試論新時(shí)期供水企業(yè)檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)

高小燕

摘 要：自從進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)到了全面促進(jìn)信息化時(shí)期的階段。目前，信息技術(shù)以全新的方式在社會(huì)變革當(dāng)中發(fā)揮著重要作用，進(jìn)而造成了社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了比較新的格局。企業(yè)信息化是當(dāng)前我國(guó)信息化的核心內(nèi)容。企業(yè)的信息化將要求對(duì)企業(yè)檔案信息化進(jìn)行同步實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)代信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理的手段，促進(jìn)了存儲(chǔ)方式比較大的變革。檔案工作逐漸由試題的管理模式向著信息服務(wù)方面所發(fā)展。因此本文從強(qiáng)化信息開(kāi)發(fā)職能，“端對(duì)端”的信息化以及更多采用電子文件三個(gè)方面介紹了新時(shí)期下供水企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：供水企業(yè)；檔案管理工作；發(fā)展趨勢(shì)

城市重要基礎(chǔ)設(shè)施的重要企業(yè)就是供水企業(yè)。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的建設(shè)和發(fā)展，供水企業(yè)不斷進(jìn)入到了市場(chǎng)化以及工業(yè)化的發(fā)展階段，自從進(jìn)入到二十一世紀(jì)以來(lái)，供水企業(yè)變?yōu)閻毫邮袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)法人獨(dú)立的一個(gè)主體。在持續(xù)的改革過(guò)程中，供水企業(yè)檔案管理工作怎么持續(xù)健康的發(fā)展下去，是一個(gè)企業(yè)檔案工作人員急切需要解決的問(wèn)題[1]。不斷對(duì)新檔案管理內(nèi)容進(jìn)行更新，在當(dāng)前市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件下帶來(lái)更多的信息服務(wù)，保持和國(guó)民經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)共同協(xié)調(diào)的發(fā)展。因此本文從強(qiáng)化信息開(kāi)發(fā)職能，“端對(duì)端”的信息化以及更多采用電子文件三個(gè)方面介紹了新時(shí)期下供水企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。

1 供水企業(yè)檔案管理工作概述

供水企業(yè)檔案的管理工作過(guò)程當(dāng)中需要新生長(zhǎng)點(diǎn)。經(jīng)過(guò)許多年的發(fā)展和建設(shè)，供水部門(mén)檔案不斷形成了比較大的資源規(guī)模以及適合供水企業(yè)信息需求的檔案管理工作的新秩序。經(jīng)過(guò)上級(jí)檔案管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的指導(dǎo)以及監(jiān)督，不斷推動(dòng)了企業(yè)檔案管理工作更加現(xiàn)代化以及規(guī)范化，給供水檔案工作更好對(duì)各個(gè)地區(qū)生產(chǎn)以及生活供水需求進(jìn)行滿(mǎn)足奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)[2]。在傳統(tǒng)方面，因?yàn)槠髽I(yè)檔案信息需求較為疲軟，往往處于等待以及被動(dòng)的情況下，要想持續(xù)健康的發(fā)展比較困難。在現(xiàn)代化的供水企業(yè)當(dāng)中，人才管理、勞動(dòng)、工程建設(shè)以及設(shè)備和技術(shù)等方面得到了迅速發(fā)展，不斷增多了管理內(nèi)容。企業(yè)信息化需求量也抓緊變的硬性化，給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)新的增長(zhǎng)點(diǎn)。企業(yè)檔案管理工作增加了新職能給企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展帶來(lái)了新的活動(dòng)以及審計(jì)。深入和科學(xué)的管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源逐漸變?yōu)榱斯┧髽I(yè)檔案管理工作的生長(zhǎng)點(diǎn)。

增加了新職能，為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展注入了生機(jī)和活力?？茖W(xué)管理和深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源將成為供水企業(yè)檔案管理工作的生長(zhǎng)點(diǎn)。

2 新時(shí)期供水企業(yè)檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)

2.1 強(qiáng)化信息開(kāi)發(fā)職能

供水企業(yè)檔案工作的職能和任務(wù)是由現(xiàn)代化企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理目的決定的，計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和發(fā)展，以及企業(yè)資源計(jì)劃的實(shí)施對(duì)企業(yè)檔案工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

為了最大限度滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)供水質(zhì)與量不斷增長(zhǎng)的需求，供水企業(yè)要調(diào)動(dòng)一切因素，充分發(fā)揮各部門(mén)的創(chuàng)新能力，特別是信息利用能力，檔案資源是各部門(mén)創(chuàng)新的依據(jù)。企業(yè)檔案工作的管理在這方面的責(zé)任是顯而易見(jiàn)，要使檔案信息資源最大限度地為供水服務(wù)，檔案部門(mén)單純提供檔案由利用者來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，已不能完全適應(yīng)供水現(xiàn)代化企業(yè)的要求，必須強(qiáng)化信息開(kāi)發(fā)職能，使供水企業(yè)的檔案為供水服務(wù)質(zhì)量作出直接貢獻(xiàn)。檔案資源開(kāi)發(fā)能力取決于檔案的質(zhì)量與數(shù)量，前題是檔案的收集和管理，為此，供水企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作的重心必然向兩個(gè)方面偏移：其一、為了保證檔案資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)將更加自覺(jué)地控制供水企業(yè)文件的形成與積累，向科學(xué)的文件管理延伸；其二、將檔案信息咨詢(xún)，檔案信息編研，檔案定題服務(wù)和檔案信息傳播作為利用的重點(diǎn)，向檔案信息的智能控制延伸。

