替代的重要地位。在大數據的條件下，高校畢業生檔案管理面臨著新的挑戰和發展機遇。高校檔案管理人員應積極探索大數據條件下優化檔案工作的措施，完善檔案管理模式，提高高校畢業生檔案管理的效率和質量，確保高校檔案工作發揮應有的作用。本文闡述了在大數據下，高校畢業生檔案管理的問題，作為借鑒。

1 大數據下高校畢業生檔案管理相關概述

1.1 大數據的概念

隨著科學技術的不斷進步，人們對大數據的認識也逐漸加深，可分為三個層次：第一級是數據本身，第二級是大數據處理技術。第三級是大數據的概念。三者相互協調，形成完整的大數據概念。由于大數據量的特點和時代的要求，大數據在許多領域得到了廣泛的應用。一般來說，大數據的處理過程基本相同，但由于數據來源和分析結果的不同，大數據在不同領域的處理過程中也存在一些特殊性。學生管理中大數據的處理過程可分為：管理數據的收集、管理數據的存儲和整理、管理數據的分析和挖掘、結果的解釋和應用。

1.2 高校畢業生檔案的含義

高校畢業生檔案信息是社會人才信息的重要載體，是學生從入學到畢業整個培養過程中真實地反映和記錄。我們可以將其分為電子的，紙質的以及聲音圖像的檔案。目前大部分的高校學生檔案是紙質檔案，內容包括繁多，一切與學生在高校期間學習與生活的相關信息都要一一記錄下來，通過學生檔案我們可以看出一個學生的成績、專業水平、身體素質、思想修養以及綜合能力。

1.3 高校畢業生檔案及管理的現狀

高校畢業生檔案管理具有以下特點：第一，高校畢業生檔案管理的工作量大。隨著并購擴張戰略的全面實施，高校規模不斷擴大，已經畢業的學生如何將貯存在學校的檔案進行轉移操作等，這些工作使得學校面臨的檔案管理工作壓力非常大。二是檔案管理時間相對集中。檔案管理部門負責研究過程中收到的獎懲、黨員信息和學生身份變更信息。檔案管理員必須在畢業前改變學生的檔案。這些事情必須在學生完成學業之前轉移到他們的工作單位或學校，這樣一來工作量更大，時間更緊張。三是隨著網絡招聘、應聘及經濟社會的不斷發展，人才資源越來越在比較信息中呈現出來，人才流動的數量和質量以及去向問題會逐漸增強。這些零散的分布于各行業、各地域的人才信息急需在最短的時間內在不同領域、不同機構之間共享。

2 完善高校畢業生檔案管理的意義

2.1 從學生角度來看

畢業生檔案具有較高的權威性，檔案里畢業生的身體狀況、心理健康、學業成績、社會能力、社會實踐能力和綜合績效的獨特性決定了檔案與職業身份證功能的一致性，是企業和事業單位人才培養的標準。檔案中所記錄的學生的政治觀點和職位影響到他們進入公司后的職稱、薪水和對海外學習的評估。因此，學校有責任引導學生重視檔案的作用。為畢業生提供全面、具體和高質量的檔案材料，將使學生具有更大的競爭優勢。

2.2 從高校和社會角度來看

從高校的角度看，學生檔案是反映學生素質的重要窗口，能直觀地反映畢業生的素質。學校要獲得社會認可，除了要培養高素質、個性鮮明的學生外，還必須建立嚴格的檔案管理制度。此外，從社會的角度來看，檔案在一定程度上是學生進入社會的敲門磚。因此，通過查看畢業生的檔案，企業可以在最短的時間內選擇公司的員工。這就要求我們完善檔案管理制度，為一些企業提供便利的條件，最大限度地滿足人民各方面的要求。

