淺談如何做好民營企業檔案工作

摘 要：因為隨著時代的不斷進步，民營經濟也同樣得到了快速發展，在此情況下，民營企業一定要對檔案管理加大力度，并提高相應管理水平，這是現時期民營企業在發展中需及時解決的一類問題。為此本文結合民營企業內有關檔案管理中的一些問題，實施了深入的研究和細致的分析，提出解決問題和提升檔案管理工作效果的有效方法，望可以輔助民營企業能夠朝著更好的方向不斷發展。

關鍵詞：民營企業；檔案管理；企業發展

因民營企業其在發展規模及管理水平方面存差異，為此，對本企業中的檔案管理工作重視度也有所不同。針對一些發展比較好的民營企業，其對企業內部的檔案管理便會非常重視，并且還為工作配備了現時期先進的辦公設施與完整的關于檔案管理的相關制度。對于中小型規模的民營企業來說，盡管也具有檔案管理意識與基礎設施，然而卻缺少系統性檔案管理理論與專業能力，缺少現代信息化檔案管理方法。

1 現今民營企業內檔案管理中的常見問題

1.1 管理人員對于檔案管理意識較欠缺

民營企業開始時都是從小規模的作坊經過長期發展而形成的，民營企業管理人員通常對利益的獲得較重視，特別是短期內的利益取得，然而檔案管理對于企業發展卻不能獲得突出性的經濟效益，所以，很多民營企業在其發展期間通常對檔案管理工作都有所忽視，盡管很多民營企業都設置了檔案管理的相關部門，但仍存在無人管理和管理混亂的情況。更為嚴重的，還有一些民營企業從來就未構建檔案管理部門，對檔案信息漠不關心，根本談不上關注和重視。民營企業管理層人員認為檔案管理只是企業中一項輔助性工作，并不存在難度，任何人都可以擔任此工作。民營企業本身對檔案管理的忽略，一定會對工作人員對待本職工作的態度產生一定影響，這樣會讓檔案管理受到更大的阻力，不能有效提升工作成效[1]。

1.2 民營企業內檔案管理的相關規定缺少規范性

現時期情況下，很多民營企業對于檔案管理都存在制度不完善的問題，缺少健全完整的檔案制度，由此迫使檔案管理的工作成效并不高，很多企業還未構建完整或是根本就不曾制定檔案管理的相關制度，通常都只是表面形式而已，完全不能發揮出檔案管理工作原本應用的實效性及應用性。這些情況的存在，對于檔案信息完整性和檔案信息可利用性起到了較嚴重的影響，同時也阻礙了企業管理，使企業管理變得更加混亂。

1.3 缺少現代化辦公設施的投入

檔案管理工作的有效開展與資金的投入是密不可分的，但是很多民營企業都一致認為檔案管理工作不會為企業創造突出性的經濟效益，因此對于檔案管理的作用也未給予應有的重視，所以對于檔案保存和管理設施的投入比較欠缺，還有些企業對于這一方面的管理完全沒有應有的資金注入。即便有的企業配置了相應的管理經費，但仍只是小屋見大屋，解決不了實質性的問題，最終造成設備陳舊、配備不齊全的問題，為此檔案所收集的信息都是使用手工形式來進行的，在此情況下，有隨意性存放的問題存在，最終使檔案損壞或是丟失的情況發生。雖然民營企業的發展非常快，然因為其對于的基礎投入的力度不足，致使檔案管理方法與企業發展間存在脫節，這樣便會對企業的長遠發展形成較大的阻礙，無法提升企業在市場競爭中的實力[2]。

1.4 工作人員的專業水平與理論知識有待提高

現時期，一些民營企業中并未配置專門負責管理檔案的工作人員，由此使一些企業內的檔案管理工作都是由企業內的文職人員兼職管理的，然這部分人員通常對于檔案管理并不了解也不熟悉，同時，針對檔案管理也未進行過相關的學習和培訓，這樣使企業管理層人員對檔案管理工作并不重視，對于數據信息的歸檔并不規范，或是存檔不及時等多種問題存在，為此對檔案信息的完整性和有效性產生了嚴重的影響。

