事業單位人事檔案管理現狀與對策

燕麗

摘 要：在當前事業單位的發展過程中，有效開展人事檔案管理工作能確保不同的人才在不同的崗位上發揮更積極的作用，從而對事業單位的工作起到幫助作用，全面推進社會發展水平。在此環節中，人事檔案管理工作更需要遵循社會發展實際，并對當前工作進行有效調整。本文將針對事業單位人事檔案管理工作的現狀進行研究，并針對當前工作的問題制定有效的應對方案。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；現狀；對策

事業單位的人力資源管理工作直接關系到事業單位的整體工作積極性和人才隊伍的培養質量，所以必須重視人事檔案管理工作，當前事業單位的人力資源工作相對滯后，人事檔案的管理也存在較多的問題，這嚴重制約了事業單位人力資源工作質量的提升，同時也不利于事業單位服務質量的提升。所以本文以筆者工作經驗為例，深入探討了事業單位的人事檔案管理工作意義及優化措施。

1 人事檔案管理工作的意義

1.1 人事檔案管理能夠優化人力資源的配置

人事檔案是人力資源管理中的重要基礎資料，在事業單位的人力資源管理過程中，相關崗位的人員會出現各種職務變遷和崗位調整，這些信息都會體現在人事檔案中，因此通過人事檔案，可以對人力資源的變化情況實現連續性的查看與管理，可以顯著優化人力資源配置。

1.2 人事檔案管理可以提供真實的員工信息

要想更好的調動事業單位人員的積極性，就需要根據員工的自身特點及能力調整其工作崗位，從而實現工作崗位與人員能力的最佳匹配，這個時候就需要真實的掌握各個員工的情況，包括員工的自身綜合素質、道德水平、工作履歷、技術水平等等，這些信息都可以通過人事檔案進行查詢和了解，所以人事檔案管理是實現企業人員調整的重要參考資料。

1.3 人事檔案管理是人事管理工作的重要依據

在日常的人事管理過程中，不管是周期性的績效考核還是干部的任免，都需要參考人事檔案，還有涉及到單位人才儲備及各崗位后備人才培養方案的指定工作時，都要通過認識檔案充分的了解到各個人員的實際情況才能正確的制定出方案，所以人事檔案管理是人事管理工作的最基礎工作。

2 事業單位人事檔案管理現狀

2.1 相關工作人員對工作不夠重視

這種問題的出現主要針對的是個別經辦人員，由于在日常工作中對檔案管理工作重要性的認識不足，所以也使得這項工作的開展出現了很多問題，比如對檔案材料的上交不及時、資料信息準確性低，最為嚴重是對歸檔的資料不夠重視，難以正確和直觀地反映個人的真實情況，這也使得在任用和審查過程中檔案存在的意義不高，最終工作效率無法得到有效保證。

2.2 管理人員的責任意識淡薄，自身素質不高

當前事業單位普遍對人事檔案認識不夠清晰，許多的人事檔案管理工作流于表面，缺乏完善的人事檔案管理系統和人事檔案工作流程，人事檔案的管理人員一方面綜合素質不高，另一方面自身懈怠，這就導致整個檔案管理工作缺陷過多，很難發揮檔案的數據支持作用，也難以通過檔案信息來支持人力工作。這樣的檔案管理工作成了單位的負擔，無法讓人事檔案成為單位人力資源的寶貴財富。個別事業單位的人事檔案管理安排臨時人員進行管理，專業性的檔案管理人才匱乏，檔案管理制度直接復制其他單位的制度，不針對自身情況進行調整和細化，這些問題的根源都在于管理人員的認識不到位。

2.3 管理方式較落后

人事檔案管理不僅需要工作人員具有較強的責任心，還需要具有過硬的專業知識。但是在實際的工作中，很多單位的人事檔案管理工作人員并不具備專業素質，這就導致在實際的工作中會出現很多問題。同時由于科技發展迅速，信息化水平不斷提高，很多地區已采用無紙化辦公，通過電腦網絡來開展工作，然而仍然有很多地方的檔案管理工作仍采用傳統的手工辦公模式，不僅降低了工作效率，也不利于日常管理工作的進行。

3 事業單位人事檔案管理對策

3.1 對人事檔案管理意識進行提升

首先對職工自身的檔案管理意識進行提升，特別是要關注對資料的提交過程和信息的匯總，更應該進行詳細核查，保證檔案資料能全面、及時、準確提交到工作人員手中。其次，檔案管理工作人員也應該進一步提升自身業務能力和工作水平，比如怎樣應用現代科學技術對人事檔案進行有效的分類管理。這不僅能對檔案查閱和調閱的準確性進行提升，同時還能對工作人員的工作效率進行提升。最后領導也應該對這項工作給予充分的重視，并提供相應的經費支持，進一步對人事檔案管理工作進行完善。

3.2 提升管理者的管理意識和自身素質

由于人事檔案管理是一項十分重要的工作，并且管理工作和管理人員的能力也有著緊密的聯系，因此更需要對管理人員的管理意識和自身素質進行提升。首先，對于單位人事檔案管理的工作人員定期開展培訓，培訓內容包括專業知識和職業素養。其次，和其他兄弟單位進行溝通交流。比如讓事業單位的檔案管理人員去工作效果比較好的單位進行學習，學習其先進的管理模式。最后，定期對檔案管理技能進行考核。不能將工作只停留在口頭上，要落到實處，并定期地進行考核評比，從而提高員工在工作中的實際運用能力，將理論轉化為實際。

3.3 創新人事檔案管理方式

在實際的管理過程中，檔案管理工作是涉及到多部門聯動的一個系統性業務，為了更好的實現人事檔案的管理，單位必須有專門的檔案管理人員和機構，所有的檔案必須紙質版、電子版信息一致且齊全，制定出專門的人事檔案管理規定，并確保檔案信息的安全。在日常的人事檔案管理過程中，一方面需要提高人事檔案更新的效率，對于人事變動信息，及時的進行更新和存檔；另一方面，嚴格執行借閱權限制度，不得隨意借閱人事檔案信息，保證信息安全。

4 結束語

當前雖然我國很多工作都在社會發展和進步的過程中得到了顯著的進步，但是仍然存在一些細節性問題沒有得到解決。如果這些問題不能得到有效解決，必然會對事業單位的整體進步和發展產生阻礙作用，因此在今后的工作中，無論是領導還是工作人員都應該加強關注，從而制定和探索更有效的解決方式，全面提升事業單位整體工作效率和質量。

參考文獻

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