3 高校畢業生檔案管理中存在的問題

3.1 大學畢業生對檔案重要性認識不足

隨著就業方式和就業內容的逐步變化，學生畢業后直接進入私營企業或部分企事業單位，檔案不保存在工作單位。因此，許多學生不遵守檔案，學生和檔案是分開的。學校中存儲的檔案數量逐漸增加，這無疑給學校檔案的保存和處理帶來了更大的困難。另外許多大學畢業生通過包裝自我推薦的簡歷，以及他們的個人素質和外表來找到工作，檔案的作用已被削弱。由于大多數大學畢業生沒有意識到檔案的重要性，他們對檔案的重視不夠。即使在畢業很多年后，檔案仍在學校里。

3.2 檔案管理專業人員的技術水平較低

為了保證檔案管理的有效性，必須提高檔案管理人員的綜合素質和管理水平。目前，一些高校缺乏對檔案管理人員的專門培訓和專業隊伍建設。輔導員和其他兼職畢業生檔案員經常受雇于畢業生檔案的管理。因為他們有自己的主要工作，很少花時間在檔案上。而檔案的工作量很大，在檔案中必須具備一定的專業知識。因為這些人是兼職的，缺乏經驗和能力，不能真正做好檔案管理工作，現有的一些技術不能用來促進畢業生檔案管理的更好實施。

3.3 檔案信息化管理方法落后

近年來，隨著高校招生規模的擴大，學生數量迅速增加，畢業生檔案數量也在迅速增加，學校也在努力實現更好的畢業生檔案管理。檔案部門的計算機，不支持檔案管理相應的軟件。由于計算機的廣泛使用，學校沒有實現畢業生檔案的網絡化管理。在這種情況下，工作效率不利于畢業生檔案管理的更好發展，不能適應現代高等教育的發展。另外，高校缺乏信息應對能力，大畢業生檔案管理不足，很大程度上是由于網絡在實際實施過程中信息化水平低所致。隨著數據信息技術的飛速發展，利用信息技術管理大畢業生檔案已成為必然趨勢。在檔案管理工作中，高校畢業生檔案管理信息準備不足，相關人員也沒有對這方面進行深入的研究。要實現畢業生檔案管理的信息化，必須保證畢業生檔案管理的物質基礎、人才基礎和制度基礎。

3.4 檔案轉遞不夠準確高效

部分高校管理人員法律意識淡薄，對高校畢業生檔案管理的重視程度較低，這可能導致高校畢業生檔案管理過程中存在較大的漏洞。這一漏洞主要體現在以下兩個方面。首先，檔案傳輸過程中，相關操作不規范。在傳輸過程中，如果沒有按要求發送，只注意檔案的發布，不注意檔案的收集，很可能會在傳輸過程中丟失檔案。第二，檔案中有更多的錯誤或遺漏。分發和傳輸檔案的任務相當繁重。將大量的畢業生文獻送到各地是一項非常復雜的任務，這對檔案工作者的素質提出了更高的要求。在高校畢業生檔案流轉過程中，難以把握高校畢業生檔案流通的實施，影響高校畢業生檔案的未來查詢和利用。

4 完善大數據下高校畢業生檔案管理的對策

4.1 提高學生自身的檔案意識

通過開展各種課外實踐活動，提高學生的檔案意識。只有這樣，學生才能對他們的檔案負責和認真。此外，學校可以各種方式教導學生尊重檔案。通過學習過程中的實踐和競爭，提高了學生豐富檔案信息的能力，逐步提高了學生的檔案意識。畢業生檔案管理的內容包括在各種課堂實踐活動中。學校要切實負起責任，在大學生畢業離校前，向學生解釋人事檔案的重要性，并告訴他們離開學校后如何向原籍地的人事部門報告。告知他們在離校后應怎樣到生源地人事部門報到的有關事項，并積極協助報到地人才服務機構做好人事檔案的轉移工作。作為高校畢業生檔案管理的人事服務機構，學生在向學生報告時應明確個人檔案的重要作用，并按照有關程序做好高校畢業生檔案的傳遞工作。用人單位應當按照有關規定的要求，將大學生人事檔案轉移到工作場所，解決人事檔案的分離問題，便于及時補充檔案。

