知識管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設研究

摘 要：伴隨著新時代的來臨，企業(yè)檔案管理方面水平也需要日趨提升，新的時代對企業(yè)檔案管理的信息化提出了新的挑戰(zhàn)。所以，在現(xiàn)今的企業(yè)檔案管理中融入信息化的建設措施，是企業(yè)檔案管理各個方面都亟待發(fā)展的一項重要舉措。當今時代是信息化的時代，是知識的時代，企業(yè)檔案管理信息化要想完善并且完美地完成任務，就必須革新以往的簡單的企業(yè)檔案管理方式，結合好企業(yè)的檔案管理的現(xiàn)狀，建設全新高效的信息化企業(yè)檔案管理方式。

關鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案信息化；檔案管理

新的時代已經(jīng)來臨，新時代的主題是知識信息化，時代的發(fā)展可以說是非常之快，伴隨而來的問題就是知識的更新周期不斷在縮短，包括企業(yè)的各個方面的管理手段，也在由時代的更新浪潮而不得不發(fā)生相應于時代的變化。在如此嚴峻的時代發(fā)展問題之下，促成了各個企業(yè)的人事.數(shù)據(jù)信息等方面的管理方式不斷發(fā)生改變，向最新，最優(yōu)的管理目標逐漸靠攏。在企業(yè)的檔案管理方面，企業(yè)要想做好自身管理方式，必須更新自己的檔案管理方式，如果企業(yè)管理方式仍然沿用以往的傳統(tǒng)檔案管理方式的話，必定會在企業(yè)檔案管理方面漸漸出現(xiàn)出題，并影響企業(yè)的整體發(fā)展，逐漸使得企業(yè)運行產(chǎn)生障礙，開始在發(fā)展方面走下坡路。

1 傳統(tǒng)檔案管理的局限性

1.1 傳統(tǒng)的檔案管理方式及其繁重，既需要大量專業(yè)人才，又耗費大量時間

企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)資料含括了整個企業(yè)內所存在的方面，從大的方面來講，甚至于企業(yè)決策者的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和相關方面的決定；從小的方面來講，企業(yè)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的設備機械運行故障等，都是需要檔案管理的方面，所以說，在新的信息時代。企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)資料會產(chǎn)生的越來越多，而對于企業(yè)檔案的管理方式就必須更新的更加高效快捷。這就提醒了企業(yè)在企業(yè)檔案管理的方法上要適應于時代發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理方式上必須融入信息化管理的手段，為企業(yè)的檔案管理創(chuàng)造更加高效的收益，既能夠簡化傳統(tǒng)的檔案管理方式，又能在企業(yè)的檔案管理方面節(jié)約人力，節(jié)省時間，為企業(yè)的發(fā)展節(jié)約出大量人力，時間資源。幫助企業(yè)的更優(yōu)發(fā)展。

1.2 傳統(tǒng)式的紙質檔案保存及費力又需要大量空間，更難以滿足增長需求

企業(yè)在長久的發(fā)展歷程中，一定會產(chǎn)生了海量的數(shù)據(jù)檔案，并且傳統(tǒng)式的檔案記錄方式基本為紙質檔案，那么，為這些檔案的存放企業(yè)需要付出不小的資源，并且隨著企業(yè)的更加高速的發(fā)展檔案數(shù)據(jù)資料更是會越來越多，所以，亟待一種新型的檔案記錄方式的出現(xiàn)，所以在信息時代，信息化的檔案記錄方式應運而生，并且快速地應用于各個企業(yè)，極大地為企業(yè)的檔案管理做出了幫助。

1.3 傳統(tǒng)式的檔案為紙質檔案，需要查閱須親身查閱，缺少檢索方式

在傳統(tǒng)的檔案中，如果需要查閱某項資料必須依靠人工手動翻閱紙質數(shù)據(jù)資料，并且無法直接發(fā)現(xiàn)所查內容，需要反復翻閱。再加上企業(yè)運行會同時需要大量的資料數(shù)據(jù)，所以就需要大量的人力在查閱資料的環(huán)節(jié)活動。這樣既耗費了相當多的時間，也有許多人力資源浪費在翻閱檔案上。而在信息化的檔案記錄方式中，直接由線上方式將企業(yè)所有的檔案數(shù)據(jù)整合分理。并且可以添加方便快捷的檢索方式，直接搜索關鍵字可以得到相關數(shù)據(jù)，極大地幫助了企業(yè)檔案管理方式的完善。

