淺析高校行政管理信息化建設(shè)

趙方圓

[摘 要]在高校管理工作中，行政管理處于基礎(chǔ)性地位，能夠?yàn)殚_展教育、開展科研工作提供條件。但是，高校行政管理工作需要協(xié)調(diào)多種關(guān)系，內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，加上近些年高校辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大，行政管理工作的難度進(jìn)一步增加。在現(xiàn)階段信息化環(huán)境的背景下，為實(shí)現(xiàn)高效的行政管理，必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)。本文論述了高校行政管理信息化建設(shè)的重要性，并提出了進(jìn)行行政管理的相關(guān)對(duì)策，旨在促進(jìn)高校行政管理信息化的穩(wěn)健發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]高校;行政管理;信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.103

[中圖分類號(hào)]G647[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）04-0-02

0 ? ? 引 言

行政管理部門是高校組織結(jié)構(gòu)中重要的管理與服務(wù)部門，其工作水平關(guān)系到科研、教學(xué)以及人才培養(yǎng)的質(zhì)量。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，高校行政管理必須積極改革創(chuàng)新，努力實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。作為高校的行政管理部門，要對(duì)傳統(tǒng)的行政管理理念、方法提出更高的要求，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)行政管理工作有序開展，為開展高校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 ? ? 高校行政管理信息化建設(shè)的重要性

（1）實(shí)現(xiàn)行政管理的智能化、規(guī)范化。在高校行政管理信息化建設(shè)中，工作人員通過網(wǎng)絡(luò)開展工作，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，保證信息的收集、整合、傳輸、處理更加高效，使管理工作更加規(guī)范有序，從而提升管理水平。此外，完善高校校園網(wǎng)，發(fā)揮信息技術(shù)、管理系統(tǒng)的優(yōu)化作用，積極創(chuàng)新傳統(tǒng)人工數(shù)據(jù)、信息的處理方法，保證信息收集的全面系統(tǒng)，建立人事、科研、財(cái)務(wù)、科學(xué)等管理系統(tǒng)，發(fā)揮信息化手段優(yōu)化及時(shí)修改數(shù)據(jù)，保證行政管理智能化的順利實(shí)現(xiàn)。

（2）推動(dòng)高校信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展。在新形勢(shì)下，高校信息化建設(shè)獲得了極大發(fā)展，但信息化建設(shè)水平還沒有達(dá)到完全成熟的階段，仍舊有很大的發(fā)展和進(jìn)步空間。實(shí)現(xiàn)良好的信息化建設(shè)能強(qiáng)化教學(xué)和辦公效率，有利于高校行政管理工作的順利開展。現(xiàn)代化信息技術(shù)的出現(xiàn)奠定了教育工作的發(fā)展基礎(chǔ)，有利于行政管理水平的提升，在該背景下，新的教育理念、方法等大量出現(xiàn)，有利于推動(dòng)高校行政管理的持續(xù)發(fā)展。

（3）提升高校管理水平。行政管理信息化建設(shè)對(duì)高校管理水平的提升極為重要。以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公、信息高度共享，為管理人員提供個(gè)性化的工作平臺(tái)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將與個(gè)人相關(guān)的工作任務(wù)傳送到個(gè)人處理終端，并自動(dòng)歸集整理工作信息。通過將相關(guān)信息發(fā)送到個(gè)人手機(jī)中，教職工能夠第一時(shí)間獲得學(xué)校相關(guān)信息，工作強(qiáng)度明顯下降。此外，協(xié)同辦公可利用不同關(guān)鍵詞檢索查詢，跟蹤管理公文流轉(zhuǎn)，能夠使高校的各項(xiàng)管理工作更加高效，從而提升管理水平。

2 ? ? 高校行政管理信息化建設(shè)的策略

2.1 ? 科學(xué)規(guī)劃行政管理信息化

高校行政管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)龐大的、系統(tǒng)的任務(wù)，為順利推進(jìn)此工作，就必須要做好科學(xué)的規(guī)劃工作，為后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在規(guī)劃過程中，高校行政部門需要總體部署，將相關(guān)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，保證措施落實(shí)到位，使信息化建設(shè)能夠有序、有重點(diǎn)地推進(jìn)。在行政管理信息化規(guī)劃中，要積極發(fā)揮高校技術(shù)骨干、專家以及院校負(fù)責(zé)人的作用，通過開展專項(xiàng)討論工作，進(jìn)一步明確行政管理信息化建設(shè)流程、模塊以及相關(guān)功能，有序推進(jìn)信息化建設(shè)。同時(shí)，健全完善的管理制度，結(jié)合信息化的內(nèi)涵特點(diǎn)優(yōu)化制度建設(shè)，保證行政管理信息化工作的順利開展。為提高規(guī)劃工作的科學(xué)性、有效性，要積極做好前期的準(zhǔn)備工作，為行政管理信息化建設(shè)服務(wù)。

2.2 ? 優(yōu)化高校CIO體系

CIO體制在高校行政管理信息化建設(shè)中處于重要的位置。高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況對(duì)信息資源進(jìn)行管理，完善管理制度、信息資源規(guī)則、服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、工作人員守則以及安全、保密規(guī)則等，積極開發(fā)、應(yīng)用、管理信息系統(tǒng)，形成集成化的管理信息系統(tǒng)平臺(tái)。同時(shí)，高校還要建立信息化的遠(yuǎn)景規(guī)劃，明確信息化發(fā)展策略，強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并協(xié)調(diào)學(xué)校中跨業(yè)務(wù)、跨部門的信息化建設(shè)。對(duì)于高校重大信息化建設(shè)項(xiàng)目，要進(jìn)行科學(xué)的論證、立項(xiàng)與評(píng)估，對(duì)在實(shí)施過程中進(jìn)行監(jiān)督，組織協(xié)調(diào)學(xué)校的信息安全活動(dòng)，查處信息安全違規(guī)行為，注重責(zé)任追究，其中，高校行政部門要對(duì)學(xué)校信息化的工作規(guī)劃、工作要點(diǎn)以及領(lǐng)導(dǎo)小組決策執(zhí)行情況進(jìn)行督促。 此外，高校還需要組織專業(yè)化的信息人員建立專門的信息化辦公室，全面推進(jìn)信息化建設(shè)工作，明確信息化建設(shè)的要求以及規(guī)范，實(shí)現(xiàn)信息化的項(xiàng)目管理、資金管理以及安全管理，使投資更加精確，保證高校智慧校園建設(shè)順利推進(jìn)。

