基于檔案信息化建設與檔案管理分析

袁帥

摘 要：在現今時代發展的情況下，檔案信息化建設與檔案管理都有重要的意義，這種發展不僅能夠順應時代發展的要求，還能提高管理服務的質量和效率。本文將先闡明檔案信息化建設和檔案管理的意義，再指出檔案信息化建設和檔案管理存在的問題，最后找出檔案信息化建設和檔案管理效率的對策。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；分析

隨著經濟和科技的發展，檔案信息化建設和檔案管理發揮著越來越重要的作用，而計算機和信息技術的出現不僅可以推動檔案信息化建設，還能提高檔案管理工作的水平和工作效率，但因為現在檔案信息化建設和檔案管理依舊存在不足，這就需要管理人員從思想、素質、管理標準、監督多方面進行改善，確保檔案信息化和檔案管理的效率和安全建設。

1 檔案信息化建設和檔案管理的意義

1.1 順應時代的發展

在信息技術高速發展的情況下，原來的檔案管理可能存在一些問題，這不符合現代的發展，而管理人員根據現在的情況對檔案管理進行調整，這符合當前社會對檔案信息化建設的要求，也能通過對傳統檔案管理方式的變革來推動檔案信息化建設進程，更好的滿足檔案管理的工作要求。

1.2 有利于提高服務水平

將計算機和信息技術融入檔案管理，可以讓管理人員快速找到需要查詢的資料，還可以根據不同訪問者的需要進行個性化定制，以滿足他們的需要，而這個過程會讓訪問者覺得檔案管理比較完善，也讓他們愿意參與到其中，讓他們獲得良好的體驗，這也是提高管理服務水平最真實的寫照[1]。

1.3 有利于提高管理效率

在信息技術的支持下，管理人員會改變管理方式進行檔案管理，具體的表現是能根據用戶提供的信息，快速且完整的匯總檔案信息，使整個過程不再繁瑣，而且管理人員也能快速的將檔案進行修改、調出，避免了一些不必要的麻煩，最大程度上提高管理人員的效率，加快檔案信息化建設進程。

2 檔案信息化建設和檔案管理存在的問題

2.1 管理人員的思想不到位

受到傳統檔案管理方式的影響，一些管理人員在進行信息匯總的時候，仍然采取人工采集資料、編號、整理和歸檔的步驟。這種做法完全忽視了信息技術的作用，不僅沒建立檔案信息數據庫，在更新和調檔的時候也會存在步驟繁瑣等問題，如果長期使用這種管理方法，可能會打擊管理人員的工作積極性，降低管理的工作效率，還不利于對檔案的資料進行查詢和歸納，不僅對檔案信息化建設有負面影響，而且還對檔案管理水平的提升不利。

2.2 管理資金投入不足

將計算機和信息技術引入檔案管理，自然就需要相關設備、信息庫建立、管理人員調配等多方面的資金投入[2]。但由于很多公司對檔案信息化建設不夠重視，投入的資金相對較少，有的為了圖方便，甚至會調動大量人力管理，勞民傷財，得不償失，有的即使引入了信息化設備，但是沒有足夠的資金進行維護，導致設備老舊、信息庫數據不全，也不利于信息化建設的發展。

2.3 管理人員素質偏低

在進行信息化管理人員隊伍組建的時候，對管理人員的素質要求并不高，這就導致很多管理人員的思想較為落后，他們在進行管理工作的時候沒有或者小部分的引入信息技術，這都是因為他們不了解信息技術，也沒有嚴格遵守管理規章制度，還有的甚至沒有很強的責任心和奉獻精神，這就導致檔案管理的效率低下，也不利于他們檔案管理水平的提高。

3 檔案信息化建設和檔案管理效率的對策

3.1 提高管理人員的思想意識

在進行信息化管理建設的時候，需要提高管理人員的思想認識，讓他們明確檔案信息化建設的要求，知道自身需要達到的目標，還要將信息技術運用到管理之中，從而推進檔案信息化管理建設進程。還可以適當的做好宣傳工作，讓管理人員明確認識到當前的形勢，從自身做起，營造一個良好的工作氛圍，并且讓管理人員制訂切實可行的工作計劃，有條理的對管理工作進行改革，從而提高檔案管理的效率。

3.2 加大管理資金投入

檔案管理公司可以向上級申請更多的資金用于計算機置辦、數據庫建立和管理人員的調度費用，用更加充足的資金支持信息化建設的進程。除此之外，要定期投入維護管理設備的費用，還需要根據實際的檔案管理需求，置辦掃描儀、網絡安全設備、服務器和數據庫等設備，并保證有足夠的維護費用，最大程度上的對檔案信息化建設予以資金的支持，這樣有利于加快檔案信息化的建設進程，提高檔案管理的效率。

3.3 提高管理人員素質

提高管理人員的素質是進行檔案信息化建設的要求之一，而要實現這個要求，就需要定期對管理人員進行素質培訓，讓他們意識到信息技術對檔案管理的重要性，并且讓他們保持謙虛的態度，不斷學習和完善信息管理工作[3]。另外，在條件允許的情況下，還可以引入基礎扎實、業務能力強的管理人員，實行以一帶多的方法，讓管理人員的整體素質獲得提升，或是進行管理技術新方法的培訓，提高管理人員的信息化管理技術的應用，從而從根本加強管理人員的管理水平。

3.4 完善檔案管理規范

沒有規矩不成方圓，在進行檔案管理的時候亦是如此，除了要將信息技術引入檔案管理，對檔案的內容和格式進行更新，實現檔案的數字化管理和更新模式，更需要對管理模式進行規范。建立專門的信息管理數據庫，將更新的檔案全部存入數據庫之中，讓管理人員或有權限的領導能夠實時查看，并且及時指出檔案管理可能存在的問題，為高效進行檔案信息化管理打下良好的基礎，同時也有利于促進整個檔案管理信息化建設的效率。

3.5 提高檔案管理監督力度

檔案是一個保密度較高的信息，這就需要管理人員做好信息防范監控措施，保證電子文件的安全、完整和真實，數據庫是一個龐大的網絡資源，管理人員在進行管理的時候除了要定期進行病毒查殺，還需要定期更改訪問密碼，時刻注意訪問數據庫的權限設置，確保檔案信息和網絡傳輸的安全，避免發生檔案信息泄露或者數據庫遭受病毒攻擊等問題，確保檔案信息化建設朝著又好又快的方向發展。

4 結束語

綜上所述，在信息技術和網絡的出現和發展的情況下，檔案信息化建設的優勢越來越明顯，這就需要管理人員轉變傳統的管理意識，提高自身的管理素質，相關部門做好資金投入、建立健全管理規范制度、做好檔案信息的管理監督，及時發現并解決可能存在的問題，從而促進整個檔案信息化建設的進程，能夠更好地為人們提供信息化服務。

參考文獻

[1]王敏.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路[J].中國管理信息化，2017（16）：181-181.

[2]傅曉瑋.試論檔案信息化建設與工程檔案管理[J].低碳世界，2017（11）：270-270.

[3]劉娟.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].人力資源管理，2018（1）：197-197.