大數據時代檔案管理發展的思考

屈 榮

（陜西省水務集團有限公司，陜西 西安 710000）

在當下檔案管理過程中，大數據時代所賦予的背景促使其信息化建設水平成重要標志，所以，要充分重視檔案信息化建設。而檔案信息化在當今的背景之下，已經實現從紙質向數字化轉變，借助計算機技術，檔案管理人員將各類檔案錄入系統，系統將會實現自動分類，節省了大量的時間、人力。但應當看到檔案信息管理在技術、管理、人員等各方面尚存在不足，所以，筆者將就這些方面來進行分析，進而有效推進大數據時代檔案管理建設的步伐。

一、大數據時代檔案信息化管理的重要意義

所謂信息化的檔案管理，就是指應用先進的電子信息技術，以更高的效率完成檔案信息的采集、整理和歸納。具體而言，在管理過程中，利用現代化技術可提升檔案管理的工作效率，同時，削減了復雜的工作步驟，讓檔案管理趨向簡明化、高效化；借助信息技術進行高效管理，還可實現檔案信息資源的高度資源共享，在當下時代，信息資源始終占據重要的地位，所以，在網絡如此發達的條件下檔案管理工作也充分借助信息化為其服務，為各部門的工作提供便利的條件。因此，從這層意義上來看，檔案信息化建設在整個管理工作中占據著重要的意義。

二、檔案管理工作在時代背景下的發展機會

（一）實現檔案管理的中心思想

在過去的很長時間里，國人對檔案管理工作并沒有充分理解和重視。直到電子信息技術的發展帶著我們進入大數據的時代，檔案管理工作的重要程度才重新被注意到，為檔案管理部門的發展注入新的活力。隨著國家信息化程度的推進，需要收集整理的檔案信息越來越多，海量的信息數據給檔案管理工作帶來了極大的挑戰。面對這樣的情況，陳舊的檔案管理體系無法滿足實際的工作需求。這樣一來，負責檔案管理工作的單位就要充分地研究時代發展趨勢，以及在這一時代背景下人們的信息需求方面，通過科學的管理手法實現在海量信息資源中提煉滿足人們需求的重要信息。這不僅僅是檔案管理工作的中心思想，同時也是大數據時代帶給這一工作的發展機會。

（二）建立完善管理機制

在當今時代背景下，電子信息技術的普及和應用，使得原本難以處理的電子郵件能夠更有效地被管理。大數據技術的應用，大幅度提高了檔案管理工作中人力資源和相關物資的利用率，有效地提升了管理效率，相關檔案信息也得到了更好完善。除此之外，負責檔案管理的單位還應當借助先進電子信息技術和大數據技術的優勢，實現管理體系的建立和完善。擁有科學合理的管理體系，收集到的檔案信息能夠更高效地被分析管理，同時也降低了人為因素造成的資料丟失或損毀，是檔案管理工作滿足時代需求持續高效發展的強勁動力。

三、大數據時代檔案管理的影響因素

（一）人員因素：檔案管理人員專業素質不達標

隨著網絡時代的進步，信息化已經走入了檔案管理工作之中。如今的檔案管理工作已經充分地應用了先進的電子信息技術和大數據技術，但是負責檔案管理的單位并沒有重視管理人員相關技術的培訓工作。導致管理人員并不具備適應時代發展和信息化管理模式的技術能力，專業素質也還滯留在之前的程度上。管理技術和管理模式雖然已經實現了與時俱進，但是管理人員專業能力水平的不足，使得這些技術并不能很好的發揮實際效用。而另一方面，信息技術卻在不斷地更新發展，便會導致檔案的管理工作進展緩慢，達不到應有的檔案信息化建設水平[1]。

（二）技術因素：計算機技術運用不成熟

部分檔案管理單位依舊沒有意識到檔案管理工作的重要性，即使引進了先進的電子信息技術，但是并沒有定期對其加以維護和更新，相關設備的硬件和軟件都遠落后于時代。在這樣一來很多檔案信息的時效性和有效性都得不到充分的保障，阻礙著檔案管理工作的發展和進步。沒有及時更新的計算機系統會出現很多的漏洞，這些漏洞成為了一些不法分子謀求經濟利益的關鍵途徑。不法分子可以通過這些漏洞攻擊并入侵到檔案管理部門的系統內，這一行為不僅僅會造成重要信息的泄露，還會導致部分檔案信息出現丟失或損毀的狀況。由此可見，充分重視管理設備的更新和維護，既是對檔案信息安全性的保障，又是推動信息化檔案管理模式建立的有效策略。

