做好新時期辦公室行政管理工作的思考

□吳昀霖

新時代發展下我國事業單位逐步增多，工作內容和工作種類逐步拓展，隨著事業單位的增多，辦公室行政管理的重要性也逐步提升，辦公行政管理對辦公室工作質量和工作效率存在較大影響，為調動辦公室人工作的積極性，解決相對突出的工作矛盾，并制定和運用有效的措施解決工作中存在的問題，以更好地完善辦公室行政管理功能，切實調動員工工作的積極性，發揮行政管理工作的實效性。基于目前辦公室行政管理工作存在的問題，亟需從管理理念、管理方式和工作內容入手，建立新的辦公室行政管理體系，為行政工作開展和辦公室管理提供有效依據。

一、新時期背景下辦公室管理工作的內容

辦公室行政管理工作內容如下：第一，做好各個部門的文書工作，包括對文書的收取、歸類和發放與存檔等，針對不同的文書內容和作用途徑進行分類管理，處理好文書的存放和整理工作，針對文書工作的性質和順序進行分類，按照相應的類型和處理程序，及時高效地完成文書工作。第二，檔案管理保存。檔案管理保存是為了實現檔案的封存，各個不同部門的檔案最后都是統一由辦公室進行處理和保存，保存一方面要依據檔案的類型實現分類管理，另一方面需要針對檔案的內容，實現檔案的收集、鑒定和整理、利用，依據檔案信息服務的要求，從視頻資料、照片資料與文字等，完成對檔案管理工作統一性處理，實現檔案的信息化建設和網絡化管理，這是新時期辦公室工作的要求。第三，實現會議的及時管理。會議也是辦公室行政管理工作之一，辦公室要為各個部門做好合理的調度工作，并依據各部門的調度工作做好會議規劃，并做好詳細的會議記錄，完善會議的報批和審查制度，并對出席人員進行分工和統計，由此實現各單位的高效運作，解決各單位存在的工作冗余和會議繁瑣問題，切實提高會議的效率和效果，分配好會議經費，并進行會議記錄、管理和節約成本支出。

二、辦公室行政管理工作的作用

(一)協調組織上下級之間的關系。辦公室行政管理工作為了協調組織上下級關系并做好“傳聲筒”和“協調者”的工作，基于行政管理角度來看，辦公室行政管理工作是為了保證上下級之間的協調性，完成上級部門下達的各項行政工作，處理的是人與人、組織與人和組織與組織之間的關系。辦公室作為組織的協調者，主要是事業單位工作的推動者與助手，能依據實際情況落實上級機關部署的各項任務和工作，并監督和檢查各項工作與任務的實施結果。作為事業單位的推動者，辦公室要保證上級能聽到基層的意見與建議，需要深入群眾了解基層的情況與需求，并及時向相關領導提出建設性的意見，另外，將上級機關的工作中指令與目標落實到管理中，協調好是上下級關系，并及時向員工傳遞各項指示和精神，起到“承上啟下”的銜接作用。

(二)組織協調的主要載體。辦公室工作與各個部門的工作密切相關，是一個綜合性的辦事部門，需要做好組織正常運轉的中介和橋梁，做好上下溝通工作。由于上下級事務存在時效性，辦公室在傳遞任務和指令時，需要做到快捷、周密，規范性地完成各項工作的傳遞，隨著工作節奏不斷加快，工作方式走向信息化和網絡化，辦公室行政管理工作，還需要服務于組織，服務于領導，為組織和領導提出科學合理的意見，掌握組織決策方向和基層需求情況，及時對基層和組織存在的問題制定對策，并做好工作規劃，并以群眾需求及時督促各項工作的實施。鑒于此，辦公室工作主要是圍繞文書和行政工作，需要協調好組織和部門之間的關系，以辦公室工作為協調上下級之間的關系，才能切實有效地履行辦公室組織的服務職能。

三、新時期辦公室行政管理工作缺陷及不足

(一)行政管理制度缺失。我國辦公室行政管理缺乏健全的管理制度，隨著經濟的快速發展，單位規模和單位工作發生變化，傳統的辦公室行政管理體制無法滿足現代化發展要求，很多問題與事業單位自身形成、發展過程相關，行政管理工作制度無法滿足經濟發展需求，且我國供給側結構性改革背景下人事制度也正在積極探索改革之道，員工的積極性受外界因素影響，加之內部管理存在缺失，導致事業單位發展備受阻礙，健全行政管理制度勢在必行。

