高職院校基建檔案規(guī)范化管理探索

□陳怡霖

檔案管理工作是高職院校發(fā)展中具有較強基礎(chǔ)性戰(zhàn)略意義的工作，由于傳統(tǒng)觀念的影響，特別是高職院校檔案管理體系不健全，多數(shù)檔案管理工作都掛在學(xué)校辦公室中，以兼職形式為主，不僅加重了非專業(yè)人員的工作負擔(dān)，也阻礙了檔案管理體系的發(fā)展。高職院校檔案工作服務(wù)學(xué)校科研管理等效果不佳，因此，得不到高職院校管理機制與人員的重視。實際上，基建檔案記載了基建歷史，也是高職院校各方面發(fā)展權(quán)益的證明和依據(jù)，除卻一般的基建管理與基建工程項目活動資料以外，對學(xué)校未來發(fā)展具有較大決策價值，基建檔案的價值就是對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想，所以在學(xué)校權(quán)益以及未來建設(shè)中，無可替代。

一、高職院校基建檔案特點與現(xiàn)狀

(一)高職院校基建檔案特點。基建檔案不僅種類復(fù)雜，其形式更加繁瑣，高職院校基建檔案的保存與管理，一方面是為高職基建工程作為參考，另一方面也是高職院校寶貴的發(fā)展材料，無論是檢查、維修還是擴建、改建等，都具有重要的參考價值和理論依據(jù)，主要有如下幾條顯著特點。

1.管理要求高。與其他的檔案不一樣，基建工程涉及到工程勘察、圖紙設(shè)計以及現(xiàn)場施工等部門的管理環(huán)節(jié)，所以基建檔案中不僅有水電施工、材料購買等材料，還需要記錄每一個建設(shè)工程項目的環(huán)節(jié)，材料的收集、記錄、整合與管理都必須要依據(jù)相應(yīng)參考規(guī)范操作，所以基建檔案是要對整個工程項目進行全面記錄，需要有非常強的專業(yè)性，不適合一般的檔案管理流程。

2.收集周期長。基建工程從提出、調(diào)研到建設(shè)等，要經(jīng)過立項審批、項目計劃等這些階段，且在這個具體建設(shè)過程中，往往要花費將近一年以上甚至更長的時間，才能夠完成項目竣工到驗收整個項目環(huán)節(jié)。所以基建工程的記錄以及材料收集也要花費較長的周期。

3.使用價值高。使用價值高在于高職院校在發(fā)展中，伴隨著科技以及行業(yè)的發(fā)展，必然要使得教育跟上時代發(fā)展腳步，所以院校各個專業(yè)會根據(jù)學(xué)科教學(xué)要求，實現(xiàn)基建工程的改造與裝修，在這個過程中就會使用到基建檔案，并以基建檔案為參考依據(jù)，針對整個基建空間內(nèi)部建設(shè)進行調(diào)整與改變，基建檔案對高職院校的發(fā)展與改進的參考價值非常高。

(二)高職基建檔案管理現(xiàn)狀。目前在基建檔案建設(shè)中，高職院校的管理人員素質(zhì)不高，多數(shù)基建檔案管理人員都不是專業(yè)檔案管理人員，都是由高職院校臨時指派的，沒有專業(yè)工作能力，難以高效完成檔案管理工作，這從側(cè)面也烘托出高職院校領(lǐng)導(dǎo)并不重視基建檔案的管理。不少高職院校領(lǐng)導(dǎo)都將重心放在教學(xué)管理和招生就業(yè)中，將基建的重點放在工程質(zhì)量中，不能正確認識到基建檔案的重要性，所以，管理中管理質(zhì)量以及管理水平并不受高職院校工作重視。另外，高職院校檔案管理制度匱乏，缺少統(tǒng)一的基建檔案管理制度，管理手段也還是停留在手工管理模式，管理工作的效率低，基建檔案資料繁瑣，所以基建檔案的利用質(zhì)量差，高職院校在合并初期，工作量大，基建檔案多，加之現(xiàn)代化工具不能夠及時匹配。因此，高職院校基建檔案管理中基建檔案的參考價值與使用價值較低。

