事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇分析

摘 要：在國家的飛速發(fā)展下，對許多事業(yè)單位檔案管理要求更加嚴(yán)格，管理應(yīng)該跟隨信息化時代的發(fā)展，做到合理創(chuàng)新，不斷進(jìn)步，在優(yōu)化各種檔案管理硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，還要進(jìn)行軟件創(chuàng)新，及時更新信息設(shè)備，將繁雜的數(shù)據(jù)任務(wù)交給電子設(shè)備，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為新的潮流與趨勢，我們要順應(yīng)時代的發(fā)展，積極完善事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，促進(jìn)社會和諧發(fā)展，促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展，促進(jìn)社會發(fā)展與進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化；路徑選擇

事業(yè)單位檔案記錄了各種信息資源，是事業(yè)單位重要的資產(chǎn)，對檔案管理的優(yōu)劣程度影響單位之后的發(fā)展，新技術(shù)的發(fā)明，新管理理念的誕生，新思維的發(fā)現(xiàn)都是檔案管理創(chuàng)新的源泉動力，也是檔案管理必須改革去適應(yīng)的原因。為了充分發(fā)揮檔案管理的作用，可以讓事業(yè)單位高速發(fā)展，高效運(yùn)作，我們必須順應(yīng)時代潮流，引入數(shù)字化檔案管理，讓事業(yè)單位的管理更加規(guī)范。下面就主要從事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的意義、事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)存在的問題以及事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑和分析等展開討論。

1 事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)的意義

對于數(shù)字化檔案來說，是順應(yīng)時代潮流的檔案管理措施，隨著時代的不斷變化發(fā)展，事業(yè)單位大部分檔案管理趨于自動化，大大節(jié)省了辦事效率，減小了整理難度，為決策者提供了科學(xué)的管理與服務(wù)，數(shù)字化檔案也有利于資源的共享，方便師生快速查閱。總體來說數(shù)字化檔案是未來發(fā)展的主要趨勢。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)具有很多的好處，一方面能夠提高經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)省時間，只要一臺電腦就能夠查詢想要的檔案、建立新的檔案。另一方面能夠提高工作效率，數(shù)字化之后能夠打破時間和空間的限制，可以準(zhǔn)確了解員工的情況，保障員工的工作有序進(jìn)行。

2 事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)存在的問題

2.1 安全問題

數(shù)字化建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)，事業(yè)單位檔案數(shù)字化之后對事業(yè)單位的安全性會產(chǎn)生影響，數(shù)字化建設(shè)本來的目的是方便查詢，提高工作效率，但因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全問題，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，安全問題要得到高度重視。

2.2 建設(shè)資金不足

檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)然，數(shù)字化檔案也有很多不足之處，數(shù)字化檔案管理前期投入巨大，成本費(fèi)用較高，錄入時間十分緩慢，許多高校離真正意義上的數(shù)字化檔案還有很遠(yuǎn)的距離，再就是檔案管理人員操作技能不是很強(qiáng)，需要較專業(yè)的檔案管理知識，這也是阻礙數(shù)字化檔案管理的表現(xiàn)。紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)隨著時代的變化發(fā)展逐漸顯現(xiàn)，比如，紙質(zhì)檔案管理難度過大，紙質(zhì)檔案一旦查找起來是很繁瑣的，查找效率低下，還容易受到環(huán)境的影響，紙質(zhì)檔案還極容易丟失，一些記載會隨著時間的變化而消失不見，所以，數(shù)字化檔案替代紙質(zhì)檔案是一種必然趨勢。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑分析

3.1 完善數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作實(shí)行信息化管理也是當(dāng)代社會對檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀需求。各高校要求信息要準(zhǔn)確快速的傳遞，可以及時抓住機(jī)遇，所以信息化電子化管理的改革刻不容緩。檔案資料的數(shù)據(jù)修改復(fù)制、圖文轉(zhuǎn)換等都可以應(yīng)用信息化設(shè)備快速完成，通過打印技術(shù)也可以實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)的同時留存，不同級別的管理人員之間可以通過信息設(shè)備快速地共享信息，改進(jìn)決策。同時還要加強(qiáng)防火墻設(shè)置，防止網(wǎng)絡(luò)病毒對學(xué)校檔案管理的入侵，要及時進(jìn)行加密，設(shè)置專業(yè)管理人員，完善數(shù)字化檔案管理所帶來的不足，提高信息查閱的效率，促進(jìn)學(xué)校數(shù)字化檔案管理建設(shè)。

3.2 制定完善的檔案管理制度

制定的制度必須要具有良好的可操作性，方便實(shí)用、簡單易行才可以更好的發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。再次是堅(jiān)持制度約束的地位平等性。制定的規(guī)章制度要求既要約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)，職工和領(lǐng)導(dǎo)為制度的主要執(zhí)行者和主要制定者，堅(jiān)持制度約東的地位平等性，是制度順利執(zhí)行的重要保障。最后是獎懲分明。高校在規(guī)章制度中既是管理者又是執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。要形成專門統(tǒng)一的管理制度，完善日常的信息數(shù)據(jù)維護(hù)，檔案工作人員管理要團(tuán)結(jié)一致，避免消極怠工，這就需要學(xué)校選拔高素質(zhì)人才，先要進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)之后才能上崗，保證新形勢下數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理的科學(xué)性與有效性。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)不是一蹴而就的，需要一步一個腳印，循序漸進(jìn)，事業(yè)單位的日常工作需要各部門之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作，加強(qiáng)檔案信息共享是必須的，要求我們在系統(tǒng)建立之初，就要建立多個服務(wù)器，用電腦進(jìn)行文檔的傳輸，要做好保密工作，加強(qiáng)權(quán)限的設(shè)置，檔案信息的共享也要根據(jù)相關(guān)的設(shè)置進(jìn)行，在社會不斷變化發(fā)展過程中，事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)也在不斷完善與發(fā)展。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位辦公室檔案管理工作水平的優(yōu)劣決定了事業(yè)單位的工作情況和未來發(fā)展趨勢，因此要想更好的管理辦公室檔案工作，提升相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)是一個必要措施。檔案管理工作有一定的復(fù)雜性系統(tǒng)性，所以對于檔案管理人員的要求非常高，公司要注重培養(yǎng)員工的工作能力和經(jīng)驗(yàn)，多開展各項(xiàng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)程度。可以通過以老人帶新人的方法，充分利用公司的人力資源，更好地應(yīng)對這一系統(tǒng)性強(qiáng)，綜合性高的工作。在實(shí)際操作過程中，檔案人員要根據(jù)時代發(fā)展提高對自己的要求，加強(qiáng)技能管理，這樣才能適應(yīng)社會發(fā)展變化的潮流。

4 總結(jié)

事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)順應(yīng)時代要求，它能否有效開展關(guān)系到事業(yè)單位能否長久穩(wěn)定的發(fā)展，所以對檔案管理工作有效的改革創(chuàng)新勢在必行，檔案管理的發(fā)展必須是順應(yīng)新形勢下的社會發(fā)展需求的，要利用新技術(shù)，新思想，新理念，不斷加強(qiáng)辦公室檔案的合理創(chuàng)新，推動辦公室檔案管理工作的發(fā)展，從而保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理只有順應(yīng)時代變化與發(fā)展才能夠長久。

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作者簡介

關(guān)媛瑞（1983-），女，山西省太原市，大學(xué)本科，中國輻射防護(hù)研究院，副研究館員，研究方向：檔案管理。