大數據思維與醫院公文檔案信息化建設路徑

摘 要：信息科技時代，信息技術呈現出“幾何式”的發展速率，信息技術對各行各業的影響程度加深。醫院公文檔案中記載了醫院各項工作的基本情況和信息，是醫院擬定發展計劃的重要參考憑證。近幾年來，在國家大力發展醫療事業的背景下，公眾就醫量顯著增加，醫院公文信息資源隨之增加。因此，有必要利用最新的信息技術，借助信息技術工具來對醫院公文檔案資源進行處理，提升公文檔案服務效能，防止醫院公文檔案管理工作的邊緣化。本文以檔案信息化建設為研究背景，就醫院公文檔案管理與服務展開闡述，希望能助益于醫院公文檔案管理實踐。

關鍵詞：大數據；信息化；公文檔案；運用

1 理論概括

醫院各縣工作中會產生大量的文件，部分文件在經過人工篩選環節后，就組成了醫院公文檔案。醫院公文檔案意義巨大，其不僅是某一項工作的具體憑證，也是證明醫院工作人員履職成果的重要憑

證[1]。除此之外，醫院公文檔案還能夠幫助醫院進行決策，提高醫院決策的科學性、合理性與針對性，確保醫院能夠可持續化發展。大數據思維則是一種數據管理思維，起初廣泛運用與計算機數據分析領域和電商領域。伴隨著大數據技術的發展與升級，該項技術被運用到檔案事業當中，提高了檔案管理的安全性。大數據技術與醫院公文檔案管理的融合，符合時代發展趨勢與要求，對醫院公文檔案管理工作的推動作用明顯。

第一，醫院業務量的增多，勢必會導致各種公文信息和公文檔案的增多。醫院檔案管理人力、財力和物力是有限的。因此，很容易出現檔案管理需求、檔案服務需求與檔案管理資源相矛盾的狀況，為了解決這種狀況，則需要充分利用新型信息技術，發揮信息技術的優勢，推動公文檔案管理[2]。第二，大數據技術是一種數據分析和數據處理技術，能夠與公文檔案管理工作的性質相契合。醫院將大數據技術融入到檔案管理中，能夠迅速的對檔案資源進行篩選和檢索，優化檔案服務與管理工作。第三，檔案信息化已經成為一種趨勢。隨著信息技術的發展，未來檔案管理方式、檔案服務內容甚至檔案管理人員都會發生一定的變化。在這種背景下，醫院必須緊跟時代潮流，提升醫院核心競爭力。綜上所述，醫院將大數據技術和其他信息技術融入到公文檔案工作中，既是醫院自身發展需要，也是適應時代發展趨勢的要求。

2 主要面臨的問題

2.1 技術運用問題

相較于國外，我國大數據技術起步較晚，其在醫院公文檔案領域的運用仍停留在探索階段。部分醫院在運用這項技術時不知道從何入手，導致大數據技術始終難以融入到檔案信息化建設環節。首先，部分醫院沒有利用大數據技術開發相應的檔案服務平臺，其他部門在查閱、檢索和利用檔案時需要花費較長的時間。其次，部分醫院沒有利用大數據技術來加強對公文檔案的安全管理，檔案遺失和損毀事件時有發生。醫院公文檔案中包含著許多有價值的信息資源，一旦遭受損壞，勢必會間接影響到醫院的直接利益。最后，部分醫院信息技術綜合運用能力不強，沒有將大數據技術與云儲存技術、區塊鏈技術和其他信息技術綜合起來進行利用，檔案信息化建設始終停留在低水平、低效率和低服務的階段。

2.2 培訓問題

由于大數據技術在檔案領域運用較晚，許多高校都并未開設相關的課程，導致現實生活中大量缺乏既熟悉大數據技術，又知曉檔案管理的復合型人才。因此，大數據檔案管理人才的培養任務就落到了單位。現階段，一方面，部分醫院沒有在人才培訓體系中增設大數據技術的內容，檔案管理人員難以接受到較為系統的技術培訓，更談不上對大數據技術的運用。另一方面，部分醫院也沒有設立相關的人才交流機制，組織檔案管理人才到高校、其他檔案管理單位進行交流，不利于檔案管理人才的長期發展。綜上所述，醫院培訓機制問題會直接影響到醫院公文檔案信息化進程，不利于醫院打造一支蘭臺鐵軍。