二、推進高職院校基建檔案管理規(guī)范化的策略

(一)健全基建檔案管理制度。以統(tǒng)一、規(guī)范化的基建檔案管理指導(dǎo)員，可有效促進高職院校基建檔案的正常有序運行，院校在管理制度健全中，一是要以標(biāo)準(zhǔn)化的基建檔案管理需求，培養(yǎng)或者是挑選出專業(yè)的基建檔案管理人員，對基建檔案管理負責(zé)。二是要讓基建檔案管理人員明確資料收集的規(guī)范流程，不斷對基建檔案管理制度進行完善，加強基建檔案管理人員的質(zhì)量監(jiān)督與審核，實現(xiàn)基建檔案管理的有據(jù)可循，將責(zé)任落實到人，確保管理人員盡心盡責(zé)。三是院校管理部門要有科學(xué)化和規(guī)范化的培訓(xùn)流程以及培訓(xùn)制度，定期針對基建檔案管理人員進行職業(yè)操守與專業(yè)技能培訓(xùn)，掌握施工流程以及各個環(huán)節(jié)的注意事項，從而在基建檔案管理規(guī)范化中進一步為基建檔案管理奠定優(yōu)質(zhì)基礎(chǔ)，可確保基建檔案管理具有信息化發(fā)展的可行性。

(二)實現(xiàn)檔案管理信息化。目前高職院校都具備相應(yīng)的校園網(wǎng)、一卡通等數(shù)字化校園建設(shè)系統(tǒng)，以數(shù)字化院校系統(tǒng)與管理平臺作為統(tǒng)一基建檔案數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)信息化管理，可進一步推進高職院校基建檔案管理工作的信息化進程，將原本的手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑瑢崿F(xiàn)基建檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化、信息化與共享化。信息化建設(shè)中，為使得辦公信息化，要高效實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的儲存工作，所以檔案人員要學(xué)會操作專業(yè)軟件，采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集與整理工作，完善管理平臺的檢索、編排與快速識別等功能，做到一體化數(shù)字管理，注重信息化建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)要明確自身的責(zé)任，加大信息化建設(shè)的資金投入。促使基建檔案管理信息化的真正展開，以健全檔案管理責(zé)任制度，實現(xiàn)日常性管理工作的職責(zé)和權(quán)限，及時解決問題及查找出責(zé)任人。

(三)提高基建檔案利用效率。高職院校要加強對基建檔案資料的收集，基建檔案建立要與基建工程同步完成，保持與基建工程同步，可從項目立項到竣工驗收等，整個基建工程項目中同步收集圖紙、數(shù)據(jù)以及報表等基建資料以外，還能夠避免其他因素導(dǎo)致后期資料的缺損。邊收集邊整理，將整理結(jié)果轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，實現(xiàn)基建檔案的收集、整理和歸檔。所以在檔案資料收集中，要加強與施工人員的溝通與交流，確保資料的真實性，全面進行基建檔案資料整理與規(guī)劃。轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，可以使得檔案數(shù)據(jù)化有章可循，避免存檔與歸檔出現(xiàn)混亂，完成檔案掃描、圖像處理與數(shù)據(jù)掛接等，最終形成統(tǒng)一的電子檔檔案目錄庫，明確各個環(huán)節(jié)。

三、結(jié)語

不同于高職院校其他的教學(xué)、科研以及行政和黨建檔案，基建檔案更為繁雜，首先基建檔案是高職院校的基本建設(shè)項目檔案資料，在《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》中曾明確指出，基建檔案室整個建設(shè)項目中形成的從醞釀到?jīng)Q策、建成投產(chǎn)中的應(yīng)歸檔保存的文件，例如基本建設(shè)項目提出計劃、調(diào)研和可行性報告等，這些基礎(chǔ)建設(shè)項目的工作活動中的文字、材料、圖紙還有聲像材料等都是基建檔案的內(nèi)容，規(guī)范化管理基建檔案，可有效推動高職院校基建發(fā)展。