檔案標準化管理探索

□鞠小薇

隨著科技的發展，標準化已成為各行業追捧的對象。在組織開展檔案管理工作的過程中，通過實施標準化，可以大大提高檔案管理工作的整體水平和檔案管理的工作效率，進而在一定程度上推動檔案管理工作的可持續發展。基于此，需要對檔案實施標準化管理，從根本上有效解決檔案管理工作中存在的各類問題。

一、檔案標準化管理的特征

(一)完整性與配套性。從某種意義上說，對檔案實施標準化管理就是將有關檔案管理的標準匯總在一起，形成具有一定內在聯系的、完整的檔案管理標準，同時，各項管理標準之間可以互相補充、互相影響。在組織開展檔案管理工作的過程中，通過制定、實施詳細的管理標準(與檔案管理工作相互匹配的標準)，可以有效推動檔案管理工作的持續發展，否則檔案管理工作就會受到不同程度的影響，比如，在對檔案實施標準化檢索時，如果檔案著錄規范、標識符號、目錄組織等缺乏規范化、標準化，那么檔案標準檢索工作就無法進行，從而影響檔案的正常使用。所以說，檔案管理的標準就是相互統一、相互配合。

(二)協調性與聯系性。在對檔案實施標準化管理時，需要綜合分析檔案管理標準與其他管理標準之間的聯系，確保各管理標準之間相互銜接與協調發展，比如，在開展檔案檢索工作時，需要“分類號”與“檔案號”在深度方面保持一致。當檔案管理標準與其他管理標準相互銜接時，需要保持協調性，例如，檔案與情報、圖書等管理標準之間需要建立相應的聯系。

(三)合適的比例。在建立檔案管理標準時，需要對檔案所屬單位的實際情況、業務特征以及檔案管理工作的核心等因素進行綜合分析，對檔案的類型、數量進行科學劃分，確保檔案管理的全覆蓋，所以，需要各類檔案管理制度在檔案管理體系中占有合適的比例，避免出現檔案管理的真空，影響檔案的正常使用，進而喪失檔案的價值。

二、檔案標準化管理存在的問題

(一)混淆了標準和法規的適用條件。在組織開展檔案管理工作的過程中，普遍存在混淆標準和法規適用條件的現象。與其他行業相比，檔案的行政指導普遍具有經常性、非強制性、普遍性的特點，這種特點決定了各單位在開展檔案工作時，都采用集中統一、分級管理的方式，這些在一定程度上促進了行業標準的推廣和實施，使得檔案管理的標準化工作受到眾多單位的重視。對于覆蓋面比較廣的標準來說，一方面可以提高并強化檔案管理人員的標準化意識，加快檔案管理的標準化進程，另一方面一些檔案管理人員在使用標準時，混淆標準和法律法規的適用條件，賦予行業標準強制性約束，在這種情況下，一旦發布行業標準，就會出現強制執行行業標準的錯誤認識。

(二)檔案管理認識水平偏低。在我國，受計劃經濟體制的影響和制約，一些事業單位和大型企業單位(私營企業一般不涉及檔案管理這項工作)將工作重點集中在較為實際的工作中，普遍忽視了檔案管理工作。在這種情況下，檔案管理工作就會被邊緣化，引發這種問題的原因主要是企事業單位普遍對檔案這項基礎性管理工作認識和重視不夠，在他們的意識形態中，普遍認為檔案管理工作不能顯示自己的業績，不能產生任何實際的利益，致使檔案管理工作沒有被重視和認可。另外，在進行業績考核時，考核者一般不會考核檔案管理工作，這種行為無形中打擊了檔案管理人員的積極性和主動性，使得檔案管理人員在管理檔案時，存在應付了事的問題，主要表現為填寫檔案不認真、字跡潦草、內容簡單等，進而在一定程度上大大降低了檔案的價值，使得檔案資料喪失原有的使用價值，也就無法為實際工作帶來幫助。

