談如何強化事業單位改制過程中的檔案管理

宋來雙

當前，事業單位改制已經開始。事業單位的的改制，是在事業單位定位全額撥款、差額撥款、自收自支的基礎上開始的。對基礎科學和社會科學研究拓寬有償服務和經營領域，通過市場，逐步實現自收自支，創造條件轉化為企業。因此，事業單位改企已是大勢所趨。隨著十九大精神的貫徹落實和新舊動能的轉換，在深化改革的過程中，使檔案工作進一步開創新局面，已是擺在我們面前的一個重要課題。

一.檔案工作存在的主要問題

1.檔案工作體制弱化。隨著改革不斷的深化，事業單位自主權不斷擴大，有權決定內部機構的設立，決定人員編制。據了解，有些單位的檔案部門降格，檔案人員被裁減。同時，有些單位領導，特別是分管領導精力轉移，對檔案和檔案工作的重視及關心程度不夠；有的單位體制改革后，檔案機構空置，專職檔案人員變為兼職，正常的整理調檔工作都難以保證。體制弱化，阻礙了檔案工作的健康發展。

2.貫徹執行集中統一管理原則力度不夠。《檔案法》規定，對于一個單位形成的各種門類和載體的檔案實行集中統一管理，這是檔案工作的基本原則。九十年代初，大部分單位將分散管理的檔案集中統一管理，較好地貫徹了這一原則。改制過程中，由于各種因素的影響，導致部分檔案分散管理；有的集中存放，分頭管理；有的甚至將原來集中起來統一管理的檔案又分散到各部門，各自為政，缺乏統一的監督和制約措施，直接影響了檔案的完整和整體效益的發揮。

3.資金投入減少，保管條件達不到規定要求。近幾年來，部分科研單位對檔案工作的的資金投入減少，有的櫥內檔案擁擠，檔案裝具長期得不到補充，有的庫房設在樓頂，夏天缺乏必要的降溫措施，有的檔案庫房狹小，保管條件惡劣。長期下去，將嚴重影響檔案的壽命。

4.檔案資產意識不強。在市場經濟條件下，無形資產是單位資產的重要組成部分，檔案作為單位活動的記錄，是科研單位無形資產的有形載體。有的單位對此認識不足，給國家造成很大損失。如某單位下屬公司在與外商合資過程中，沒有認識到檔案的作用，對檔案的歸屬未做規定，致使原檔案被合資企業無償使用，產品、品牌還是原來的，而中方從中得不到任何利益，無形中造成資產的流失。

5.檔案的利用方式單調，檔案利用率低。檔案工作根本目的是實現有效的利用，目前多數滿足于被動利用方式，對主動利用的方式缺乏探索和實踐，對檔案深層次挖掘加工很少，單位效益好時不能提供進一步發展信息；效益較差時，不能提供必要信息，不能出謀劃策。

6.檔案人員的思想不夠穩定，業務素質及檔案的科學管理水平偏低。一是由于檔案工作人員工資福利待遇偏低等各種因素，導致他們的思想波動較大；二是長期不參加業務培訓和交流，缺乏進取精神，對新的規定、標準了解不夠，工作質量低，從而出現了收集困難、不齊全和人為的檔案流失現象。三是檔案工作者的綜合素質適應不了現代企業管理和現代化的發展的要求。隨著事業單位改革和內部權力的下放，以及各業務部 門權力的擴大，造成文件材料的多頭、多層次管理，致使有些文件材料難以收集歸檔，歸檔文件材料不齊全、不完整、不系統等現象的存在。同時，隨著技術市場的開放和經濟的搞活，有的單位，特別是效益不好的企業單位，存在檔案人員從事第二職業或干脆不辭而別現象，造成檔案的人為流失，損害了單位的利益。隨著現代化的發展，辦公自動化產生了大量的文件材料、電子檔案等，在業務上向傳統的管理模式提出了挑戰；檔案管理現代化又對檔案管理軟件、業務標準、提供利用方式等提出了更高的要求。

二.采取有力揞施，進一步開創改制過程中檔案工作新局面

針對檔案工作存在的一些問題，我們充分認識到檔案工作在我國檔案事業中的重要位置，充分認識到社會主義市場經濟的基本特征。社會主義市場經濟體制的建立和完善，為科技的發展注入新的生機和活力，為全面提高素質、建立現代制度，提出了新的課題和挑戰。同時，也給檔案工作帶來新的挑戰和發展機遇。我們要采取強有力措施，搞活改制后的檔案工作，定好位、找準方向，以大力開發檔案資源，努力為單位改革和發展服務作為改制后檔案工作的出發點和歸宿點，努力發掘和實現檔案工作的價值。要具體做好以下幾方面工作：