（三）管理因素：檔案管理制度尚不健全

完備的制度是實現有效檔案管理的前提，但是，在當下一些的檔案管理工作中，管理職責不清，甚至存在檔案管理職責混亂的情況，針對這種情況，便是由于的檔案管理缺乏科學性、系統性、合理性的制度。而由于信息化管理制度的不健全，相關人員的責任意識相對單薄，又由于缺乏相關制度規范，會導致重要檔案有泄密的可能。

四、大數據時代優化檔案管理發展的應對措施探究

（一）加強培訓提升管理人員素質

面對由于檔案管理人員專業意識薄弱而導致的影響檔案信息化建設的情況，首先要重視管理人員素質的專業化培養，檔案信息化管理人員的素質高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責任意識并未充分得到重視，會出現部分檔案管理人員對所從事的工作以最低標準要求自己，便會導致檔案管理信息化建設得不到進一步推進。基于此，要定期開展相關的專業知識培訓講座，完善崗位考核機制，讓管理人員從根源上意識到所從事工作的重要性，進而，端正態度并促進檔案信息化建設。

（二）實現計算機技術的充分利用

面對計算機技術運用不充分、不成熟此種情況，作為管理者，要及時進行檢測與更新信息管理系統，確保檔案管理系統處在網絡時代發展的前列，在此基礎上，加大計算機基礎設備的投資，確保硬件系統達到相應要求。

（三）采取措施完善檔案管理制度

針對檔案管理制度不健全此種情況，作為檔案信息管理部門的相關人員，應當建設完備的檔案管理制度，依據當下制度實施情況，及時做好制度更新以及規范工作，與此同時，要十分注重制度細節工作的落實，促進檔案信息化管理的進行；而針對職責混亂的情形，要結合實際情況，并于檔案管理部門人員進行開會研討，制定一套內容明確、職責清晰的管理制度，在此基礎之上，全員監督，嚴格執行。

（四）完成信息共享平臺的構建

在大數據的時代背景下，記錄于檔案的信息資源數量龐大種類繁多，為了人們能夠更好地獲取并應用這些信息，實現共享檔案資源的目標，就必須完成大數據檔案信息資源平臺的構建和完善。我國現有的檔案信息資源共享平臺還需要進一步調整和完善。應用先進的電子信息技術和大數據技術，能將龐大的檔案資源更好地整合起來，實現對平臺功能的完善工作，使人們能夠充分享受這這一平臺帶來的便利。對于已經實現數字化的檔案信息，要及時收納到共享平臺中，推動共享平臺信息資源的完善和進一步發展。

（五）實現檔案服務的智能化

每個人都是獨特的，需要使用的信息資源也會存在著很大的差異性。管理檔案信息資源的過程中，管理人員需要對所有人的信息需求方向都有一定的了解，依據需求提供信息查閱的權限。大數據技術在檔案管理工作中的應用，可以通過數據挖掘技術收集并分析不同人的信息需求方向。如今我國的科學技術已經走在了世界的潛力，人們的生產生活也被形形色色的現金技術所充斥，檔案管理工作先要在這樣的環境下更好地為人們提供服務，需要盡快完成檔案服務工作的智能化。除此之外，還應當增強檔案管理工作的數據分析，精準判斷人們的信息需求，實現精確的檔案管理服務工作。這樣一來能夠有效地提升檔案信息資源的利用率，更好地滿足人們對檔案信息的需求。

五、結束語

總而言之，在大數據背景下要實現檔案管理優化發展，就應全方位注重技術因素、管理因素以及人員因素。在此基礎上，相關管理部門要充分重視檔案信息化管理的一系列工作的開展，只有管理部門充分予以重視并落實，才能對當下檔案信息管理現代化不完備的地方，采取更具針對性的措施進行應對。進而，在網絡信息技術飛速發展的當下，才能補齊技術、管理、人員短板，做好檔案管理建設工作。