3 大數據思維與醫院公文檔案管理的融合策略

3.1 加強大數據技術的運用能力

首先，為了實現檔案統一管理和集成管理，醫院應當通過高速掃描儀對紙質公文檔案進行數字化轉化，將紙質公文檔案轉化成相應的電子格式。醫院在對紙質檔案進行轉化后，可以將其統一錄入到檔案管理系統當中，將其與電子檔案進行集中管理。其次，為了實現對醫院公文檔案的安全管理。醫院從事前防控和事后防控兩個層面入手，提升檔案管理系統的抗風險能力。在事前防控層面，醫院應當利用數據加密和個人秘鑰技術來對公文檔案進行安全化處理；在事后防控層面，醫院則應當設置一套應急機制，利用大數據技術對公文檔案進行備份。備份的方式有兩種，其一是將檔案資源進行數據壓縮后，再進行硬盤備份，該種備份方式的優點是快捷靈活，對醫院資金消耗較少，缺點則是需要不斷購置大容量的硬盤，不利于醫院公文檔案管理工作的可持續發展。其二是云儲存端備份，該種備份方式的優點是簡單快捷，能夠實現公文檔案動態備份，缺點則是需要醫院購置相應的云儲存端系統，對醫院資金消耗較高。醫院在發生檔案損毀和遺失事件后，可以迅速下載相關檔案，降低醫院損失。最后，醫院應當綜合利用多種信息技術來開發公文檔案。醫院可以探索利用區塊鏈技術和云儲存技術，打造“一站式”公文檔案管理平臺和服務平臺。

3.2 優化培訓機制

首先，醫院應當立足于本單位人資狀況，結合檔案事業發展趨勢，制定一套切實可行的培訓機制。其次，醫院應當豐富培訓內容，避免培訓內容單一化。醫院在豐富培訓內容時，應當提升大數據技術、其他信息技術以及互聯網技術在培訓內容中所占的比重，全面提升檔案管理人員信息技術運用能力。醫院應當舉辦相關的交流論壇和講座，豐富培訓模式，為醫院檔案管理人員提供相應的交流平臺和學習平臺。最后，為了做到與時俱進，醫院應當分批次派遣工作人員到高校、檔案館或者其他檔案管理部門進行學習交流，借鑒他人的運營模式和管理機制。

3.3 升級檔案服務

一方面，醫院應當將云儲存技術與大數據技術進行緊密結合，打造互聯網檔案服務平臺。具體而言，醫院可以開發相關的APP應用，將醫院檔案管理系統與APP相連，在APP上為檔案需求主體提供多樣化的檔案服務。另一方面，醫院可以與其他醫院、婦幼保健院、衛生局等其他部門進行合作，搭建“檔案云共享”機制，充分挖掘公文檔案的價值，實現公文檔案共享，節省醫院相關開支。總而言之，醫院檔案管理人員要樹立創新思維，將多種信息化技術融入到公文檔案管理工作當中，充分考量檔案需求主體的使用感受，優化檔案服務，彰顯公文檔案作用。

4 結束語

近幾年來，信息技術與醫院各項業務的融合程度不斷加深，醫院辦公朝著自動化、智能化和人性化的方向發展，給社會公眾就醫帶來了許多便利。與此同時，醫院辦公自動化過程中產生了許多電子檔案資源，增加了醫院檔案管理難度和醫院檔案管理人員工作負擔。在這一背景下，醫院檔案管理人員必須樹立大數據思維，對檔案資源進行統一化和集成化管理，減輕自身工作壓力，為單位節約檔案經費開支。未來伴隨區塊鏈技術與人工智能技術的愈發成熟，我國大數據檔案管理事業一定會向著新的方向發展。因此，醫院必須打牢公文檔案信息化建設的基礎，才能適應時代發展需求。

參考文獻

[1]李晶.公文檔案信息化建設研究[J].中國管理信息化，2018，21（12）：

180-181.

[2]劉光鑫.醫院文書檔案規范化管理研究[J].蘭臺內外，2017（05）：66.

作者簡介

王昆，男，漢，山東德州，本科，畢業于濱州醫學院，初級檔案管理，研究方向：檔案管理。