(二)主動與被動矛盾突出。主動和被動矛盾突出是因為近年來我國辦公室管理人員素質水平偏低，管理人員自身能力有限，導致一些行政管理工作無法順利展開，從而引發了不少問題，例如行政管理人員執行能力較差，很多行政管理工作繁瑣，上下級之間的任務和工作匯報等層層遞進，效率極低，且資源浪費問題較為嚴重。行政管理人員工作主動性不足，但協調和匯報需要主動進行，才能切實提高工作效率，保證各項工作的順利實施，需要簡化工作流程，實現資源的優質利用。

(三)辦公室作風建設滯后。隨著事業單位規模的不斷擴張，受新時期網絡文化和社會不良風氣的影響，有些辦公室行政人員，缺乏堅定的工作意志，工作理念存在較大問題，出現了思想作風和生活作風的不良的風氣，不少行政管理人員自身就缺乏學習意識，很難按照“兩學一做”的教育要求將上級機關精神深入到基層群眾和其他部門，也有些辦公室人員思想意識缺乏時代性，思想陳舊，還是秉承老一套的做法，自主創新意識十分缺乏，工作作風不踏實、缺乏嚴謹性，從而增加行政管理工作的難度。

四、新時期辦公室行政管理工作的改善策略

(一)樹立正確的辦公室行政管理工作目標。辦公室行政管理人員要切實明白各項活動的意識，明確自身的工作定位，才能在實際工作中做好各項管理措施，協調好單位的組織關系和人際關系。從辦公室所處的位置來看，辦公室是一個綜合性的活動單位，按照辦公室發展狀態和活動規定，這是個保證組織正常運轉有序的紐帶，承擔起組織的聯系活動。行政管理崗位辦公室的主要職責，日常單位工作中辦公室負責事務活動，這些活動具有一定的細節性，例如日常的接打電話，負責好對外的公關形象，在工作中需要明確單位具體的狀態，回答問題還需要采用相應的講話方式，切實讓群眾感受單位的親民和細致工作形象，為致電人員提供滿意的解答。所以，辦公室行政管理工作，明確每項工作的意義，對一些細節性的活動指定有序的實施方案，結合辦公室的工作內容和單位對外形象，樹立綜合化的服務意識，以細致耐心態度塑造優良單位形象，并帶動活動的順暢發展。

(二)明確辦公室行政管理的職責。就辦公室的工作內容和工作范圍來看，辦公室的行政管控職責主要是包括助手職責，辦公室要對上級工作負責，切實將各種任務和工作指令落實到各個部門和單位，辦公室上級機關部署的落實需要辦公室的協助，辦公室需要加強機關管理，并維持好正確的工作秩序，以工作質量為主要的衡量指標，輔助落實各項工作；參謀職責，辦公室行政管理工作需要深入到基層中，針對辦公室行政管理內容和事業單位的工作范圍和工作情況，展開深入調查，并及時將調查結果反饋到各個部門，總結工作現狀并提出相應的意見；協調職責，這項職責的目的是為了規范和協調好各個部門的工作，為切實調動員工工作的積極性，需要為各部門工作制定相應的策略，推動人事制度改革，并傾聽員工工作存在的問題，促使各個部門建立優良的關系，能集中精力思考和處理上級下達的各項工作。

(三)構建多元化的事務處理格局。由于辦公室行政管理工作存在相對更突出的主動和被動矛盾，辦公室工作在處理中需要協調好大局和小局矛盾，辦公室作為綜合性的部門，具有較強的組織服務性，所以辦公室工作需要切實貫徹“一切服從大局，一切服務大局”的原則，處理工作中小局服從大局，局部服從總體，盡量做好小局工作，并將小局工作與大局工作結合，構建局部服從整體的事務處理格局。然后針對主動和被動的矛盾，按照辦公室工作服務性質，樹立主動服務意識，對一些常規、規律性的確定性工作，要主動出擊，提前做好相應的工作準備，但對于那些服務性、突發性和臨時交辦的工作，做好靈活應變處理，盡可能地適應領導的辦公思路，超前做好服務準備。對于“過”與“不及”的矛盾則是要轉變傳統的管理方式，提高服務意識，工作中從全局意識著手，為領導和部門提供高質量的服務，但辦公室是一個綜合性的服務部門，工作應該以服務為主，為各項工作提供相應的背景資料，并依據社會所需的服務全面發揮工作的效用。

五、結語

綜上所述，新時期辦公室行政管理工作，需要完善辦公室行政管理體系，加強對辦公室工作的行政管理力度，明確辦公室工作的實際職責，依據辦公室行政管理工作存在的問題入手，制定相應的行政管理工作，積極加強人員素質培育，健全辦公室行政管理體系，轉變管理方式，提高服務意識。