淺析國土資源檔案信息化管理

杜俊靜

[摘 要]在信息時代，將信息技術應用于檔案管理中，能提高管理效率，降低人力、物力成本，是檔案管理工作發展的必然趨勢。本文以國土資源檔案為例，首先指出檔案特點和信息化管理的意義，然后介紹了信息化管理系統的構建方法，最后結合實際案例進行分析，以供參考。

[關鍵詞]國土資源;檔案;信息化管理;系統構建

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.077

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）04-0-02

0 ? ? 引 言

國土資源檔案的類型多，包括地籍檔案、地礦檔案、建設用地檔案、土地規劃檔案、資源監察檔案等，管理工作難度大。信息化管理，是對文字、圖表、實物、電子等檔案載體，采用信息技術進行分析處理，實現檔案信息共享，從而進一步提高檔案管理的規范化。

1 ? ? 國土資源檔案的特點和信息化管理的意義

1.1 ? 檔案特點

國土資源檔案的特點有以下幾點。①豐富性。按照不同的標準，將國土資源檔案劃分為不同類型，以檔案門類為例，劃分為文書類、科技類、會計類、電子類、實物類和音像類。不同檔案相互交叉，以建設用地檔案為例，其中用地申請、征地協議等資料，屬于文書檔案范疇;用地位置、平面圖等資料，屬于科技檔案范疇。②動態性。國土資源管理中，檔案具有承接性和周期性，是經過長時間組織和積累后形成的。在環境、人類活動的影響下，土地、礦產的數量和權屬會發生變化，要求對檔案進行動態管理。③保密性。國土資源檔案涵蓋的范圍廣，其中部分檔案涉及國家利益和安全，保證檔案的安全是管理人員的基本職責。隨著信息技術的快速發展，資源共享成為一種趨勢，網絡環境的應用，促使不同信息服務領域相互滲透融合，因此，相關部門要加強檔案的保密性。

1.2 ? 管理意義

國土資源檔案進行信息化管理的重要意義有以下幾點。①提高管理效率。實現信息化管理，需要計算機技術的支持，能快速存取和處理資料信息，從而提高工作效率，提高工作準確性，避免人為因素帶來的干擾。②維護民眾利益。國土資源檔案涉及多個主體，例如，國土部門、單位、個人等。在管理中形成的記錄，能方便各個主體查看，通過對比信息的準確性，保護民眾的利益。③延長檔案使用壽命。傳統紙質檔案在環境、人為因素的影響下，容易發生破損，字跡會變得模糊。但是，信息化管理，將紙質文檔轉化為電子檔案，避免資料丟失或損壞，從而延長檔案的使用壽命。

2 ? ? ?國土資源檔案信息化管理系統的構建方法

2.1 ? ?確定檔案屬性

國土資源檔案在歸檔時，一般以卷為單位，檔案的屬性反映國土業務辦理信息，提取該信息不僅能為相關部門提供檢索信息，還能為業務辦理提供支持。結合實際管理工作，國土資源檔案分為地籍類、礦產類、建設用地類等，每類檔案都具有相應的屬性定義，以地籍類檔案為例，屬性包括土地證號、土地面積。

2.2 ? ?設計標準流程

國土資源檔案在數字化建設中，要嚴格執行標準流程。①檔案借取和整理。②明確著錄屬性，對檔案進行質檢，質檢不合格進入返工區，質檢合格進入下一環節。③協同掃描、圖像和影像處理，形成電子資料后，再次進行質檢，質檢不合格進入返工區，質檢合格進入下一環節。④對原始數據進行備份處理。⑤開展總質檢工作，質檢不合格進入返工區，質檢合格進入下一環節。⑥將數據輸入系統。⑦對數據進行備份。⑧歸還檔案。在此過程中，一方面，相關部門要制定數字化加工標準，加強人員培訓，確保工作人員掌握檔案管理的內容、規律，降低數字化加工中的錯誤率。另一方面，實行三級質量控制，包括人員自查、掃描組質檢、項目負責人總質檢，提高影像數據的質量。

2.3 ? 系統架構

第一，技術架構。利用J2EE平臺，采用JAVA語言，系統后臺采用Oracle數據庫，配置XML技術。整個系統架構分為5個層次。①顯示層。即用戶的圖形界面采用MVC模式，優勢在于開發工作可協同進行，開發人員、美工人員互不干擾，提高開發效率;圖形界面改變不會影響核心功能。②應用層。對檔案資料進行管理，例如，收集、儲存、利用等，將工作引擎貫穿在整個系統和業務流程上，并結合相互獨立的功能，提供一個調用接口。③服務層。作為系統開發的工具包，將基礎功能合并到開發工具中，提供統一的API接口，方便應用層調用。④引擎層。引擎層是邏輯包、物理存貯包的轉換橋梁，不論是數據庫，還是文件系統、外部數據源，均能實現交互、存取等功能，并有統一的訪問接口。⑤數據層。存放應用數據，包括XML文檔、Oracle數據庫。第二，應用架構。檔案管理信息系統的應用主體，包括檔案管理人員和檔案使用人員，前者主要負責日常管理操作，后者則負責檢索和使用。在系統架構上，將C/S模式、B/S模式相結合，其中，C/S模式從檔案管理需求出發，具有收集、整理、歸檔、統計、實體管理和鑒定銷毀等功能，同時還可以對外查詢;B/S模式從業務人員的需求出發，具有檔案檢索、利用等功能。第三，數據流。該系統的應用，主要負責管理檔案數據，數據來源3個方面。①業務自動推送。國土資源部門在管理上，隨著OA系統、用地審批系統、地籍管理系統的應用，相關數據可以推送至檔案管理系統。②紙質檔案掃描后導入。大量紙質國土資源檔案，經掃描后形成數字化檔案，并導入檔案管理系統。③系統生成，該管理系統在使用期間，新型檔案資料由專職人員直接輸入形成。

