新形勢下節能單位檔案管理標準化建設的思考

李宇

摘 要：近年來，隨著經濟的發展，我國節能單位對于檔案管理工作越來越重視。節能單位是國家機關設立在最節能一線執行黨的路線方針政策的機構，是無限接近服務人民群眾“最后一公里”的組織者、實施者、執行者，肩負著具體貫徹落實黨和國家各項政策法規的重要職責，而節能單位檔案工作是關系到社會經濟一項重要的基礎性工作，真實地記錄著經濟社會的發展歷程，由其集結而成的檔案資料是社會主義社會各方面建設與發展的見證者，做好節能單位檔案管理工作，對推動節能各項工作的開展是十分重要的。

關鍵詞：節能單位；檔案管理；標準化

節能單位涉及到我國社會與經濟發展的方方面面，也關乎人們的生活與工作。而正是因為以往不重視檔案管理，給節能單位各項工作的進展帶來很多阻礙和困難，也影響到如今社會經濟的持續發展。所以要對檔案管理這項工作充分重視起來，不斷提高管理人員的實際工作能力和處理檔案問題的能力，找出管理過程中問題所在，并分析其具體的原因所在，從而采取現代化的發展模式和創新舉措，進一步規范管理工作程序，提高管理水平。

1 節能單位檔案管理標準化建設的問題

1.1 標準化素養相對較低

有限的節能檔案管理人員還不足以適應標準化環境下的標準化檔案管理需要。現有節能人員的檔案管理業務水平較低。首先，檔案管理人員不掌握標準化的檔案管理方式，檔案管理人員缺乏對信息技術設備的應用能力，不能在標準化環境下對檔案數據信息的必要規范有序管理。其次，節能檔案管理人員的標準化培訓不足，單位地檔案管理人員未能進行標準化考核，節能檔案管理未能有效重視加強檔案管理人員的標準化培訓。節能單位的檔案電子化率低，專職與兼職檔案管理人員操作隨意性較大，檔案數據信息無法有效歸檔，不利于標準化的檔案操作。

1.2 管理體系存在制度性缺陷

節能單位建立的檔案中包含著多方面的信息，其具體內容和類型都較多，而且在管理上會面臨很多繁雜瑣碎的事務需要處理。可是當前檔案信息的管理工作中并沒有健全的管理體系和機制作為制度性保障，相反還存在很多制度性缺陷，導致各項管理舉措執行不到位也不及時，造成檔案信息不完整，甚至存在遺失以及錯誤問題。這也說明目前保管管理機制存在明顯缺陷，工作人員也沒有負責任的去保存好檔案資料。在當前推進檔案管理標準化以及現代化發展過程中，現代化水平還是處于普遍較低的狀態，很多創新舉措無法落實，造成了大量資源的消耗與浪費。

2 節能單位檔案管理標準化建設措施

2.1 健全管理體系和工作機制

如果檔案信息的管理體系不健全，存在制度性漏洞，那么就會在工作中引起諸多問題和不足。因此節能單位要提高檔案信息管理工作的現代化發展水平，最為關鍵的工作就是要加緊建立健全和優化目前的檔案管理體系及其工作機制，只有完善的制度和規范體系才能約束工作人員的不良工作態度和行為，才能進一步加強管理和控制的能力，從而為實現檔案管理的標準化以及現代化發展提供堅實的制度保障。

2.2 更新觀念，提高效率

想要不斷提高節能檔案的管理效率，就需要先提高企業相關人員的檔案管理意識。作為檔案管理工作順利進行的前提和基礎，必須加強宣傳推廣相關檔案法律、法規和各種管理制度，使得企業的管理人員認識到檔案是企業發展的前進基石，是不能再生和替換的重要信息資源，是節能單位的極其寶貴的財富。逐漸讓節能單位明確認識到對檔案進行管理是每個企業應盡的責任和義務，讓其充分認識到檔案管理的重要性，解決檔案管理工作過程中的各種疑難問題，為檔案的管理提供一個良好的環境。檔案管理人員的高素質是保證檔案管理工作順利進行的關鍵，能有效提高檔案管理的工作質量和工作效率。對此，相關的節能單位一定要定期的組織檔案管理人員進行專業的檔案知識培訓，逐漸的提高其專業水平，從而有效保障各項檔案工作的順利進行。對于培訓的內容還要進行定期考核，并為考核成績優異和進步較大的檔案管理人員提供一定的物質獎勵，這樣還能在一定的程度上提高檔案管理人員的學習積極性。并且還要提高檔案管理人員的思想認知水平，讓其對自身的專業技術能力有一定的認識，對于工作中的不足和缺點進行不斷的學習和改善，逐漸熟悉適應現代化檔案管理的各個工作環節，慢慢掌握科學規范的檔案管理規則和方法，在不知不覺的過程當中提高工作效率和節能檔案的管理質量。

2.3 加強檔案管理設施建設

促進標準化檔案管理方式的有效推廣，還要進一步提升節能單位的檔案管理設備水平。首先，配備必要的標準化檔案管理設備，在開發高端檔案管理系統的基礎上，不斷加強網絡傳輸、數據分析、數據庫的規范性，同時開發必要的借閱系統，從而保證檔案數據信息在有效環境下規范運行。其次，加強檔案庫房、檔案使用設備建設。注重開發電子檔案的通用借閱機制，有效的減少原始紙質檔案使用，從而降低檔案的損毀風險。第三，建立檔案管理安全系統，加強檔案管理安全設備的建設工作，運用必要的軟件、登錄機制等保證檔案傳遞應用的安全性。

2.4 培養專業檔案管理隊伍

促進檔案管理標準化工作的快速開展，還要加強檔案管理專業隊伍的培養工作。首先，提高檔案管理人員的標準化意識，加強檔案管理標準化知識的培訓，促進檔案管理人員懂得標準化檔案管理工作的基本方法。其次，依照檔案管理標準進行檔案管理人員考核，對檔案管理未達標的問題進行分析，找出檔案管理人員素質改進方向，全面加強針對性的教育。第三，落實檔案管理標準化建設經費，加強檔案管理標準化人才的引進，實現檔案管理人員與標準化檔案管理設備的同步發展。

3 結語

作為節能單位的領導和管理人員，都應該密切跟進檔案信息管理的現代化發展進程，探尋新型的管理方式和工作方法，逐步建設和培養一支管理能力強、綜合素質水平較高的管理人員隊伍。同時還要確立相應的管理制度，規范檔案信息搜集、整理和歸檔等重要基礎性工作的關鍵程序和流程，依靠完善的規章制度來規范工作人員的行為，合理解決當前檔案信息管理過程中出現的各類不足和問題，為節能單位的良好發展提供信息支持和強大助力。

參考文獻

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