淺議檔案數(shù)字化中如何處理檔案著錄問(wèn)題

摘 要：近年來(lái)我國(guó)檔案著錄的信息化建設(shè)步伐不斷加快，然而在發(fā)展中也日益凸顯出一些問(wèn)題，是需要及時(shí)加以解決的，才能更好推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)健發(fā)展。本文首先闡述檔案數(shù)字化與著錄的相關(guān)概念，其次深入分析當(dāng)前檔案數(shù)字化中檔案著錄中存在的問(wèn)題，最后提出自己的建議，以期對(duì)相關(guān)工作者提供一定借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案著錄；問(wèn)題；信息化

時(shí)代在不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)融入到人們的生活、學(xué)習(xí)、工作等各個(gè)方面之中，也成為不可缺少的一部分。在2000年，國(guó)家檔案局曾明確提出檔案信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)，而檔案數(shù)字化工程便是重要的一環(huán)，在實(shí)施之后也取得了一定的成果，然而也凸顯出一些問(wèn)題，需要引起檔案管理工作者的重視，并加以妥善解決，以便更好為檔案管理工作而打下良好基礎(chǔ)。

1 檔案數(shù)字化與著錄的相關(guān)概念

1.1 檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化主要是紙質(zhì)文件、聲像文件、已歸檔保存的電子檔案為主要對(duì)象，組織成有一定結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)就是檔案數(shù)字化的成果[1]。檔案數(shù)字信息庫(kù)構(gòu)建主要涉及到：檔案信息的輸入、組織、整理、存儲(chǔ)、管理等環(huán)節(jié)[2]。其中檔案的信息組織環(huán)節(jié)是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的核心部分，能否準(zhǔn)確、高效的組織好信息，會(huì)對(duì)檔案信息的利用產(chǎn)生極大影響，也是檔案數(shù)字信息庫(kù)建設(shè)的最終目標(biāo)。信息組織工作主要有：信息的收集、描述與揭示、存儲(chǔ)。檔案的著錄會(huì)涉及到著、錄兩個(gè)部分，著主要是標(biāo)引，錄則是抄錄[3]。這兩部分是信息檢索的基礎(chǔ)，因而需要規(guī)范而準(zhǔn)確的完成。總之，檔案著錄是檔案數(shù)字信息庫(kù)構(gòu)建過(guò)程中最為基礎(chǔ)性的環(huán)節(jié)之一，檔案著錄質(zhì)量的好壞會(huì)對(duì)檔案信息的交換、資源共享、社會(huì)利用等方面產(chǎn)生不同程度的影響。

2 當(dāng)前檔案數(shù)字化中檔案著錄中存在的問(wèn)題

2.1 檔案著錄過(guò)程難以保障檔案的完整性及真實(shí)性

眾所周知，依據(jù)檔案的國(guó)際著錄方式主要涉及到七大項(xiàng)目及二十六個(gè)基本元素，并對(duì)檔案著錄中每一個(gè)項(xiàng)目及細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全宗著錄要求[4]。在檔案管理的著錄工作中，需要將檔案資料的背景、來(lái)源加以描述，確保檔案信息內(nèi)容的全面及提高檔案使用效率。關(guān)于檔案的鑒定、歸檔、銷(xiāo)毀及檔案管理系統(tǒng)等環(huán)節(jié)，也有針對(duì)性的著錄，會(huì)詳細(xì)著錄其使用權(quán)限、復(fù)制、檢索工具等，此外也明確了檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)。然而實(shí)際檔案著錄工作中，很難真正的與國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)接軌，難以實(shí)現(xiàn)全程著錄，也導(dǎo)致檔案的完整性、真實(shí)性有待進(jìn)一步提高。

2.2 檔案著錄的適用范圍較窄

當(dāng)前我國(guó)檔案著錄規(guī)則主要涉及到內(nèi)容、形式等部分，而關(guān)于檔案的適用范圍、相關(guān)背景卻少有提及。國(guó)際檔案的著錄不僅需要將檔案內(nèi)容形勢(shì)特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，而且對(duì)檔案的背景、來(lái)源、使用途徑等概述出來(lái)，這樣的著錄方式有自己的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，既可以在紙質(zhì)檔案中應(yīng)用，也可以在檔案數(shù)字化建設(shè)中得以應(yīng)用。我國(guó)國(guó)內(nèi)的檔案管理方式對(duì)于用途方面存在不足，主要側(cè)重于內(nèi)容、形式上的著錄，相較于國(guó)際檔案著錄有極大差距，也可以體現(xiàn)出我國(guó)檔案著錄適用范圍較窄，勢(shì)必影響社會(huì)發(fā)展的多樣化需求。

2.3 檔案著錄難以滿(mǎn)足層次著錄

尊重全宗理論為基礎(chǔ)并逐步進(jìn)行多級(jí)著錄這是國(guó)際化的檔案著錄原則，可以理解為從整體到部分，依據(jù)檔案著錄的相關(guān)性，條目連接性進(jìn)行相關(guān)的著錄。著錄項(xiàng)目可以劃分為很多個(gè)層級(jí)，比如：全宗、子全宗、案卷、文件、類(lèi)別、子類(lèi)別等。然而我國(guó)現(xiàn)在的目錄規(guī)則主要是簡(jiǎn)單的規(guī)劃出單個(gè)卷宗的著錄項(xiàng)目、單份文件，很少提及全宗著錄、類(lèi)別著錄，主要用文字、符號(hào)、信息源為主，也沒(méi)有列出目標(biāo)的組織方式，這些都勢(shì)必使得我國(guó)的檔案著錄使用價(jià)值大打折扣，不能將卷宗及類(lèi)別之間的層級(jí)關(guān)系很好的體現(xiàn)出來(lái)，僅能顯示出文件和案卷之間的關(guān)系，與檔案著錄本身的原則有所背離。