2.2 “端對(duì)端”的信息化管理創(chuàng)新

現(xiàn)代供水企業(yè)是城市供水的命脈，目前已向區(qū)域化聯(lián)網(wǎng)供水逐步邁進(jìn)，其供水的水量、水質(zhì)、水壓等標(biāo)準(zhǔn)有嚴(yán)格的要求，市場(chǎng)對(duì)供水的需求“瞬息萬(wàn)變”，經(jīng)常性的供水管網(wǎng)調(diào)整管理工程項(xiàng)目建設(shè)、凈水生產(chǎn)、水資源的水質(zhì)控制、動(dòng)態(tài)掌握，需要供水企業(yè)及時(shí)調(diào)整企業(yè)的科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)的決策，其信息需求的時(shí)間概念和范圍，已經(jīng)從過(guò)去抽象的及時(shí)，發(fā)展到以“分秒”計(jì)的全天候24小時(shí)服務(wù)，從供水某方面的信息需求發(fā)展為企業(yè)管理的各個(gè)方面，全方位的信息需求。

為此，檔案工作部門(mén)從電子文件形成之時(shí)起就做好企業(yè)文件檔案管理工作，以前端控制，在數(shù)據(jù)傳輸前，經(jīng)過(guò)各種各樣的交換設(shè)備，在兩端設(shè)備間建立一條鏈路，而且經(jīng)過(guò)中間交換設(shè)備時(shí)不需要進(jìn)行存儲(chǔ)轉(zhuǎn)發(fā)，因此傳輸延遲小，接收端能夠及時(shí)接收，以此確保企業(yè)文件檔案為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)提供真實(shí)可靠的原始記錄。這種“端對(duì)端”的傳遞，改變了企業(yè)內(nèi)部文件、資料層層傳遞的交流方式，企業(yè)決策和管理部門(mén)需要的各種資料、數(shù)據(jù)也不必由各基層管理人員每天緊張的統(tǒng)計(jì)、匯總，只要通過(guò)電腦就可以隨時(shí)了解最新的、更加準(zhǔn)確的信息，企業(yè)與其研究、生產(chǎn)人員的聯(lián)系，查找檔案無(wú)論多遠(yuǎn)在電腦上即刻就能實(shí)現(xiàn)。提高了檔案人員的工作效率，使檔案管理上了一新臺(tái)階。

2.3 改變檔案管理的載體，更多采用電子文件

現(xiàn)代信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)的文件檔案的管理手段，帶來(lái)了存儲(chǔ)方式的巨大變革，這場(chǎng)變革使得館藏資源不再是紙質(zhì)資源，而轉(zhuǎn)型為數(shù)字化。檔案管理的資源以數(shù)字的形式來(lái)存儲(chǔ)，提高了系統(tǒng)的存儲(chǔ)能力，同時(shí)使得企業(yè)的管理和信息共享成為可能。

供水企業(yè)的檔案比較復(fù)雜，除一般企業(yè)均有的生產(chǎn)技術(shù)、財(cái)務(wù)基建、人事勞資、土地房產(chǎn)、物資設(shè)備等文書(shū)檔案外，還有供水用戶(hù)以及音像、照片等，大到供水管管網(wǎng)，小到一戶(hù)一表，各種載體、各種形式和規(guī)格的檔案，種類(lèi)繁多。在所有的檔案資料中，又以實(shí)樣圖紙為主，如果在使用中把一系列竣工資料歸檔時(shí)利用光盤(pán)既可省紙又省地方。以電子方式保存文件，是讓電子文件保存在電子文件系統(tǒng)中，以便于電子文件的有效保存、利用、檢索與處置。以電子方式保存文件是一種較為理想的檔案管理方式，它不僅能保證文件及圖紙的完整，而且還能許多個(gè)用戶(hù)同時(shí)使用電子文件，使電子文件比紙質(zhì)文件更易檢索，并可以提供更有效的文件存儲(chǔ)方式，在工作中為供水各部門(mén)提供了方便、減少時(shí)間、提高了工作效率。但是，電子文件在我國(guó)產(chǎn)生的速度之快與數(shù)量之多，均是人們事先尚未預(yù)料到的，電子文件的易逝性、易改性等特點(diǎn)在企業(yè)電子文件中也淋漓盡致地表現(xiàn)著。我們?cè)诰唧w工作實(shí)踐中，在電子文件保管方面主要采取了以下措施：轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)電子文件保管意識(shí)；以來(lái)源原則為基礎(chǔ)，強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理制度；加強(qiáng)技術(shù)攻關(guān)，確保電子文件安全性；檔案人員發(fā)揮主動(dòng)性作用，加強(qiáng)全程管理，同時(shí)慎重對(duì)待文件的更改。

3 結(jié)束語(yǔ)

作為企業(yè)信息工作的重要組成部分，企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用工作只有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，正面迎接來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，才能實(shí)現(xiàn)與國(guó)家信息化、企業(yè)信息化、檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展當(dāng)然。供水企業(yè)檔案工作的深入發(fā)展，要求檔案管理工作人員不斷提高自身的素質(zhì)，學(xué)會(huì)在信息資源共存的環(huán)境中格守檔案管理工作的宗旨，不斷開(kāi)拓檔案管理方面新領(lǐng)域，在現(xiàn)代化供水企業(yè)檔案發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)程中建立、建全檔案工作機(jī)制，完善檔案人員職責(zé)，把檔案信息的整理列為檔案業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)，通過(guò)對(duì)自身工作目標(biāo)、工作任務(wù)的確立，來(lái)更好地適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的需要，更好地為現(xiàn)代化供水建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]徐方.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（7）.

[2]夏冰.周雪梅.周璧蓉.淺析檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理[J].鋁加工，2015（5）.