加強檔案信息化建設提升檔案管理手段和水平

張曉紅 韋菡露

隨著金融業務快速發展， 檔案工作面臨良好的發展機遇的同時，也迎來了新的挑戰。傳統的手工檔案管理方式和辦法，無論是在檔案的收集、整理、保管，還是在檢索、借閱、利用等方面，都已遠不適應飛速發展的工作及現代化管理的需要。在信息化時代的今天，如何加強檔案的信息化建設，提升檔案管理手段和水平，以利于檔案更好地服務于各項業務的發展，是當代檔案工作者必須面臨的課題， 以下是我對檔案信息化建設的一些探討。

1 檔案信息化所具備的特點

檔案的信息化必須依賴于計算機網絡技術。計算機網絡技術是當代信息傳輸的基礎，它的發展促進了信息化的進程，由于檔案具有的特殊性，檔案信息依托于網絡技術的發展也有其自身的特點。

1）檔案的載體在形式具有多樣化。隨著辦公自動化的普及，以及無紙化辦公的時代要求，檔案的載體將以紙質、電子以及集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息檔案出現。這就意味著，檔案的內容信息管理將主要通過電子計算機等技術媒介來完成。

2）檔案的收集渠道得以拓寬。隨著信息網絡技術的發展，電子文件傳輸技術日益成熟，信息資源共享程度越來越高，這就為檔案收集工作開辟了一條新途徑。我們可以充分利用網絡優勢，通過網絡系統在很短的時間內進行快速的電子檔案的收集。在提高工作效率的同時，也最大限度地豐富了庫藏。

3）檔案的管理全程電子化。在電子檔案管理系統中，可以對電子檔案庫里所有的電子文件和電子檔案進行一系列的處理。包括一份電子文件最終形成電子檔案的過程，即對電子文件進行期限鑒定、分類、組卷、賦予案卷號等，以及網上提供借閱等全部在電子檔案系統內完成。

4）檔案的服務方便快捷。檔案信息資源的共享，讓辦公人員實現在自己的辦公室對所需的檔案資料進行實時瀏覽。利用者在權限范圍內借閱檔案，只需通過電腦進行檢索，實現快速查閱，還可以下載所需資料，檔案的服務得到充分體現，大大提高了工作效率。

2 檔案信息化建設的核心內容

檔案信息化建設就是要實現對傳統辦公模式的改變，將大量的紙質文件轉變為電子文件，最終實現無紙化辦公。電子文件的管理，也就是檔案信息化建設的核心內容。

1）發文、收文實現電子化管理。收、發文盡量處理成電子文件。一是發文方面，啟動辦公自動化后，本單位的發文盡量采取電子擬稿，在網上流轉相關環節后，形成電子發文。其中密級文件，可以采用紙質文件；規章制度、人事任免這類重要文件，為了保存的需要，在電子發文后，追加紙質文件。二是收文方面，若收到的文件本身就是電子文件就在網上流轉，若收到的是紙質收文，就要進行電子化處理。通過掃描進入電腦，形成電子文件，實現收文登記、批辦、承辦，歸還的全過程也都在電腦上完成。

2）檔案管理的電子化。一是利用電子檔案管理系統，將電子文件在電子管理系統內，實現期限鑒定、歸檔、分類、組卷、排序編號，最后形成網上借閱的電子檔案。二是由于歷史原因，庫存有大量的紙質文件，這些紙質文件沒有電子信息，對這部分紙質文件的電子化處理方式分為兩種，一種采取著錄條目信息的形式，讓信息存放在電子系統內，在查閱時就可以迅速指定庫存紙質檔案存放的物理位置。另一種通過掃描進入電子系統，完全變成電子檔案信息，在網上實現資源共享。

3）檔案查閱利用的電子化管理。檔案部門所保管的具有保密和限制利用條件的檔案，常常是涉及國家安全和社會秩序，以及商業秘密的有關的文件材料，所以，在保密期限內一定要嚴格限定利用者的利用權限。檔案部門以利用者為中心，設立不同權限的查閱、檢索系統，讓借閱者借閱到符合自己借閱范圍內的文件材料。

