大數據時代檔案管理服務模式轉型

倪楷璇

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，大數據與云計算在諸多領域發揮優勢，檔案管理也將其引入其中，以期有效發揮新技術對檔案管理的推動作用。傳統紙質檔案逐步向數字檔案轉換，檔案服務模式應用空間擴大，更顯服務的主動性與自覺性，對發揮數字檔案資源的價值意義深遠。要以大數據時代為背景，結合檔案管理發展實際，對新階段檔案管理服務模式進行深入探討，掌握數字檔案的特點，切實提升檔案管理服務水平，更好發揮檔案服務社會的價值。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；服務模式；轉型

在科技的帶動下，大數據與云計算深入社會各個領域，檔案管理領域也積極應用，加快紙質檔案向數字檔案的轉換。隨著信息技術影響力的不斷深入，數字檔案成為檔案管理領域的主流趨勢。檔案資源是大數據的重要來源渠道，其應用服務模式需要與時俱進，而檔案管理者要積極轉變管理思維，增強服務意識，掌握數字檔案信息的特征，進行適應性調整，以便為整個社會提供更加高效與優質的服務。

1 基于專業角度準確認識大數據的涵義及特征

對于大數據，顧名思義就是海量信息與巨量資料，代表了對大規模信息的搜集與分析能力，最終目的是在紛繁復雜的數據中探尋規律。從特征上分析，大數據集中體現為體量龐大、內容多樣、傳播速度快、價值密度低。從結構上分析，大數據涵蓋了結構、非結構以及半結構化的數據。另外，數據之間存在緊密的關聯，需要對海量信息進行分析，強化與關聯性信息的有機融合，達到數據挖掘的目的。

2 探討傳統紙質檔案服務模式及其特征

2.1 檔案管理流程復雜，環節較多，歸檔整理工作量大，質量隱患突出

對于檔案管理工作，整個流程復雜，環節眾多，如檔案價值的鑒定、檔案的接收、系統分類、裝訂等。基于此，檔案管理人員需要面對大量來自不同部門的文件，工作量巨大。另外，這種模式的工作具有重復性，誘發檔案工作者工作倦怠情緒，很容易誘發失誤與偏差，造成檔案質量隱患，很難絕對保證檔案的準確性與可靠性，同時，又要增加復檢環節，無形中使得工作量被增加，整個流程與環節亟待改善與優化。

2.2 電子化檔案尚未完全普及，檔案實體與信息條目缺乏關聯性

對于檔案事業，為了能夠實現對目標檔案的準確定位，有效提升定位效率，檔案條目管理系統引入其中。具體講，這種系統對檔案關鍵字段采取錄入管理的方式，替代傳統手工臺賬，查找效率得到提高。但是目前，電子化檔案管理尚未達到全面普及，檔案內容的獲取需要以檔案實體為基礎。也就是說，檔案實體的定位需要信息條目與檔案實體的有效關聯，否則系統作用無法有效發揮。

2.3 檔案實體存儲空間龐大

對于傳統檔案管理，整個歸檔過程就是對文件進行分類立卷處理。結合檔案所屬行業與部門，檔案類型多樣，如文書、設備、基建等類型，檔案實體需要較大的存儲空間。為了實現快速定位查找，需要對檔案門類進行明確，掌握不同門類檔案規模擴大情況，以便預留足夠的存儲空間。但是，這種預估并不具有絕對準確性。究其原因，一方面行業發展速度處于變化中，另外，行業發展動態、方向也極具不穩定性。

2.4 紙質檔案深受存儲環境影響，保存要求嚴格

對于傳統紙質檔案，為了實現長期保存的目的，對于庫房保管環境與條件要求較高，十分嚴格，尤其是對溫度、濕度、光照等條件具有較高標準，需要將參數控制在一定范圍之內。為此，要結合實際需求，合理增設外部設備，營造更加適合的存儲環境，保證環境參數達標，為檔案長期、安全存儲提供優質條件。