2.3 ? 強(qiáng)化高校行政管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)

為順利實(shí)現(xiàn)高校行政管理信息化建設(shè)，必須要有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺(tái)，主要涉及兩個(gè)部門。第一，高校的業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠?yàn)樾姓芾淼於ɑA(chǔ)，提高信息資源的利用率。第二，高校信息化運(yùn)用科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的框架，有助于信息化服務(wù)管理模式的出現(xiàn)與應(yīng)用。信息化管理過程中涉及大量的信息，為了減少系統(tǒng)周期性、維護(hù)性以及不穩(wěn)定性問題的概率，高校需要積極發(fā)揮保障平臺(tái)軟件的作用，避免業(yè)務(wù)間的關(guān)系過于緊密。同時(shí)，在高校平臺(tái)中應(yīng)用信息核心平臺(tái)軟件，并強(qiáng)化其安全性，使其功能得到擴(kuò)展。此外，在行政管理平臺(tái)上，還需要設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限以及工作流引擎，實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)質(zhì)管理。通過把握編碼規(guī)則、系統(tǒng)管理日志，以及在實(shí)際操作中明確信息系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)與規(guī)劃，保證行政管理工作流程的清晰、流暢，更好地適應(yīng)信息化發(fā)展需要。

2.4 ? 科學(xué)處理“信息孤島”問題

高校進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，不可避免地會(huì)出現(xiàn)“信息孤島”的問題，要妥善處理改問題，可以通過兩個(gè)方面進(jìn)行解決。第一，可以按照從上到下的原則進(jìn)行，高校信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組帶頭決策，對(duì)信息化建設(shè)的方案、規(guī)劃等進(jìn)行明確、全面、統(tǒng)一的管理，從而徹底解決“信息孤島”的問題。但該方法需要有充足的資金和設(shè)備，且處理周期比較長。第二，按照從下到上的原則進(jìn)行，高校信息化辦公室通過溝通、業(yè)務(wù)梳理等方法，投入到不同行政管理部門的業(yè)務(wù)建設(shè)中，指導(dǎo)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，使其滿足信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，做到共享信息數(shù)據(jù)。同時(shí)，對(duì)新出現(xiàn)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，還需要對(duì)其進(jìn)行項(xiàng)目化管理，避免出現(xiàn)建設(shè)重復(fù)的情況，也防止“信息孤島”情況的再次發(fā)生。

2.5 ? 完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

高校行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，也就是OA系統(tǒng)，能全面提高辦公的效率，簡(jiǎn)化辦公流程。發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化完整的工作流程，保證工作人員便捷、高效工作，共享信息，科學(xué)分析構(gòu)件。此外，對(duì)于OA系統(tǒng)中涉及的內(nèi)部行政管理人員，高校應(yīng)通過建立良好的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境，使其信息管理的服務(wù)更具個(gè)性化的特點(diǎn)，盡量做到每項(xiàng)工作任務(wù)都能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，如行政管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)處理行政工作，利用平臺(tái)發(fā)布行政管理信息，依據(jù)高校不同部門的信息以及重要性組合關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)發(fā)布、查詢、打印等功能。

2.6 ? 全面提高行政管理人員素養(yǎng)

人才素質(zhì)水平對(duì)高校行政管理信息化工作的開展效果的影響是直接性的，因此，高校要全面提高行政管理人員的素養(yǎng)，強(qiáng)化其信息化意識(shí)理念，明確行政管理信息化建設(shè)的重要性，使其熟練把握行政管理信息化的流程、操作內(nèi)容，同時(shí)，高校行政管理人員應(yīng)具備專業(yè)化的行政管理知識(shí)，并在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)總結(jié)，科學(xué)分析工作中遇到的問題并應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行處理，使信息化系統(tǒng)功能得到進(jìn)一步優(yōu)化。在具體工作中，高校行政管理人員必須要嚴(yán)格依據(jù)信息化的標(biāo)準(zhǔn)以及操作流程，使信息更加真實(shí)、及時(shí)、完整，有效銜接組織內(nèi)、外部信息。此外，為保證行政管理人員素質(zhì)水平一直處于較高的狀態(tài)，高校還需要做好人才引進(jìn)工作，并對(duì)現(xiàn)有人才開展教育培訓(xùn)，全面提升行政管理人員的思想理念、道德水平以及業(yè)務(wù)能力等，為高校行政管理工作的高效、順利開展奠定基礎(chǔ)。

3 ? ? 結(jié) 語

目前，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，高校間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。在信息化技術(shù)手段廣泛應(yīng)用的今天，高校的行政管理工作需要積極發(fā)揮信息化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，科學(xué)規(guī)劃布局，并結(jié)合高校發(fā)展的實(shí)際情況優(yōu)化行政管理工作，建立信息化管理系統(tǒng)，為高校的行政管理系統(tǒng)運(yùn)行提供有力支持，簡(jiǎn)化工作流程，提高行政管理工作效率，推動(dòng)高校教育、科研、管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

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