現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策

史春梅

摘 要：當(dāng)前隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)水平實力在飛快的提升，同時我國的科學(xué)技術(shù)水平也在很大程度上得到了提升。當(dāng)前隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能適用于當(dāng)前時代的發(fā)展，當(dāng)前我們的文件已經(jīng)由原來的紙質(zhì)文件改變成了電子版的文件，這兩者之間有著巨大的不同，因此也給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，需要跟上時代的步伐，將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到實際的檔案管理工作中。在以前，我們進(jìn)行檔案管理工作，管理的文件一般都是紙質(zhì)版的文件，而且大部分都是由人工進(jìn)行檔案管理工作的。因此，在實際的操作過程中，非常容易出現(xiàn)差錯，因為疏忽，釀成大錯，因此我們的檔案管理工作，需要現(xiàn)代化的辦公技術(shù)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公技術(shù)；檔案管理工作

當(dāng)前隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)水平實力在飛快的提升，同時科學(xué)技術(shù)水平也在很大程度上得到了提升。我們的檔案管理工作者根據(jù)我們時代的變化，也開始逐漸認(rèn)識到現(xiàn)代化辦公技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行的重要性。它能夠改變傳統(tǒng)的人工管理檔案的方法，提高檔案管理工作的效率，減少不必要的工作疏忽，給檔案管理工作帶來新的發(fā)展機會。我們所提到的現(xiàn)代化辦公技術(shù)指的就是，以計算機系統(tǒng)為基礎(chǔ)，應(yīng)用計算機技術(shù)進(jìn)行對檔案的管理工作，這也是為什么使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)快捷的地方，它可以根據(jù)計算機的操作系統(tǒng)，將這些電子版的文件進(jìn)行分類整合，并且對它們加以匯總，最后完成好對檔案的管理工作，這能在很大程度上提高檔案管理者的工作效率。

1 現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響

1.1 改變了傳統(tǒng)的管理方法

在上文當(dāng)中，我們已經(jīng)提到了，電子版文件的檔案管理工作的進(jìn)行是要依托計算機整個系統(tǒng)來進(jìn)行的，因此他的基礎(chǔ)是計算機技術(shù)。所以我們的現(xiàn)代化辦公技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件改變成了電子版的文件。在這里，我們需要注意電子版文件，它與我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件是有著很大的不同的。電子版文件從它的起草，修改，到最后的成形，這一系列的過程都是要靠著計算機系統(tǒng)完成的。因此，一旦電子版文件修改完成好那么就可以進(jìn)行直接的檔案管理，直接將文件進(jìn)行歸檔工作，這非常有利于提高檔案管理的工作效率，同時也可以為檔案管理工作者減輕工作上的負(fù)擔(dān)和工作難度。為了適應(yīng)現(xiàn)在的時代變化，從事檔案管理工作的人員，需要對傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行改變，將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到其中，從而提升它的工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

1.2 改變了對檔案管理者的工作要求

以前，我們進(jìn)行檔案管理工作，一般都是要依靠人工進(jìn)行，那時大家對檔案管理的認(rèn)識不夠清晰，也沒有完全認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，一般把它看成一項可有可無的工作，那個時候并不需要檔案管理工作者具備很高的專業(yè)素質(zhì)，但是現(xiàn)在我們將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，這就需要從事這項工作的工作人員具備專業(yè)的素質(zhì)，因為要進(jìn)行現(xiàn)代辦公技術(shù)的具體使用，就需要工作人員要先掌握一定的專業(yè)技術(shù)，這樣才能更好的進(jìn)行并且完成工作，這是使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)與我們傳統(tǒng)的檔案管理工作方法不同的地方，從事相關(guān)工作的檔案管理工作人員一定要不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)，可以多去參考書籍，利用剩余時間進(jìn)行技術(shù)學(xué)習(xí)，同時單位也可以為他們提供定期的培訓(xùn)，提升這些工作人員的工作能力，更好的為企業(yè)服務(wù)，努力完成好企業(yè)的檔案管理工作。

2 現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的對策

2.1 區(qū)分電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別

在前邊，我們已經(jīng)提到，電子文件和紙質(zhì)文件是存在著很大的差距的，它們之間有著很大的不同，具有不同的特征，因此，在進(jìn)行檔案管理工作時，不能只是簡單的將電子版文件與紙質(zhì)版文件相比較，將原來傳統(tǒng)的對待紙質(zhì)文件的方法，進(jìn)行變通，深刻認(rèn)識到電子版文件與紙質(zhì)版文件的區(qū)別。電子版文件是具備它自身獨特的特點的，它主要是依靠計算機系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作，在對它進(jìn)行管理的時候，不需要除了計算機以外的其他更多的媒介，這可以為企業(yè)減少很多不必要的成本。因此，如果電子版文件的處理，離開了計算機網(wǎng)絡(luò)，那么對它的檔案管理工作將無法繼續(xù)進(jìn)行，這一點需要相關(guān)工作人員提起注意。

2.2 保證電子文件的真實性和完整性

保證電子文件的真實性和完整性這是使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)的前提和基礎(chǔ)，同時電子版文件的兩個基本特征就是它的真實性和完整性。因此，從事檔案管理工作的工作人員一定要注意這一點，如果電子文件失去了它的真實性和完整性，那么對它進(jìn)行檔案管理也就失去了原有的意義和價值。為了保證電子版文件的真實性和完整性，企業(yè)可以建立一個比較完善的文件的整理系統(tǒng)，這樣就可以保證在對電子文件進(jìn)行處理的過程中的規(guī)范性，也能夠在最大程度上保證電子文件的真實性和完整性。

2.3 切實提高檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)在我們將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，這就需要從事這項工作的工作人員具備專業(yè)的素質(zhì)，因為要進(jìn)行現(xiàn)代辦公技術(shù)的具體使用，就需要工作人員要先掌握一定的專業(yè)技術(shù)，這樣才能更好的進(jìn)行并且完成工作，這是使用現(xiàn)代化辦公技術(shù)與我們傳統(tǒng)的檔案管理工作方法不同的地方，從事相關(guān)工作的檔案管理工作人員一定要不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)，可以多去參考書籍，利用剩余時間進(jìn)行技術(shù)學(xué)習(xí)，同時單位也可以為他們提供定期的培訓(xùn)，提升這些工作人員的工作能力，更好的為企業(yè)服務(wù)，努力完成好企業(yè)的檔案管理工作。

3 結(jié)束語

當(dāng)前隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能適用于當(dāng)前時代的發(fā)展，我們的文件已經(jīng)由原來的紙質(zhì)文件改變成了電子版的文件，這兩者之間有著巨大的不同，因此也給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，需要跟上時代的步伐，將現(xiàn)代化的辦公技術(shù)應(yīng)用到實際的檔案管理工作中。

參考文獻(xiàn)

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