2.4 檔案著錄的配套設(shè)備較為匱乏

我國(guó)的檔案管理工作至今仍處于發(fā)展初級(jí)階段，在檔案著錄工作中有很多環(huán)節(jié)都有所不足或者是空白部分。時(shí)代在發(fā)展，國(guó)家檔案管理部門(mén)也在緊抓時(shí)代潮流，為了更好的健全檔案著錄工作，提升檔案使用率，制定了相關(guān)的檔案規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，比如《檔案著錄國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)》，在檔案著錄方面起到一定引導(dǎo)、規(guī)范的作用，對(duì)于檢索的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限也做出詳細(xì)的解釋說(shuō)明，幫助檔案使用者可以更便捷、規(guī)范等使用檔案檢索工具等滿(mǎn)足檔案查詢(xún)需求而打下基礎(chǔ)。然而在檔案著錄實(shí)際中，仍難以實(shí)現(xiàn)全面、科學(xué)的配套標(biāo)準(zhǔn)。

3 檔案數(shù)字化中檔案著錄完善的對(duì)策

3.1 深入研究、借鑒國(guó)際著錄標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)得到長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，有些優(yōu)勢(shì)是需要我們不斷加以學(xué)習(xí)和借鑒的。當(dāng)前我國(guó)檔案著錄工作仍有很多的空白部分，需要工作人員，虛心的研究國(guó)際著錄標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)國(guó)際檔案規(guī)則，“取其精華棄其糟粕”，不斷增強(qiáng)國(guó)內(nèi)檔案著錄的綜合水平。需要注意借鑒并不是簡(jiǎn)單的生搬硬套，而是需要以我國(guó)檔案著錄的具體情況靈活運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，因而進(jìn)一步挖掘和深入研究國(guó)家檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，才能為推進(jìn)我國(guó)檔案著錄數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的真實(shí)性而創(chuàng)造有利條件。

3.2 檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)加以修訂與補(bǔ)充

時(shí)代在不斷發(fā)展，檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)隨著時(shí)代需求的變化，而發(fā)生改變，這就需要與時(shí)俱進(jìn)與實(shí)際需求相結(jié)合，并靈活的進(jìn)行修訂及補(bǔ)充。檔案著錄進(jìn)行調(diào)整與修改的過(guò)程中，不可死板的處理，一定實(shí)事求是的，按照實(shí)際情況去調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)檔案用戶(hù)能夠最終便捷實(shí)用檔案資料。也可以在檔案的背景、來(lái)源、內(nèi)容等方面進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的描述，使得檔案的作用一目了然，提升應(yīng)用價(jià)值。尤其是全宗準(zhǔn)則，一定保障檔案著錄的完整及真實(shí)性。

3.3 科學(xué)合理的安排檔案著錄工作量

在檔案著錄工作中，工作人員的文化素質(zhì)高低也會(huì)影響到檔案著錄工作效率及質(zhì)量，科學(xué)合理的安排著錄工作量，才能有利于檔案著錄工作的順利開(kāi)展。如果檔案著錄工作量較大，會(huì)令工作人員疲憊不堪，脾氣暴躁，甚至為了應(yīng)付差事而粗心大意的著錄，難以確保檔案著錄的準(zhǔn)確性。檔案著錄工作是需要有耐心、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度才能做好的工作，應(yīng)付差事的著錄工作，不僅出現(xiàn)錯(cuò)誤多，需要返工花費(fèi)更多的時(shí)間，因而只有細(xì)致耐心的反復(fù)校對(duì)檢查，踏實(shí)的著錄才能更好地完成著錄任務(wù)。此外，對(duì)案卷分層次著錄也十分重要，依據(jù)檔案價(jià)值分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行案卷級(jí)別著錄，涉及到多次著錄的內(nèi)容可以組合級(jí)著錄，重要的文件進(jìn)行文件級(jí)著錄，提升工作效率也節(jié)省人力物力。

3.4 不斷健全檔案著錄配套標(biāo)準(zhǔn)

檔案著錄工作是檔案管理中的基礎(chǔ)性工作，管理人員應(yīng)該不斷的提高自身技能的學(xué)習(xí)，緊追時(shí)代的步伐，對(duì)國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入的研究并結(jié)合我國(guó)檔案著錄的實(shí)際需求，而補(bǔ)充相應(yīng)的科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，形成一套適合我國(guó)檔案著錄的配套標(biāo)準(zhǔn)。只有嚴(yán)格按照相應(yīng)的著錄規(guī)則及標(biāo)準(zhǔn)，才能有效進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，此外加強(qiáng)目錄質(zhì)量的檢查也不容小覷，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不拖延，及時(shí)解決改正，才能確保檔案資料的準(zhǔn)確性。

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作者簡(jiǎn)介

溫明媚（1981-），廣東省深圳市鹽田區(qū)人力資源局，檔案管理員。