2.5 紙質檔案利用率低，檔案管理服務缺乏主動性

立足傳統紙質檔案管理模式，很大一部分歸檔文件處于封存狀態，檔案利用率較低，一些具有價值的檔案知識處于休眠狀態，很難發揮其應用價值。另外，實體檔案具有唯一的特性，很難實現同一檔案的多人使用，整體降低了檔案利用率。在紙質檔案應用過程中，需要先行進行需求的提出，結合實際情況，提供檔案相關服務。由此可見，檔案利用率的高低直接受制于需求量。

3 大數據時代檔數字化案管理服務模式介紹

3.1 數字檔案以虛擬化為特征，突破存儲空間不足的制約

立足大數據時代，檔案管理信息化建設加速，檔案實體突破傳統紙質檔案的束縛，電子檔案成為主要模式，即紙質檔案轉換為數字檔案。基于此，檔案存儲不再受制于存儲空間的限制。從存儲角度分析，數字檔案的存儲依托數據庫系統，以計算機為介質。隨著科技水平的不斷攀升，計算機容量持續增大，體積縮小，即便面對海量信息，也能夠滿足實際需求。與紙質檔案貯存相比，數字檔案存儲所占空間幾乎可以忽略不計，也就是說，數字檔案不再受制于空間限制。

3.2 實現數字檔案自動備份，安全性與可靠性更強

立足信息化環境，數字檔案的整理與備份不再受制于空間大小，拷貝更加快捷高效。具體講，數字檔案的備份以管理系統平臺為背景，支持自動化完成。立足管理系統設計階段，對功能需求以及相關約束條件提出要求，保證系統支持數據信息的多重備份，在根本上促使存儲數據更具安全性與可靠性。

3.3 數字檔案質量從管理系統源頭得以控制，管理流程更顯科學性與規范性

當前，辦公自動化發展迅速，辦公平臺較多，無紙化辦公勢不可擋，更多記錄性文件、審批資料等以數字化信息方式存儲至系統平臺之上，滿足傳遞與共享的需求。如果辦公平臺接口標準統一，就能夠滿足數據順暢傳遞的要求，同時，歸檔的數字檔案能夠通過管理平臺進行自動化傳遞，有效杜絕手動操作的不穩定性與不確定性。數字檔案在形成初期就處于系統控制之下，在完成構建、校對以及審批流程之后，實現全周期運轉，達到原數據與數據文件的一并處理，防止出現數據失真情況，維護檔案信息的完整性與真實性。另外，依托現代化的檔案管理平臺，能夠設置合理的管理流程，規范性更強，結合實際，預定運行流程，降低人為因素的不良影響，實現檔案的科學性管理。

3.4 檔案管理凸顯多元化，服務盡顯智能性

隨著新時期檔案資源存儲模式的不斷演變，檔案服務模式也發生變化。具體講，數字化檔案不受物理資源的限制，檔案管理系統能夠結合用戶需求進行判定，以應用平臺及相關任務進行感知，對用戶所需資料進行主動性推送與建議，實現檔案知識的自動化傳遞，檔案利用率顯著提升，實現資源價值最大化。立足大數據時代，數字檔案的管理更顯快捷性。由于不受物理空間限制，滿足數字檔案動態管理的需求。結合用戶要求，依托系統自我學習與積累，更快掌握用戶的實際操作目的，在大數據以及云計算技術的支持下，實現快速定位與過濾的目的，對檔案資源進行快速整合與推送。

4 結束語

綜上，隨著科技的不斷發展，尤其是在大數據的影響下，檔案事業面臨新的要求，傳統紙質檔案管理模式逐漸被數字化檔案管理所取代。基于此，檔案管理者要積極轉變思路，調整檔案管理服務模式，改變被動服務方式，發揮主動性與自覺性，切實提升檔案管理效率，構建良性循環，以期有效發揮檔案服務社會的功能。

參考文獻

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