3 ? ? ?應用案例

3.1 ? ?特色功能

某城市的國土資源管理部門于2012年開始采用信息化管理系統。該系統的構建以國土資源檔案管理工作為主線，包括檢索、管理、數據統計等內容，專職人員可以查詢相關信息，民眾也可以查詢部分檔案。信息化管理系統的特色功能主要包括以下幾個方面。第一，在功能設計上，突出國土資源檔案的特點，針對不同類型的檔案，制定了不同的規則。系統可以自動生成檔案的題名、編號等屬性，也可以根據自定義屬性字段，實現維護、管理等工作。第二，在功能開發上，凸顯出查詢功能，采用快速簡潔檢索模式，例如，組合查詢、卡片查詢等，能夠通過優化查詢結果，有效縮短檢索用時。第三，在系統性能上，注重擴展性和兼容性。檔案管理采用樹狀結構，可對檔案門類進行增加或刪減;同時預留了接口，以便后期和其他業務系統相連接，有利于簡化檔案的數字化加工過程。第四，系統的安全性更高，體現在4個方面：①嚴格限制用戶權限，保證數據訪問的安全性;②數據自動備份，避免數據意外丟失或損壞;③采用數字水印功能，瀏覽數據時更加安全，防止數據盜用現象發生;④數據入庫流程科學合理，保證數據的準確性。

3.2 ? ?實施效果

自2012年以來，該國土資源管理部門利用信息化管理系統，取得如下成果。①數字化檔案加工入庫7萬多卷，其中部分檔案正在使用中。②通過建設局域網，城市內的國土資源分局、土地交易中心等辦公地點，實現了檔案資源共享，其查詢利用效率明顯提高。③與傳統的人工手動管理模式相比，利用信息化管理系統的管理人員數量減少1/3，人力成本明顯降低。

3.3 ? 管理經驗

第一，做好準備工作。國土資源部門構建檔案信息化管理系統前的準備工作包括兩個方面：一是深入分析單位內檔案管理的需求，明確檔案管理和其他業務之間的關聯，通過檔案規范管理，促進單位管理工作的優化;二是制定檔案數字化加工細則，避免出現檔案管理不規范的現象，提高檔案信息的準確性。第二，完善功能設計。管理系統的設計和構建是一個長期過程，并非一朝一夕就能完成，應該結合檔案管理的實際情況，不斷完善系統功能。在具體操作上，可以一邊開發、一邊測試，不斷修改完善，促使系統運行符合實際需要。在數字化加工過程中，及時識別存在的問題，將重復性文件制成模板，避免重復掃描，以此提高加工效率。第三，嚴格質量管理。對國土資源檔案進行數字化加工時，要求單位嚴格執行質量管理制度，落實三級質檢制。在開發進度上，利用甘特圖、聯合測試等方法，保證系統功能的質量，確保上線運行的穩定性。第四，強化業務培訓。國土資源檔案進行信息化管理，一方面，要轉變管理理念，要求工作人員樹立前瞻意識，將管理滲透在各個環節，在單位內部形成良好的管理環境。另一方面，落實培訓教育，管理人員不僅要具有扎實的理論知識，還要具備熟練的操作能力，充分發揮信息化管理的優勢。在培訓方法上，將主題會議、外出進修、技能比武相結合，以考代培、以賽代訓，提高員工的參與性。此外，制定合適的獎懲激勵措施，將績效成績和薪酬待遇掛鉤，以此激發工作積極性，提高檔案管理的規范化。第五，積極配合協作。信息化系統的構建具有復雜性和綜合性，僅依靠單位內的技術人員難以完成重任。因此，不同主體應配合協作，例如，通過招投標的形式確定設計單位，優化設計方案;將檔案數字化處理交給掃描公司，提高掃描的效率和質量;系統開發期間，監理人員應加強監管，協調各個環節，確保研發工作有序開展。

4 ? ? 結 語

國土資源檔案具有豐富性、動態性、保密性的特點，實施信息化管理能夠提高管理效率、維護民眾利益、延長檔案使用壽命。本文以信息化管理系統為例，詳細闡述了系統開發設計的構建方法，并結合實際案例分析應用的效果。值得注意的是，信息化管理期間，相關部門應該做好準備工作，完善功能設計，嚴格質量管理，強化業務培訓，積極配合協作，提高系統應用價值，促進檔案管理水平的持續提升。

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