大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)型

倪楷璇

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)與云計(jì)算在諸多領(lǐng)域發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，檔案管理也將其引入其中，以期有效發(fā)揮新技術(shù)對(duì)檔案管理的推動(dòng)作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換，檔案服務(wù)模式應(yīng)用空間擴(kuò)大，更顯服務(wù)的主動(dòng)性與自覺性，對(duì)發(fā)揮數(shù)字檔案資源的價(jià)值意義深遠(yuǎn)。要以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，結(jié)合檔案管理發(fā)展實(shí)際，對(duì)新階段檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行深入探討，掌握數(shù)字檔案的特點(diǎn)，切實(shí)提升檔案管理服務(wù)水平，更好發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；服務(wù)模式；轉(zhuǎn)型

在科技的帶動(dòng)下，大數(shù)據(jù)與云計(jì)算深入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理領(lǐng)域也積極應(yīng)用，加快紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換。隨著信息技術(shù)影響力的不斷深入，數(shù)字檔案成為檔案管理領(lǐng)域的主流趨勢(shì)。檔案資源是大數(shù)據(jù)的重要來源渠道，其應(yīng)用服務(wù)模式需要與時(shí)俱進(jìn)，而檔案管理者要積極轉(zhuǎn)變管理思維，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，掌握數(shù)字檔案信息的特征，進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，以便為整個(gè)社會(huì)提供更加高效與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 基于專業(yè)角度準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)的涵義及特征

對(duì)于大數(shù)據(jù)，顧名思義就是海量信息與巨量資料，代表了對(duì)大規(guī)模信息的搜集與分析能力，最終目的是在紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)中探尋規(guī)律。從特征上分析，大數(shù)據(jù)集中體現(xiàn)為體量龐大、內(nèi)容多樣、傳播速度快、價(jià)值密度低。從結(jié)構(gòu)上分析，大數(shù)據(jù)涵蓋了結(jié)構(gòu)、非結(jié)構(gòu)以及半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。另外，數(shù)據(jù)之間存在緊密的關(guān)聯(lián)，需要對(duì)海量信息進(jìn)行分析，強(qiáng)化與關(guān)聯(lián)性信息的有機(jī)融合，達(dá)到數(shù)據(jù)挖掘的目的。

2 探討傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案服務(wù)模式及其特征

2.1 檔案管理流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)較多，歸檔整理工作量大，質(zhì)量隱患突出

對(duì)于檔案管理工作，整個(gè)流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)眾多，如檔案價(jià)值的鑒定、檔案的接收、系統(tǒng)分類、裝訂等。基于此，檔案管理人員需要面對(duì)大量來自不同部門的文件，工作量巨大。另外，這種模式的工作具有重復(fù)性，誘發(fā)檔案工作者工作倦怠情緒，很容易誘發(fā)失誤與偏差，造成檔案質(zhì)量隱患，很難絕對(duì)保證檔案的準(zhǔn)確性與可靠性，同時(shí)，又要增加復(fù)檢環(huán)節(jié)，無(wú)形中使得工作量被增加，整個(gè)流程與環(huán)節(jié)亟待改善與優(yōu)化。

2.2 電子化檔案尚未完全普及，檔案實(shí)體與信息條目缺乏關(guān)聯(lián)性

對(duì)于檔案事業(yè)，為了能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)目標(biāo)檔案的準(zhǔn)確定位，有效提升定位效率，檔案條目管理系統(tǒng)引入其中。具體講，這種系統(tǒng)對(duì)檔案關(guān)鍵字段采取錄入管理的方式，替代傳統(tǒng)手工臺(tái)賬，查找效率得到提高。但是目前，電子化檔案管理尚未達(dá)到全面普及，檔案內(nèi)容的獲取需要以檔案實(shí)體為基礎(chǔ)。也就是說，檔案實(shí)體的定位需要信息條目與檔案實(shí)體的有效關(guān)聯(lián)，否則系統(tǒng)作用無(wú)法有效發(fā)揮。

2.3 檔案實(shí)體存儲(chǔ)空間龐大

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理，整個(gè)歸檔過程就是對(duì)文件進(jìn)行分類立卷處理。結(jié)合檔案所屬行業(yè)與部門，檔案類型多樣，如文書、設(shè)備、基建等類型，檔案實(shí)體需要較大的存儲(chǔ)空間。為了實(shí)現(xiàn)快速定位查找，需要對(duì)檔案門類進(jìn)行明確，掌握不同門類檔案規(guī)模擴(kuò)大情況，以便預(yù)留足夠的存儲(chǔ)空間。但是，這種預(yù)估并不具有絕對(duì)準(zhǔn)確性。究其原因，一方面行業(yè)發(fā)展速度處于變化中，另外，行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、方向也極具不穩(wěn)定性。

2.4 紙質(zhì)檔案深受存儲(chǔ)環(huán)境影響，保存要求嚴(yán)格

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，為了實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存的目的，對(duì)于庫(kù)房保管環(huán)境與條件要求較高，十分嚴(yán)格，尤其是對(duì)溫度、濕度、光照等條件具有較高標(biāo)準(zhǔn)，需要將參數(shù)控制在一定范圍之內(nèi)。為此，要結(jié)合實(shí)際需求，合理增設(shè)外部設(shè)備，營(yíng)造更加適合的存儲(chǔ)環(huán)境，保證環(huán)境參數(shù)達(dá)標(biāo)，為檔案長(zhǎng)期、安全存儲(chǔ)提供優(yōu)質(zhì)條件。

