信息時代下檔案中介服務研究

張蕾蕾

摘 要：信息時代的來臨，促使檔案工作實現(xiàn)創(chuàng)新變革，其甚至向著產(chǎn)業(yè)化的方向轉(zhuǎn)變。信息時代下的檔案工作，不管是在管理的方法和手段、檔案管理的業(yè)務流程及檔案歸檔的范圍及服務方式等，都由此產(chǎn)生全新的變化。檔案中介服務業(yè)在此背景下產(chǎn)生，由此形成一種特色化的檔案服務項目類型。然而，由于檔案中介服務本身規(guī)章制度不夠完善，相應的專業(yè)隊伍也不穩(wěn)定，因此直接影響了整體檔案工作的發(fā)展。為此，本文基于信息時代發(fā)展視角，探究檔案中介服務的發(fā)展路徑，進行簡要論述以供參考。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案工作；中介服務；發(fā)展

在當今信息時代背景下，催生出海量的數(shù)據(jù)，同時通過對信息技術(shù)的應用，促使檔案工作不管是管理還是實際利用都由此產(chǎn)生明顯的變化，直接向著社會化、多元化的方向轉(zhuǎn)變。以往傳統(tǒng)的檔案管理部門，更都是依靠自身的技術(shù)力量，其本身難以符合社會對檔案信息的需求與標準，因此就需要大量專業(yè)的技術(shù)人才隊伍加以支撐。在此背景下，檔案中介機構(gòu)隨之產(chǎn)生，并且隨著需求量的增多，檔案中介機構(gòu)的發(fā)展也開始不斷壯大。當前檔案中介機構(gòu)服務的對象、范圍及內(nèi)容直接從最初檔案管理、寄存及數(shù)字化轉(zhuǎn)變，到如今的檔案應用軟件開發(fā)及平臺建設等，其所輻射的范圍持續(xù)擴大。由此可見，檔案中介服務早已成為檔案事業(yè)發(fā)展必不可少的重要元素。然而，在當今信息時代下，檔案中介服務開始面臨一系列全新的問題，這就必須尋求全新的發(fā)展路徑。

1 信息時代對檔案工作的影響

1.1 轉(zhuǎn)變檔案管理技術(shù)方法

信息時代的來臨，信息技術(shù)開始廣泛運用與推廣，直接對檔案工作造成明顯的影響。以往采用的紙質(zhì)檔案類型開始向著電子檔案方向轉(zhuǎn)變與并存。在全新的時代發(fā)展背景下，檔案信息可借助云平臺來實現(xiàn)云存儲操作。因此，在檔案的信息化建設過程中，怎樣切實有效的整合、挖掘分析多種有價值的檔案信息資源，并由此形成豐富檔案智慧分析庫，這樣才能由此形成精準化、效率化的過程，從而真正給社會各界提供切實有效的檔案服務，比如為科研機構(gòu)、高校、企業(yè)單位等提供常見的查詢服務，而這也是信息時代下檔案工作發(fā)展的主要挑戰(zhàn)。

1.2 轉(zhuǎn)變檔案業(yè)務流程

信息時代下，促使檔案業(yè)務流程的轉(zhuǎn)變，其具體表現(xiàn)在對信息的收集、管理和利用等多方面。在如今的信息時代下，檔案數(shù)據(jù)的收集直接從以往多部門業(yè)務檔案逐漸轉(zhuǎn)向信息技術(shù)支撐下的檔案數(shù)據(jù)，整個過程摒棄了以往手工或者管理軟件的形式，其能夠借助云平臺來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的計算機分析、存儲和利用等。當前對于檔案的利用需求，更多都是采用現(xiàn)代信息技術(shù)來實施檔案的開發(fā)、轉(zhuǎn)變及編碼并借助二次加工的形式，針對檔案數(shù)據(jù)信息實施智能化分析、預測等。

1.3 拓展歸檔范圍及檔案智慧服務產(chǎn)生

在當今信息時代下，檔案工作的發(fā)展主要向著兩個方向推進：1）檔案全納入，這一發(fā)展形勢主要將所有具備相應保存價值的文件、數(shù)據(jù)及視頻等一系列材料稱之為檔案，并將其整體納入到檔案的管理范圍當中。2）智慧服務，信息時代下，檔案對外服務的功能及形式開始趨于多樣化轉(zhuǎn)變，具備社會性、開放性及先進性的特點。檔案服務的制定，更多要求應當嚴密結(jié)合人的需求來進行，實施和提供網(wǎng)絡化、智慧性的服務。

2 信息時代下檔案中介服務現(xiàn)狀

2.1 檔案中介缺乏特色服務項目

當前多數(shù)檔案中介機構(gòu)的工作內(nèi)容更多集中在傳統(tǒng)的文件整理、檔案材料的維護保養(yǎng)、數(shù)字化處理及文件寄存等諸多業(yè)務。然而，緊隨信息化發(fā)展的不斷深入，絕多數(shù)暗桿中介機構(gòu)開始滲透到檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)方面，期望能夠保障檔案中介機構(gòu)在當前信息化發(fā)展中緊跟發(fā)展步伐。然而此類管理系統(tǒng)的開發(fā)，當前各大機構(gòu)都早已實現(xiàn)管理系統(tǒng)建設，并且一些事業(yè)單位協(xié)同辦公系統(tǒng)本身也都具備相應的檔案管理功能。而一些中介機構(gòu)由于獨立開發(fā)軟件成本高，且不管是系統(tǒng)操作、管理及功能等都缺乏明顯特色，因此實際推廣較為困難。再加上檔案中介機構(gòu)本身并未擁有檔案所有權(quán)，更多局限在檔案整理、寄存及數(shù)字化處理方面，因此檔案中介機構(gòu)在服務、特點及業(yè)務范圍內(nèi)缺乏獨屬自身的品牌。

