新時期事業單位檔案管理工作現狀與發展

鄭 瑋

中共肇東市委組織部檔案信息管理中心 黑龍江綏化 151100

事業單位由于單位基數大，員工數量較龐大，所以事業單位的檔案管理工作相對復雜，但隨著信息技術的改革，事業單位也在逐漸向信息化管理檔案的過程中邁進，但是新時期事業單位的檔案管理中仍然存在著較多問題，本文針對事業單位的檔案管理工作中存在的問題進行闡述，并對問題的解決方案及事業單位檔案管理工作的發展進行分析。希望相關結論為有關機構及部門提供參考。

一、事業單位檔案管理工作現狀

在現今行政事業單位的相關檔案管理工作之中，工作現狀主要體現在以下方面。在檔案管理工作的各個環節之中，所使用的模式主要是集中管理，雖然這種模式已經經歷了多次改革，可是在市場經濟的大環境之下，檔案管理模式仍然是具有中國特色的，在這種模式之下，通常是借助自上而下的體系來建立檔案管理的機構，從而使分級管理檔案的目標得以實現，與此同時，還需要用檔案網在全國范圍內進行覆蓋。在國家基本原則的導向下，各個地區實行檔案管理機構不僅會受到本級政府的管轄，還會被上級檔案管理機構所監督。還有一種是牌職合并的形式，指的就是國家的各個檔案局可以進行合并，進行合并之后能夠獲得檔案局以及檔案館的牌匾，這就意味著可以實現管理雙職能。

二、事業單位檔案管理工作現狀

（一）缺乏充足的事業單位檔案管理技術人員

第一，因為員工的不固定性和架構部門重新組建的多重因素，就很容易導致事業單位檔案管理技術員工的工作出現變化。并且新出任工作的人員都是沒有接受高級檔案理論學習的，只知道把對應文件放入檔案架，沒有基礎的檔案工作的認知，更別說對于檔案學、管理學和檔案的一系列過程的相關檔案概念的熟知了，關于檔案資料的一系列流程認知甚少，使得檔案管理達不到期望的水準[1]。第二，因為檔案管理的信息科技的革新，所屬工作者應該具備當下流行的管理技能，主要是電腦使用和軟件使用，這也是升級為高級檔案管理者的必經之路，為后續的高效檔案管理提供了技術支持。

（二）缺少事業單位檔案的相關嚴密保護觀念

現在是信息科技高度發展的新時代，很多管理檔案的軟件都普遍走向完善與科技化，但是卻出現了很多管理者太過于依靠電腦科技的現象，而缺乏對于檔案資料的嚴密保護觀念。還要說到的就是，倘若該檔案是非常嚴密或者重要的，那么就應該使用傳統檔案材料再進行備份，如果電腦上的檔案信息因為某些因素永久性丟失，還可以找回[2]。并且，雖然現代互聯網發展迅速，但是檔案管理人員還是需要有嚴密保護的觀念，才能抑制重要檔案在電腦上被盜竊的現象出現。

三、事業單位檔案管理工作發展前景

首先，檔案電子信息化，隨著電子信息技術的普及，電子信息檔案的概念將實施到事業單位的檔案管理工作中，辦公模式也將開始轉變，從傳統的紙質辦公越來越傾向于電子辦公模式，電子檔案辦公不僅能夠減少辦公時間，更能夠較大幅度提高辦公的效率，從而在一定程度上節約了辦公成本。隨著電子檔案信息的增多，檔案的存儲也會變得復雜，面對文件的紛繁雜亂，往往會造成檔案查詢的錯亂無序，為查找帶來困難。借鑒國外相關成熟的案例，可以將檔案文件整體化處理，即通過分類將檔案制作、使用、暫時保存、永久性保存區分開來進行檔案處理。同時將各部門的分散文件與檔案進行整合，并獨立儲存，變成獨立整體，從而使文件的使用與調度變得更為便捷，也為各部門的人力、物力、財力帶來節約的可能。

四、事業單位檔案管理工作的舉措

（一）拓展服務內容

需要注意的是，事業單位的檔案管理模式在不斷更新變化之中，這是因為受到信息技術的影響。因為信息技術是在不斷創新的，所以檔案管理模式就會有十分可觀的創新前景。例如事業單位在了解互聯網的便利性之后，可以通過計算機獲取他們所需要的資料，從而建立起符合他們發展的檔案信息管理體系。

（二）完善檔案信息網絡系統

事業單位在進行生產經營時，一般會利用網絡檔案信息系統來獲取各個經營環節的具體數據和資料，這些內容在整理和歸檔之后可以拓展檔案信息資源。除此之外，在對各個行業內部資料進行收集以后，可以使同行業的檔案工作動態實現共享和交流，在這個基礎之上，各個行業的管理信息實現了不斷的完善和發展。

隨著電子信息技術的普及，檔案管理工作變得相對簡單，但檔案管理工作的意義也發生了轉變，即不再是傳統意義的管理查詢工作，在電子信息的作用中，可以在一定程度上為企業或單位在某些決策上做出指引及參考。新時期事業單位的檔案管理在革新中仍存在著一些問題，如何將檔案管理在事業單位實行真正的信息化是事業單位檔案管理人員及領導應解決的問題，檔案管理工作的發展前景也日漸光明，所以新時期事業單位的檔案管理工作應完善檔案管理體制，從而為事業單位的電子信息檔案化作貢獻。