2.5 紙質(zhì)檔案利用率低，檔案管理服務(wù)缺乏主動(dòng)性

立足傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，很大一部分歸檔文件處于封存狀態(tài)，檔案利用率較低，一些具有價(jià)值的檔案知識(shí)處于休眠狀態(tài)，很難發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。另外，實(shí)體檔案具有唯一的特性，很難實(shí)現(xiàn)同一檔案的多人使用，整體降低了檔案利用率。在紙質(zhì)檔案應(yīng)用過程中，需要先行進(jìn)行需求的提出，結(jié)合實(shí)際情況，提供檔案相關(guān)服務(wù)。由此可見，檔案利用率的高低直接受制于需求量。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔數(shù)字化案管理服務(wù)模式介紹

3.1 數(shù)字檔案以虛擬化為特征，突破存儲(chǔ)空間不足的制約

立足大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)加速，檔案實(shí)體突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的束縛，電子檔案成為主要模式，即紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。基于此，檔案存儲(chǔ)不再受制于存儲(chǔ)空間的限制。從存儲(chǔ)角度分析，數(shù)字檔案的存儲(chǔ)依托數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)為介質(zhì)。隨著科技水平的不斷攀升，計(jì)算機(jī)容量持續(xù)增大，體積縮小，即便面對(duì)海量信息，也能夠滿足實(shí)際需求。與紙質(zhì)檔案貯存相比，數(shù)字檔案存儲(chǔ)所占空間幾乎可以忽略不計(jì)，也就是說，數(shù)字檔案不再受制于空間限制。

3.2 實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案自動(dòng)備份，安全性與可靠性更強(qiáng)

立足信息化環(huán)境，數(shù)字檔案的整理與備份不再受制于空間大小，拷貝更加快捷高效。具體講，數(shù)字檔案的備份以管理系統(tǒng)平臺(tái)為背景，支持自動(dòng)化完成。立足管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，對(duì)功能需求以及相關(guān)約束條件提出要求，保證系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)信息的多重備份，在根本上促使存儲(chǔ)數(shù)據(jù)更具安全性與可靠性。

3.3 數(shù)字檔案質(zhì)量從管理系統(tǒng)源頭得以控制，管理流程更顯科學(xué)性與規(guī)范性

當(dāng)前，辦公自動(dòng)化發(fā)展迅速，辦公平臺(tái)較多，無(wú)紙化辦公勢(shì)不可擋，更多記錄性文件、審批資料等以數(shù)字化信息方式存儲(chǔ)至系統(tǒng)平臺(tái)之上，滿足傳遞與共享的需求。如果辦公平臺(tái)接口標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，就能夠滿足數(shù)據(jù)順暢傳遞的要求，同時(shí)，歸檔的數(shù)字檔案能夠通過管理平臺(tái)進(jìn)行自動(dòng)化傳遞，有效杜絕手動(dòng)操作的不穩(wěn)定性與不確定性。數(shù)字檔案在形成初期就處于系統(tǒng)控制之下，在完成構(gòu)建、校對(duì)以及審批流程之后，實(shí)現(xiàn)全周期運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到原數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)文件的一并處理，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真情況，維護(hù)檔案信息的完整性與真實(shí)性。另外，依托現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)，能夠設(shè)置合理的管理流程，規(guī)范性更強(qiáng)，結(jié)合實(shí)際，預(yù)定運(yùn)行流程，降低人為因素的不良影響，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)性管理。

3.4 檔案管理凸顯多元化，服務(wù)盡顯智能性

隨著新時(shí)期檔案資源存儲(chǔ)模式的不斷演變，檔案服務(wù)模式也發(fā)生變化。具體講，數(shù)字化檔案不受物理資源的限制，檔案管理系統(tǒng)能夠結(jié)合用戶需求進(jìn)行判定，以應(yīng)用平臺(tái)及相關(guān)任務(wù)進(jìn)行感知，對(duì)用戶所需資料進(jìn)行主動(dòng)性推送與建議，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的自動(dòng)化傳遞，檔案利用率顯著提升，實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值最大化。立足大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案的管理更顯快捷性。由于不受物理空間限制，滿足數(shù)字檔案動(dòng)態(tài)管理的需求。結(jié)合用戶要求，依托系統(tǒng)自我學(xué)習(xí)與積累，更快掌握用戶的實(shí)際操作目的，在大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)快速定位與過濾的目的，對(duì)檔案資源進(jìn)行快速整合與推送。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上，隨著科技的不斷發(fā)展，尤其是在大數(shù)據(jù)的影響下，檔案事業(yè)面臨新的要求，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐漸被數(shù)字化檔案管理所取代。基于此，檔案管理者要積極轉(zhuǎn)變思路，調(diào)整檔案管理服務(wù)模式，改變被動(dòng)服務(wù)方式，發(fā)揮主動(dòng)性與自覺性，切實(shí)提升檔案管理效率，構(gòu)建良性循環(huán)，以期有效發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)的功能。

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