1.加大《檔案法》的宣傳力度，提高領導對檔案和檔案工作的認識。《檔案法》是我們做好檔案工作的法律依據，采取形式多樣、內容新穎的方式做好《檔案法》的宣傳，無疑對搞好檔案和檔案工作起著一個積極的促進作用。通過實例宣傳檔案的作用是提高領導檔案意識的有形體現，見效快，效果好。使領導對檔案工作予以重視，配備適應檔案發展要求的人員、人才、設施設備，以及財力保障。在實際工作中，積極爭取領導對檔案工作的支持，通過宣傳，使其有一個清醒的認識，使我們做好檔案工作的意識逐步變成領導的行為，使檔案工作上水平，上檔次。

2.依法治檔，充分利用法律手段，提高檔案法治意識，規范檔案管理。針對當前行政管理手段相對弱化和法人治理結構使單位自主經營權增大的現狀，我們要充分認識到管好、用好單位檔案是檔案工作者的重要職責，不消極等靠，積極運用法律手段為檔案工作爭取地位。通過法制宣傳，增強干部職工的檔案意識；通過依法管理檔案，使檔案機構的設置、人員配備、基礎設施與業務基礎的建設落到實處，為檔案管理和開發利用創造必要條件。

3.迅速行動，加強調研，找出工作的切入點和努力方向。科研單位改制過程中是檔案管理容易被忽視的時期，也是檔案管理部門及時介入，加強監督，履行職責，使單位檔案工作與單位發展融為一體的關鍵時期。因此，在圍繞單位資產與資金管理、質量管理、成本管理、技術創新、市場營銷、民主管理等關系到單位切身利益事項方面，早動手、早部署，深入實際，搞好動態研究，加強檔案收集、整理、保管，防止檔案散失，為提供利用、搞好服務打好基礎。

4.通力協作，發揮主管部門能動性，加大管理力度。檔案工作是管理系統的一個重要組成部分，檔案工作的好壞是管理工作的直接反映和具體體現。檔案行政管理部門要根據《檔案法》的規定，與主管部門配合，加大對檔案工作的宏觀管理，做到對檔案工作敢管、會抓，做好規劃協調、政策引導、指導監督和服務保障，使主管單位逐步認識做好改企檔案工作的重要意義，從而將檔案工作列入發展規劃。提高對檔案工作認識，是至關重要的。因此，主管部門是做好改企檔案工作的重要環節。主管部門與檔案行政管理部門要通力協作，加大監管力度，切實加強對改制企業檔案部門處置工作的監督指導，主動上門提供咨詢服務，要結合有關部門進行改制“回頭看”活動，及時查處改制工作中不按規定移交檔案、損毀、丟失檔案等現象，造成檔案損失的要依法予以追究，對改制后的單位，要采取檔案管理考核和年度檢查、抽查等活動，促進本單位的檔案工作走上規范化軌道。并對科技檔案工作要有部署、有要求、有目標，有指導、有檢查，真正把檔案工作放在心上，抓在手上，使檔案工作為市場經濟發展服務。

5.優化環境，創造良好氛圍，強化檔案工作，全面提高檔案工作水平。在社會主義市場經濟條件下，檔案工作如何找準位置是極其重要的。市場經濟體制的確立和發展，是一場解放生產力、發展生產力的革命，對檔案工作的影響也是深遠的，檔案部門和檔案工作者必須增強抓住機遇的緊迫感和使命感，從特定的環境和自身的條件出發，創造性地開展工作。同時，要充分認識檔案的時效性和價值，為市場競爭和提高經濟效益服務。還要建立健全各種制度，繼續抓好檔案科學化目標測評管理工作，以此提高專業技術人員對檔案工作的認識，為檔案工作的開展創造良好的外部環境。

綜上所述，在事業單位改制過程中檔案工作者也要轉變觀念，認真研究和解決當前檔案工作中的薄弱環節，以前瞻性的眼光分析改制過程中檔案工作遇到的困難和問題，制定工作預案，發揮好檔案工作的重要價值，以強化改制后檔案工作應有的地位，使檔案工作適應新形式的發展要求。