大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理

于茜

摘 要：隨著社會電子技術的不斷進步與發展，大數據、云計算技術已經廣泛運用于各個領域，財務會計檔案管理也由傳統紙質檔案也在逐步向數字檔案轉換。作為大數據信息資源的重要來源之一，其應用服務模式的拓展存有很大的空間。大數據時代，在會計檔案管理中充分、有效地發揮數字檔案信息資源的價值，在使檔案管理服務的水平提升，形成良性循環，進而使檔案信息資料更好的服務于財務工作。本文從財務共享服務模式下電子會計檔案的實施環境入手，建立了大數據時代基于財務共享的電子會計檔案管理框架模型，詳細闡述了電子會計檔案管理的具體處理流程，并分析了財務共享模式下電子會計檔案管理給企業帶來的價值。

關鍵詞：大數據；財務共享；電子會計；檔案管理

大數據、云會計時代的到來，推動著企業的會計檔案管理從以紙質為媒介的傳統管理存儲方式到數據形態的數字化管理的轉變，電子會計檔案管理既復雜又必須適時完善其系統性，對企業的發展發揮積極作用。大數據時代基于財務共享模式下的電子會計檔案管理打破了傳統，進行適時更新。數據的挖掘、處理、分析與應用都在一定程度上得到了完善，企業電子檔案管理效率得到了大幅度的提升。

1 電子會計檔案的實施流程

1.1 電子會計檔案的采集

基于財務共享的電子會計檔案管理系統，充分發揮了財務共享云平臺的作用，將資金、影像、安全、會計核算等管理系統整合在一起，再利用不同種類的數據庫接收各個公司的數據，查詢、處理、分析，全面提供電子會計檔案信息。電子會計檔案信息分為數據與程序兩類，前者主要與會計憑證、賬簿、報表等相關。采集電子會計檔案并進行整理，確定屬性完畢后，再上傳至財務共享云平臺。傳統的財務信息憑證，可通過掃描完成其電子化，為后期電子檔案管理信息的完善奠定良好的基礎。企業選擇采用不同的財務核算系統處理原始數據信息，最終會自動生成相關電子會計憑證。之后會參與會計審批，完善對應的賬簿。再經過財務報表系統生成最終的電子財務報表。傳統的銀行對賬單也實現了更新，電子銀行回單匯總收支報告成為最新對賬形式。依靠這種模式，電子對賬結果、報表數據都可在線完成校驗。

1.2 會計檔案的分析處理

基于財務共享服務模式下的電子會計檔案的分析處理工作主要包括維護電子會計文件之間的有機聯系，使采集的電子會計文件形成一個完整、有序的信息資源統一體，發揮電子會計檔案的價值。傳統電算化條件下的電子會計檔案之間的聯系可能更多存在于結構化數據之間，而財務共享環境下的電子會計檔案，通過大數據的海量數據分析技術可能會有跨結構的聯系，并挖掘出更多數據間的歷史聯系，從而形成更有序、更有效的結果，也將有利于后續會計處理的計算分析。在電子會計檔案的分析處理環節，主要將大量的電子會計檔案數據快速導入到一個集中的大型分布式數據庫和分布式存儲集群，利用分布式技術來對存儲于其中的海量數據進行查詢、分類、匯總等，以此滿足后期電子會計檔案的應用。

1.3 電子會計檔案的應用

電子會計檔案的應用是以數據挖掘技術為基準，前期進行有效分析，篩選出所需數據。再結合相關數據挖掘技術，進行高層次的數據分析。最終得到與企業決策相關的數據信息，為更高級別的管理提供幫助，從而發揮電子會計檔案的應用功能。電子會計檔案的應用主要包含了檢索與利用。前者與財務共享云平臺相連，進行有效的數據分析與挖掘，通過編程模型處理電子數據集，并查詢制定云端電子檔案信息，滿足客戶的需求。用戶會通過電子會計檔案進行檢索，再將相關信息轉換到實際中運用，發揮其價值。傳統的電子檔案檢索，數據類型、運算等層面存在明顯的不足。而財務共享服務模式，實現了技術的更新，提高了數據的處理速度。此外，數據挖掘技術最終產生的結果，不僅包含了表格，還必須做到有效的格式輸出。大數據、互聯網種類之間的聯系可完善電子會計檔案與其他檔案間的關聯，實現人工智能化數據分析，推動電子檔案管理效率的提升，為企業管理層的決策提供借鑒。