4.2 建立強有力的管理隊伍

為了實現畢業生檔案的高質量管理，學校必須為檔案管理部門配備專門的人才，培養相應的理論知識，提高學生的管理水平和能力。為了滿足畢業生檔案管理崗位的要求。學校應從以下幾個方面入手，提高檔案工作者的綜合素質和能力：一是提高檔案工作者的綜合素質和意識，嚴格限制檔案工作者在今后工作中的思維和行為。二是吸收校外專業人員，管理學校檔案。這不僅加深了學生對檔案的認識和理解，而且加強了檔案工作者的責任，使他們能夠享受與其他檔案工作者同等的待遇和義務。提高員工的積極性和效率，提高員工的能力，有利于內部穩定。第三，在檔案管理領域，引進一批專業能力強、信息處理能力強、計算機操作能力強的綜合性人才，為現代檔案管理的實現做好準備。

4.3 提升畢業生檔案管理技術，實現就業促進作用

信息共享是大數據時代對信息資源的戰略規劃，而這一規劃是高校畢業生檔案信息適應這一時代，完成共享戰略遠景和目標的過程。這些畢業生檔案信息資源跨機構、跨地區、跨行業的應用，必須進行全局化的統籌管理，學習數據時代信息資源共享時帶來的機遇和風險。

高校應提高檔案管理的技術能力和網絡水平，以適應信息時代的發展趨勢和大學生就業服務的需要。與紙質檔案相比，電子檔案具有檢索速度快、檢索簡單、可靠性高、存儲容量大、成本低、易丟失等優點。將電子技術引入畢業生檔案管理，可以減輕管理人員的負擔，提高工作效率。通過檢查，基本上可以避免紙質檔案和錯誤的丟失。通過建立招生機制，合格的用人單位可以使用檔案管理平臺賬戶，及時、快速地查找應聘者的檔案信息，增加畢業生的就業機會。通過建立檔案管理平臺，高校可以跟蹤畢業生的就業情況，畢業生和用人單位可以及時反饋就業信息。通過對高校的分析，可以充分了解人才的市場需求，完善人才培養模式，為大學生就業提供更好的幫助。

4.4 嚴格執行檔案轉遞制度，創新工作方式方法

首先，要區分畢業生派遣單位的性質和檔案管理資格。根據現行的國家檔案管理制度，明確畢業生提供的就業單位是否具備人事檔案管理權限。如私營企業和外商投資企業，應通知畢業生查詢其原籍的人才交流中心或人力資源和社會保障局的地址，并與他們聯系，確認是否可以保存人事檔案。管理人員應當及時更新檔案轉遞狀態，并在專門的檔案管理平臺以供畢業生登陸查詢，賬號注冊時核實學生的學號及身份證號信息，以確保學生檔案信息的安全性。

5 結束語

高校畢業生檔案管理不僅是人事管理的重要組成部分，也是學生、企業和社會的一項工作。在大數據時代，高校應利用信息技術的手段，以現有技術為支撐，通過對高校畢業生檔案的開發和應用，對大學生進行綜合管理。對高校畢業生檔案管理系統進行了總體規劃和設計，初步形成了大畢業生檔案管理系統的框架。加強檔案部門管理體制建設，明確工作標準，優化資源配置，全面培養和吸收大畢業生檔案管理人才，提高檔案服務質量和水平。我相信，在嚴格的控制和密切的合作下，高校畢業生的檔案管理將實現科學、合理、實質性的發展，并在社會生活的各個方面發揮應有的作用。

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作者簡介

龐蕾，山東理工大學檔案館，副研究館員，主要從事檔案管理與史志編研工作。

耿婉茹，濟南大學數學科學學院，助教，主要從事輔導員工作。