2.2 檔案中介機構(gòu)缺乏統(tǒng)一行業(yè)標準

多數(shù)檔案中介機構(gòu)本身并未設定明確收費與服務的標準，在實際標準制定上存在主觀隨意性，并且企業(yè)、單位方面與檔案中介機構(gòu)所簽訂的合同也并未對可能涉及的服務價格加以明確，因此無法給出詳盡的成本核算清單，最終容易致使成本失控。也有一些檔案外包服務中的各項行為規(guī)范、雙方所需承擔的責任和義務等都未作出清晰界定。多數(shù)檔案中介機構(gòu)大都只能給客戶提供口頭承諾，一旦發(fā)生問題，則中介機構(gòu)根本無法賠償，這些都將致使企業(yè)陷入糾紛和爭端當中。

2.3 檔案中介機構(gòu)缺乏穩(wěn)定人才隊伍

當前絕大多數(shù)檔案中介機構(gòu)都面臨一個共同的問題，也即是人才非常匱乏。一些中介機構(gòu)，通常為了能夠節(jié)省勞務成本，其所聘任的檔案管理人員幾乎都是剛畢業(yè)的大學生，且多數(shù)人員也并非檔案管理專業(yè)出身，其中包含的精準化檔案專業(yè)人才占比非常少，整體人員隊伍素質(zhì)呈現(xiàn)出一種參差不齊的狀態(tài)。與此同時，內(nèi)部員工的流動性也都非常大，通常由于檔案管理工作的特殊性，導致檔案中介機構(gòu)員工難以長期穩(wěn)定的從事此項工作。因此，致使檔案中介機構(gòu)員工不管是檔案管理還是軟件開發(fā)都難以真正形成獨屬自身的特色。

3 信息時代下檔案中介服務發(fā)展路徑分析

3.1 強化檔案中介服務法制建設

當前我國針對檔案中介機構(gòu)的管理仍然不夠完善和深入，在立法方面也仍處于持續(xù)探索的階段。針對檔案中介機構(gòu)具體的服務行為、權(quán)利、責任乃至多項服務、收費標準等，都明顯缺乏完善的法律制度加以約束。檔案本身屬于國家和社會發(fā)展的重要資本，檔案本身具備顯著的政治屬性，其與其他普通的管理工作存在明顯的差異，因此檔案中介服務贏得也必須納入到社會發(fā)展當中，并針對檔案中介機構(gòu)實施法制建設，促使其中介服務規(guī)范化轉(zhuǎn)變。就要求始終堅持公平、公正和公開的原則，由此來交予檔案中介機構(gòu)承擔相應的責任，盡可能的為檔案中介機構(gòu)營造平等、公開與和諧的競爭發(fā)展環(huán)境。而這就要求必須制定相應法規(guī)政策，明確機構(gòu)所需具備的法律職責、服務范圍及從業(yè)人員要求等，同時還需強化對服務質(zhì)量的監(jiān)督管理，采取相應的評價體系和一致的檢測標準來實施。

3.2 增強信息技術(shù)與檔案管理深度融合

信息時代下，檔案的數(shù)量不斷增多，更多是以電子檔案的形式存在。用戶對于檔案的需求不再局限于紙質(zhì)檔案處理與數(shù)字化處理，其更多考慮怎樣將海量電子檔案數(shù)據(jù)進行匯聚整合，并實施有效的管理和運用。因此，這就要求檔案中介機構(gòu)應當在所提供的檔案服務前提下，持續(xù)創(chuàng)新擴展服務項目，找準其中的切入點，形成業(yè)內(nèi)標桿與特色內(nèi)容。當前絕大多數(shù)檔案中介機構(gòu)都開始操作大數(shù)據(jù)管理方面的系統(tǒng)，而如何將業(yè)務軟件數(shù)據(jù)導入大數(shù)據(jù)中心，且能夠分離成獨個小單元以供用戶檢索使用，并且實現(xiàn)檔案信息主動推送，成為當下所面臨的主要問題。這就要求檔案中介機構(gòu)應當持續(xù)延伸自身服務鏈，通過多部門聯(lián)合來主動積極的投入到大數(shù)據(jù)中心建設當中，由此促使信息技術(shù)和檔案管理的深度融合。

3.3 強化檔案人才隊伍建設

絕大多數(shù)檔案中介機構(gòu)內(nèi)部人員流動都比較大，因此人才問題是一個長期需要解決的主要問題。這就要求必須強化建設檔案人才隊伍，積極的培養(yǎng)出復合型人才為主要目標。主要因為檔案中介機構(gòu)對人員的專業(yè)技術(shù)要求相對較高，要求其不僅應當具備良好的檔案專業(yè)水平，同時還需熟練計算機操作技術(shù)及信息化管理能力等，只有這樣才能真正符合信息時代對檔案工作人員的要求。從而促使檔案中介機構(gòu)檔案管理科學化轉(zhuǎn)變，不斷的開發(fā)和運用多種網(wǎng)絡化、智能化的輔助類工具，實現(xiàn)檔案中介服務的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。

參考文獻

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