2 大數據時代基于財務共享的電子會計檔案管理價值

2.1 采用分類處理，提高電子會計檔案管理的精細化

傳統的會計檔案管理往往是通過手工方式，對各類原始會計單據進行連續編號，統一裝訂管理。而財務共享服務模式下的會計檔案管理更多的是通過財務共享云平臺實現電子化的分類管理。各分子公司將原始單據掃描上傳至財務共享服務中心后，系統會自動根據會計賬目的不同進行分類，并自動生成連續的編號，這樣可以大大提高后期會計賬目的復核、記賬以及結賬工作的效率。此外，上傳的會計憑證通過財務共享云平臺的整合處理，憑證除了包括原始的數據信息以外，還包括企業采購、生產、銷售等各個階段的數據集成信息和鏈接信息，建立起了原始憑證和其他會計信息之間的聯系，在提高會計檔案管理效率的同時使管理更加精細化。

2.2 數據實時更新，提高電子會計檔案管理的準確性和實效性

傳統會計檔案的數據大都是靜止的，且數據間的關聯度很低。而財務共享服務模式下的會計檔案管理，使賬簿和報表數據既可以獨立數據的形式存在，還可建立與多類會計信息之間的聯系。各分子公司的會計人員只需通過物聯網技術對原始會計信息進行掃描，影像識別系統就會自動讀取原始的數據信息，并上傳至云端，云端對數據進行處理后形成各類財務報表，支持企業的分析決策，同時也支持后續審計工作的查詢功能。財務共享云平臺支持數據的實時更新，從而增強了電子會計檔案信息的準確性和實效性。

2.3 云端存儲數據，提高電子會計檔案管理的處理效率

財務共享服務模式下的會計檔案管理采用的是紙質會計檔案和電子會計檔案的雙重載體形式。通過財務共享云平臺，各分子公司將各類數據信息上傳存儲至云端，不僅減少了紙質會計檔案的數量，更是擴大了電子會計檔案的存儲空間。此外，通過大數據、物聯網和云端處理技術，可以大大縮短企業會計報表的編制時間，并根據企業領導者的預期需求情況對會計檔案進行分析預測，做出進一步的加工處理，從而節省更多的人力、物力和時間，提高會計檔案信息資源的處理效率。

2.4 降低信息傳輸成本，促進生產經營發展

財務共享服務模式下的電子會計信息經過加工整理，可以通過網絡傳輸和共享云平臺等介質傳遞方式，實現會計信息的異地查詢、檢索、分析、計算等，提高企業生產經營效率，降低信息傳遞運輸成本。通過對歷史會計檔案信息進行加工整理、分析比較，可以對未來的經營發展趨勢加以預測，為企業決策者提供更有效的決策依據。此外，根據經營管理目標的要求，可以對其中的生產經營要素進行相應的調整，保持企業生產經營的正確發展方向，促進企業經營管理目標的實現。

3 總結

傳統型檔案管理工作被數字化檔案管理工作所替代，是大勢所趨，這不僅僅是文檔、介質等管理對象的存在形式發生了變化，外界的保障條件也發生了變化，這些深刻地改變著檔案管理者、檔案管理工作的思路。電子會計檔案管理是一項復雜而系統性的工作，對企業具有重大意義。大數據、云會計時代，企業通過財務共享云平臺能夠更加方便快捷地獲取各類電子會計數據，通過對這些數據的挖掘、處理、分析與應用，可以保證企業電子會計檔案的管理更加及時、準確和有效。

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