三、檔案標準化管理的具體措施

(一)對檔案標準化管理進行大力宣傳。對于事業單位或大型企業單位的領導來說，在日常工作中，需要高度重視檔案管理工作，充分認識檔案資源的重要性，選擇責任心強、能力強、做事認真的員工負責檔案管理工作。同時，對檔案標準化管理進行大力宣傳，尤其在編制檔案行業標準以及頒布檔案管理標準化規定時，相應的檔案管理部門可以發布規范性文件或者組織檔案管理人員進行檔案管理標準化知識培訓，以此幫助檔案管理人員學習檔案標準化管理的主要原則以及法規編修等，進一步提高檔案標準化管理的質量，規避檔案標準化管理中經常出現的問題。

(二)對檔案標準化管理實行全方位監管。在對檔案實施標準化管理后，需要對檔案管理工作進行有效的監督，及時發現與其他法規、行業標準相互沖突的地方，通過不斷調整，進一步完善檔案標準化管理。同時在監管方式上，一方面檔案管理部門可以成立監管小組對檔案管理工作進行監管，另一方面可以借助微博、微信公眾號等現代化的媒體方式吸引第三方(社會組織、個人等)參與到檔案標準化管理監管中，以此推動檔案管理的標準化。

(三)規范著錄工作。隨著科技的不斷發展，計算機得以廣泛使用，著錄工作作為檔案管理的一項重要工作，通過實行計算機管理，可以有效提高著錄工作的可靠性。因此，檔案管理部門需要按照《檔案著錄規則》的相關要求，對自身的著錄行為進行規范化管理。在實際工作中，由于檔案管理部門之間存在一定的差異性，所以檔案管理部門需要結合自身的實際情況，充分利用計算機技術，同時制定出完善的著錄規則，確保檔案管理的標準化。

(四)統一分類號。利用計算機檢索檔案資料時，通常情況是根據檔案的分類號進行檢索，所以，分類號制作質量直接影響計算機檢索結果和檢索效率。為了提高檢索效率，需要檔案管理人員在開展分類工作時，要嚴格遵守《中國檔案分類法》的相關規定，同時，還要根據各地的實際情況劃分分類號，以此提高檔案的可利用價值。另外，在開展分類工作時，重點關注分類的審查，堅決杜絕不合理的分類，并且要組織檔案管理人員進行培訓，通過統一認識、統一標準，最大限度做到前后標引的一致性，同類文件標引的一致性，實現檔案管理的標準化。

(五)建立檔案管理人才隊伍。檔案標準化管理的過程較為復雜，這是因為在這一過程中涉及制定標準、宣傳標準、實施后的評價以及反饋檢查等環節，這些環節相互聯系、相互影響，并且需要檔案管理人員積極參與來推動檔案標準化管理工作。為了不斷提高檔案管理的工作效率和管理質量，需要建立檔案管理人才隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質。一是檔案管理人才隊伍年輕化，選用年輕的檔案管理人員，為他們提供良好的工作環境和發展空間，激發他們工作的積極性，增強歸屬感。二是針對檔案管理人員進行專業知識、專業技能培訓，幫助檔案管理人員不斷完善檔案管理專業知識，同時豐富他們的計算機網絡知識、法律知識等。此外，組織檔案管理人員外派學習，例如經常參加研討會，加強檔案管理人員和外界之間的學習和交流，拓寬檔案管理人員的工作視野，鼓勵檔案管理人員勇于創新。三是完善考核管理制度和獎懲制度，通過考核檔案管理人員的工作內容，并將考核結果與績效掛鉤，借助相應的獎懲制度，對檔案管理人員的工作結果進行獎懲，以此強化檔案管理人員的責任意識。

四、結語

綜上所述，在組織開展檔案標準化管理工作時，檔案管理人員需要綜合分析檔案標準化工作中存在的問題，同時結合自身的實際情況，通過采取相應的措施，完善檔案標準化管理工作。