1.4 傳統(tǒng)紙質檔案保存時間過長，質量難以得到保障

傳統(tǒng)式的紙質檔案在經(jīng)過企業(yè)幾十年甚至更多時間的發(fā)展后，極有可能會遭受損害，紙張會變得脆弱，也無法排除受到水淹等突發(fā)性危害的可能性。一旦出現(xiàn)這樣的危險，整個企業(yè)將會遭受巨大的影響，直接關系到企業(yè)的生死存亡。而信息化的企業(yè)檔案記錄方式則會大大提高企業(yè)資料的安全性。提高企業(yè)資料的受保護程度。對企業(yè)的發(fā)展安全提供更高的保障。

2 信息時代的檔案管理

信息時代逐漸在發(fā)展，伴隨著時代的信息化，互聯(lián)網(wǎng)也不斷普及，在整個世界范圍內以極快的速度覆蓋了世界每個角落。計算機也越來越普遍，已經(jīng)成為了人手必備的物件。這些條件共同促進了信息化的發(fā)展。進而促進了企業(yè)在當今知識背景之下不斷提升的企業(yè)檔案管理水平，也促進了企業(yè)中檔案管理方面對信息化技術的應用。

2.1 基于知識管理的檔案信息化建設

1）當今時代的檔案管理信息化也就相當于對知識的管理。因為企業(yè)檔案資料在一定程度上也相當于是企業(yè)內的知識，并且需要在企業(yè)內部將企業(yè)檔案管理透徹的轉化為知識的管理。現(xiàn)如今企業(yè)內資料數(shù)據(jù)等知識資源最重要，知識資源的安全性直接關乎整個企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展與否。企業(yè)中對檔案的管理需要發(fā)揮到的作用包括教會工作人員對知識的把握，從而為企業(yè)獲得更高的工作水平。可以為企業(yè)創(chuàng)造更良好的收益。并且知識資源可以發(fā)映出企業(yè)的知識水平，所以且檔案管理也是對企業(yè)的核心資源的管理。

2）企業(yè)檔案管理在企業(yè)中已經(jīng)上升到非常重要的層次，企業(yè)的所有檔案資料都是企業(yè)中最重要的知識存儲資源。并且不僅僅只需要保存好，這些知識資源隨時有可能會被用到，所以需要良好的管理方式去避免企業(yè)知識資源運用的問題。了解當前有關于檔案管理方面的社會規(guī)律，幫助企業(yè)良好發(fā)展，在健康可持續(xù)的發(fā)展道路上走的更遠。

3）良好的企業(yè)檔案管理會為企業(yè)創(chuàng)造出更好的發(fā)展道路，良好的知識資源管理可以為企業(yè)的運行提供非常大的幫助。所以在長久的企業(yè)檔案管理發(fā)展歷史上，企業(yè)檔案知識管理最終演變?yōu)槠髽I(yè)的知識資源管理是必要的。因為企業(yè)的知識資源是企業(yè)的命脈所在，知識的管理水平對企業(yè)的整體的檔案管理水平的提升具有重要意義。良好的知識管理可以提升企業(yè)整體的發(fā)展水平，在與其他企業(yè)的競爭中提升整體實力，加大競爭力度。

2.2 基于知識管理的企業(yè)檔案信息化管理

1）在企業(yè)內部提高對知識的重視力度，在企業(yè)文化中逐漸融入知識的概念。對待新世紀來臨的挑戰(zhàn)，新的管理技術越來越被管理人員所青睞。所以新的知識學習能力在企業(yè)中也越來越重要。

2）為了提高企業(yè)中檔案管理者的整體素質水平，企業(yè)需要提出新的管理理念，在檔案管理方式上做出新突破，大力發(fā)展線上檔案管理水平，并且加強企業(yè)檔案的交互性，需要新開創(chuàng)出全新的企業(yè)內部平臺，方便企業(yè)內部人員接受企業(yè)信息，查閱企業(yè)內部數(shù)據(jù)資料，對企業(yè)人員的處理結果等。組織者還可以在線上組織企業(yè)內部人員各個方面的學習活動，提升企業(yè)人員整體素質水平。

3）在企業(yè)的檔案梳理中，檔案管理人員也應運發(fā)生了很大的改變，不同以往的是，之前的紙質檔案的記錄，保存，翻查等都需要大量的人力去進行工作。而發(fā)展出新時代的信息化管理就可以實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上對數(shù)據(jù)各種形式的整合，處理。減少了人力的耗費，并且線上的記錄方便又可以實現(xiàn)多種形式的模式，如圖表等更加直觀反應實際情況的模式。雖然在人力上可以節(jié)約很大的人力資源，但是新方式也對企業(yè)的檔案管理人員的水平提出了新的要求，要求新式檔案管理人員對計算機，互聯(lián)網(wǎng)等技術的應用要非常熟練。能夠達到符合整體企業(yè)的發(fā)展速度，這樣才能夠助力于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介

李靜（1986-），女，漢，江蘇南京人，專科，研究方向：知識管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設研究。