2 民營企業內檔案管理工作成效提升的對策

2.1 檔案管理意識的不斷強化

在民營企業運營期間，管理層的工作人員對檔案管理的重視程度，會對檔案管理工作的實施與效果產生直接影響。如企業管理人員對于檔案管理不能給予足夠重視和大力支持，那企業檔案管理水平的有效提升也就無法實施。所以，為此需強化檔案管理人員自身對于企業檔案管理的認識，同時還要對檔案管理對于企業發展的重要作用加大宣傳，由此促進企業管理人員提高檔案管理意識。并且，檔案管理部門本身也需有效發揮本身優勢，從檔案管理理論知識、檔案管理技術兩方面，來對民營企業內負責檔案管理工作的相關人員進行教育學習和宣傳，由此為提升民營企業的檔案管理工作成效奠定基礎[3]。

2.2 構建完善的民營企業檔案管理體制

高效的管理制度可以使檔案管理工作更加順利的實施，如此才可以保證檔案管理會逐漸規范化，由此保障民營企業內的檔案管理工作可以正常運行。因為民營企業在相關制度構建方面起步的時間相對較晚，所以，民營企業結合本身的具體情況，可事先構建基礎性的檔案管理制度，之后，在企業發展的各個時期，可隨之構建企業內的檔案管理委員會及獎罰機制等一些保障性機制。

2.3 提升工作人員專業能力與知識素養

民營企業可隨著時代的不斷發展，結合具體發展實況，來合理的配備相應的具有專業技能和基礎理論素質的檔案管理人才，同時還需對負責檔案管理的工作人員安排定期的培訓和學習，使民營企業內檔案管理隊伍整體素質能夠得到提升，由此才能更高效的做好民營企業內檔案信息的收集、整理和歸檔，在此當中必須要保證企業生產及銷售類的檔案信息完整性和有效性。首先，民營企業內檔案管理機構和工作人員需提高業務素養，確定工作重心，為企業管理人員提供管理中所需的重要信息；其次，檔案管理機構也需與各部門間加強溝通，讓企業上下都能夠對本企業內的檔案信息有所了解和掌握，并同時為企業發展提供優良并且高效的檔案信息。

2.4 在民營企業檔案管理中實現現代化技術的充分應用

如想確保民營企業中的檔案能夠最大程度的發揮其應有的功能，一定要將當今的先進技術應用在企業內的檔案管理中，大力提高企業內檔案管理成效與信息利用率。如想提升民營企業內檔案管理效果，不但需要工作人員具有扎實的專業基礎和能力，而且，還需在工作中大量的引用現時期最為先進的辦公基礎設施。在民營企業實力充許的情況下可積極引入現代先進的高科技技術，對民營企業內的檔案管理工作需采用計算機來輔助其進行，通過計算機及一些現代化高科技設備，把文字、聲像、圖片等檔案材料變成數字材料，并且需充分利用好互聯網技術來完成企業內各部門間的檔案信息共享[4]。

3 結語

綜上所說，民營企業本身由于規模與制度的完整度存在差異性，所以企業管理層對于本企業內的檔案管理也存在不同的看法。在此情況下，民營企業需結合自身實際發展情況，審時度勢，選用適合本企業檔案管理發展的規定和制度，有針對性和有序的構建檔案管理制度，防止因為沒有執行依據而盲目的實施工作，由此，在此情況下，需不斷健全并規范民營企業內的檔案管理事宜。

參考文獻

[1]賈麗君.新形勢下民營企業檔案管理的對策[J].蘭臺內外，2016（5）：58-58.

[2]路艷芬.探討民營企業檔案管理的現狀及解決措施[J].辦公室業務，2018（7）：104-104.

[3]胡京津.淺析民營企業檔案管理信息化建設[J].檔案天地，2016（5）：53-55.

[4]張靚.淺議如何做好企業檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（1）：141-141.

作者簡介

史克勇（1982-）男，漢族，河北省邯鄲市人，大學本科，河北方融科技發展集團檔案室檔案管理員，研究方向：企業檔案信息管理。