如何做好企業檔案管理工作

史鳳明

摘 要：企業檔案工作是記錄歷史、傳承文明、服務企業的一項工作，是維護企業歷史真實面貌、衡量企業業績和健康發展的標準。隨著我國檔案事業的不斷發展、規模的日益擴大、信息載體的多元化、管理手段的日益先進，檔案管理人員應意識到企業檔案工作的重要性，面對新形勢下檔案工作的需要，我認為應從以下幾個方面做好企業檔案管理工作。

關鍵詞：企業檔案；工作；重要性

1 完善檔案管理制度，細化檔案工作流程

1）健全的檔案管理制度是完善檔案管理體系的保障。不完善的檔案管理制度是制約企業檔案發展的一個重要因素。企業只有不斷完善檔案管理制度，優化檔案管理模式，才能逐步提高企業檔案管理水平。

2）企業要根據自身檔案管理的實際，對檔案管理各項基礎制度、管理辦法進行修訂完善，細化檔案作業流程、制定檔案工作對照檢查表。使制度、流程更具有科學性、合理性，可操作性更強，在管理制度中要明確檔案部門、檔案形成部門、檔案管理人員的相關職責權限，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、案卷質量要求和分類編號原則等。

3）建立獎懲機制，細化考核監管。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的責任和義務，增強自覺性，為提高工作效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

2 加強教育培訓，提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案管理工作的發展，為使檔案管理人員能夠適應新形勢下檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案管理人員的主動性、創造性，努力提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。由于檔案種類和載體的多樣化，管理方法也要不斷改進，因此，對檔案管理人員在業務知識、科學知識以及管理能力等方面都提出了更高的要求。所以，企業要不斷加強對檔案管理人員的繼續教育，盡快使其成為既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才。不斷提高檔案管理人員的整體素質，是做好檔案工作的基礎，只有重視檔案專業人才的選拔和培養，才能適應新形勢下對檔案工作提出的要求。

1）增強檔案管理人員事業心和責任感。檔案管理是一門專業性很強的工作，檔案管理人員既要有高度的工作責任感、使命感，良好的職業道德，可靠政治素質，端正、嚴謹、細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理技能。在工作中要做到愛崗敬業、求真務實、任勞任怨、一絲不茍，養成主動服務意識和默默奉獻精神。因此，檔案管理人員只有高度的責任感、良好的職業道德、細心的辦事態度、甘于奉獻的精神，不斷地開拓創新，與時俱進，才能做好新時期的檔案管理工作。

2）提高思想認識，強化繼續教育。檔案管理人員只有學習和掌握相關的理論和方法，才能保質保量地完成本職工作。因此具備較高的業務素質是做好檔案工作的關鍵，沒有豐富的檔案專業知識和較強的業務處理能力，做好檔案工作就無從談起。要提高檔案管理人員思想認識，充分認識到繼續教育在檔案事業發展中的重要意義，認識檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本出路就在于檔案管理人員整體素質的逐步提高。

3）開展綜合培訓，提高業務水平。第一要給檔案管理人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平?？梢酝ㄟ^參加各種學習班，接受再培訓，到兄弟單位取經學習等方法，不斷充實檔案管理人員的檔案業務知識。同時，檔案管理人員也要經常自我總結、提高自己，通過部門研討、交流等方法促進檔案工作的向前發展。第二要普及相關學科知識，檔案工作融匯了許多相關學科知識，檔案管理人員的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。第三要強化現代科技知識的學習，檔案管理人員應加強對信息技術、計算機、網絡軟件等新技術的學習，努力使自己成為綜合型檔案管理人才。

3 綜合利用各種資源，實現檔案信息化管理

隨著企業的不斷發展壯大，電子計算機的廣泛應用，檔案管理也面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數量越來越多，給檔案的保管和利用帶來了一定困難。新時期的檔案管理也正在由傳統的管理方式向信息化管理轉變，只有運用科學的管理方法，采用先進的技術設備建立檔案管理系統，利用檔案管理系統進行檔案檢索、編目、統計、庫房管理等，把檔案人員從繁重的手工操作中解放出來，以更高的工作效率，一流的服務為企業服務。

1）優化存儲環境。傳統的檔案主要以紙質形式保存，隨著時間的推移、環境的變化、利用的次數等因素的影響，檔案資料的完整性、安全性受到一定的威脅，不利于永久保存。實現檔案信息化后，檔案信息直接由檔案管理人員錄入到計算機中，不僅僅降低了管理成本，而且還可以對檔案進行備份，大大提高了工作效率，保證了紙質檔案的完整性和安全性。

2）優化查詢服務。檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了查詢速度，而且還可以保障紙質檔案不被破壞，不會對檔案和檔案環境造成影響。使檔案查詢不受時間和地點的約束，隨時可以通過網絡查詢。

3）對檔案進行數字化管理是當前社會發展的必然要求。企業單位也要重視其檔案管理，根據實際情況制定出一個檔案數字化管理的總體規劃，建設好自己的檔案信息管理網絡，使檔案信息化符合相關的標準，并不斷提高檔案管理人員的素質，提高工作效率，適應時代發展的需要。

4 發揮主觀能動性，爭取單位領導重視

企業各項工作的開展離不開領導的關心與重視，檔案工作也一樣，有了領導的重視與支持，工作中遇到的困難、問題會迎刃而解。要使企業檔案工作有起色，領導和檔案管理人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案管理人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。如何發揮主觀能動性，爭取領導重視。

1）愛崗敬業，使領導對本單位檔案工作滿意。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案管理人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案管理人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

2）積極宣傳，使領導增強檔案意識。有些單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無。因此，檔案管理人員要抓住有利時機經常向領導宣傳匯報檔案工作，使領導了解本單位檔案工作的基本情況，及時解決工作中存在的問題。要時常宣傳檔案工作在企業生產經營、改革發展中的重要地位和作用，使領導意識到檔案工作在企業工作中的重要性。要搞好檔案編研工作，使領導從檔案利用的實例中認識企業各項工作開展離不開檔案，檔案也可以為企業帶來效益。

做好檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。只有做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，才能全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。因此，做好企業檔案管理工作對企業在市場經濟中不斷提升競爭力具有重要意義。

參考文獻

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