3 檔案信息化建設的重要任務

檔案信息化建設的重要任務是檔案信息資源的建設。檔案信息資源的建設包括數據庫建設、檔案目錄數字化、檔案全文數字化和多媒體檔案數字化工作。

1）加快現有庫藏檔案的目錄數據庫和部分全文數據庫建設，以滿足快速檢索利用的需要。作為檔案人員要加快現有庫藏檔案的整理、著錄工作，逐步實現庫藏檔案目錄機檢。同時，在數據庫建設方面要有統一的標準和規范，此外在建立目錄數據庫之前，應確立并推廣使用規范的檔案管理軟件，為今后統一接收各單位的電子檔案數據統一標準，減少將來數據接口的問題。

2）利用現有設備和技術，對一些重要的、容易受損的、利用頻率高檔案進行數字化，加強珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用效率。

3）對新產生的電子文件、電子檔案，有意識地收集齊全，規范地整理，形成電子檔案信息，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。對電子文件和電子檔案，還要進行備份，保證電子信息的安全性、完整性。

4 檔案信息化建設的保障

1）檔案基礎業務建設是檔案信息化建設的保證。豐富的檔案信息資源，使檔案部門成為重要信息資源管理部門，滿足現行文件利用中心的功能需要。檔案中心的建設即要有檔案庫房、業務用房，更要有展廳、影視廳、檔案文件利用大廳、電子閱覽利用廳、學術報告廳等。要圍繞利用服務和現代化管理的需要，配置設備，抓好基礎設施建設，提高檔案案卷質量，實現檔案信息資源的有序整理。推廣檔案信息技術和檔案保護技術的廣泛應用。根據新形勢的發展，進一步完善檔案工作有關規章制度。強化檔案信息資源的開發利用，最大限度地滿足各項工作對檔案的需求。

2）提高檔案人員的業務素質是保證檔案信息化建設的關鍵。（1）檔案人員要強化業務內功，成為檔案工作的行家里手。檔案工作要發展，人是第一重要因素。這是我們檔案事業發展最重要的基礎建設。檔案人員的素質、人才結構決定著檔案部門的地位和作用能否得到實現和發揮，決定著檔案事業的未來，每一位檔案工作者，都要強化業務內功，讓自己成為業務工作的行家里手。（2）掌握現代化管理檔案的業務技能。在檔案信息化建設日益加快步伐的今天，檔案工作的技術性越顯突出，檔案現代化管理基本上是設施設備和技術手段的現代化，作為新形勢下的檔案工作者，手中不掌握現代化操作技能，就不能適應檔案信息化建設的需要，無法開展技術創新，無法引進先進技術設備和采用世界先進技術管理檔案，檔案現代化管理和信息化建設將無法實現。（3）用創新精神來對待檔案工作，不拘泥于傳統的管理方式是發展檔案事業的動力。檔案工作有很多具體的工作需要檔案人員靜心地、腳踏實地的去完成，但同時檔案人員又不能局限于具體事務。我國檔案管理模式歷來都有自己的特色，傳統模式已經在新形勢下被逐步打破，如果我們還一味強調傳統模式，不求創新，檔案工作的路子勢必越走越窄。沒有創新，檔案工作的發展就失去動力和源泉，檔案服務工作無法完善。在提倡創新能力的同時，還要進行傳統模式的比較，在前人基礎上發現和改變過去的不足，完善過去有益的內容，從而達到真正的創新。（4）檔案人員要有強烈的服務意識。檔案工作的本質特征服務性，使其具有存在的價值和發展的必要。檔案從形成之日，就決定了它的服務性。它就是為有用而留下的物質，管理檔案的工作也就具有了服務性。服務能力應成為衡量檔案工作者是否稱職的第一要素。檔案工作要提供優質服務，必須研究服務對象，研究服務途徑，探討服務方法。我們所從事的一切，檔案的收集、征集、整理、保管，新時期檔案信息資源的整合和配置、檔案數字化建設等等，都是為了更好地服務于各項事業的發展，因此，檔案工作者必須有強烈的服務意識。

以上是對檔案信息化建設的一些淺見。總之，我們要做好檔案管理工作，以便實現檔案信息資源利用的最大化，就要從檔案管理的職能和檔案工作的性質入手，研究當前形勢和信息技術的發展，通過各種檔案信息服務手段，對檔案進行加工和整理，并提供利用，滿足

需求。