試論大數據條件下檔案管理與服務的創新

杜娟

隨著大數據時代的快速發展，信息技術越來越多地應用于各種領域，推動了社會的發展與進步。在這種信息化背景下，檔案管理這項與社會發展、人民生活息息相關的信息管理工作就越發顯現出其重要意義。如何充分發揮科學技術的先進性、便捷性，打破傳統檔案管理模式的局限性，實現檔案工作的高效管理與創新服務，也就成為了現階段迫切需要解決的問題。

1 大數據條件下檔案管理與服務創新的實質和意義

當今時代，計算機技術成為了檔案管理信息化的有力保障，由于通信技術逐漸成熟，已經對人們生活的方方面面產生了重要的影響，同時人們也在逐漸步入信息化時代。信息化條件下的檔案管理工作主要是借助現代化的互聯網信息技術對大量的信息數據進行快速采集、分類和整理，以此來優化檔案的管理，最大程度地利用和整合現有的檔案信息資源，最終實現檔案管理的數字化，從而讓用戶享受到更高質量的服務。

從古至今，檔案所涉及的領域都極為廣泛，如果在工作階段只采取人工管理方式，不僅會浪費大量的人力物力，也無法保證管理工作的質量和效率。在信息化的基本前提下，利用互聯網技術開展檔案管理工作不僅能提高工作效率，而且能減少人才以及物力投資，從而將資金的調整和利用有效地結合起來，為檔案管理提供更便捷的工作方式和更舒適的工作環境，但檔案工作天生具有一些特殊性，這就意味著在創新檔案管理與服務工作時必然面臨著許多艱難的挑戰，只有從根本上認識到開展檔案信息化管理工作的重要意義，并建立起正確的檔案信息化管理的理念，加強計算機網絡技術的應用和相關部門間的交流與協作，并嚴格監控檔案管理工作的過程，才可以保證檔案管理系統的安全穩定和高效運作，保障電子檔案數據的真實可靠和有效利用。

2 大數據條件下檔案管理工作中存在的問題

2.1 傳統的檔案管理體制限制了檔案管理工作信息化的發展

首先，我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。其次，由于檔案工作對專業化和標準化的要求，為了更好地實現信息化條件下的檔案管理，需要對檔案整體進行分類統計。傳統的檔案歸檔和記錄大多以紙質和人工的方式進行，同時還有歷史遺留下來的問題，基于這些影響因素的影響，檔案室的管理工作不能條理清晰地進行，檔案的存檔和檔案目錄工作完成質量不理想，對信息系統軟件安裝有著一定的阻礙作用，檔案的信息化和自動化管理較難實現統一，一些檔案館和檔案室僅實現半信息化的管理，這對全面實現檔案信息化管理有一定程度上的制約。

2.2 較為落后的檔案管理服務影響檔案信息化的進程

現階段，檔案資源方面還不夠全面和完整，在對檔案進行對接和查詢方面，又存在信息化管理技術滯后的問題，大部分檔案管理工作在開展過程中未充分結合檔案管理程序的標準性和信息技術的特點。大量檔案在歸檔時利用磁盤或光盤存儲，此外，一些檔案管理人員，還使用手工編輯和檢索，這些方式都會影響到信息的安全性和完整性，不能充分滿足客戶的需求，使得檔案管理工作難以跟上現代化發展的步伐。

2.3 檔案工作人員的綜合素質和專業技能偏低制約了檔案管理與服務創新工作的進展

在檔案信息化管理創新工作進行階段，對檔案管理人員的綜合素質有著較高的要求。如果檔案工作者的綜合素質不達標，就會影響管理創新工作的進展。工作人員的綜合素質較低主要表現在以下幾點。第一，工作人員的自身責任意識不明確，工作態度不積極，會直接影響到檔案管理創新工作的開展，嚴重時還可能導致在工作過程中出現較大的錯誤。第二，管理人員的專業技能應用不到位同樣也會對檔案管理創新工作造成消極影響。第三，工作人員缺乏良好的執行能力。工作人員的執行能力不足將會直接影響檔案管理創新的整體工作，造成出現延長工程周期、降低檔案管理效果等現象。

2.4 缺乏有效的協調與溝通對檔案管理與服務創新工作造成消極影響

當前的檔案管理工作中缺乏正確的協調與溝通也是我國檔案管理創新工作面臨的重要問題。工作在進行階段如果缺乏正確的協調和溝通會對管理創新工作造成直接影響，比如，創新管理工作預測效果與實際情況不符，管理創新工作目標無法與成本控制要求達到統一，這些情況都是由檔案管理創新工作在進行時缺乏協調和溝通導致的。

3 大數據條件下檔案管理工作創新的策略

3.1 創新信息化檔案管理與服務的理念

首先要從信息化檔案理念上進行創新。這就要求在日常的檔案管理工作當中，工作人員要以發展觀作為其主要指導思想，高度重視檔案信息化管理工作，深刻領會信息化時代所帶給檔案管理工作的重要機遇，同時著重培養檔案工作人員勇于拼搏的精神和敢于創新的意識。

3.2 創新信息化檔案管理與服務手段

在大數據時代，開展信息化檔案管理創新工作要對檔案進行信息化加工，這是開展信息化管理的前提。我國檔案管理工作核心環節為檔案信息的錄入和收集。同紙質檔案資源相比較，信息化檔案資源主要是依靠人工上傳及下載，而在此過程中假如出現問題便會極大程度地影響信息資源的真實性，因此，工作人員需要借助網絡信息技術構建管理系統，并連通入網，形成一套完整的檔案管理系統，最后，還需采取配套的管理措施，以此保證信息檔案的真實有效。其次，實現資源在線查詢服務。隨著信息技術的到來，人們的生活得到了很大的提升，人們的工作效率也得到了相當程度的提高。以往，人們若要查詢檔案資料，需要去檔案館進行實地查閱，且查詢的整個過程也較為繁瑣。此外，所查詢的資料也往往存在不完整性，因此在整個查詢資料的過程中，人們往往被消耗了很大的時間和精力，而檔案管理的信息化能讓人們在查詢檔案資源的同時最大限度節省時間和精力，且真實性和完整性也能得到保障，從而提升了人們的工作效率。

3.3 提升檔案管理工作人員的綜合素質

首先應重點培養檔案管理工作者的職業道德觀念。具備一定職業道德能夠促使工作人員認真負責地對待日常工作，并主動總結自身的工作經驗，發現問題后能及時解決問題，從而推動我國檔案管理工作的創新及發展。其次，要求檔案管理工作人員具有專業性。工作人員須具備一定程度的信息技術以及專業知識方能適應未來檔案工作的不斷發展以及社會的不斷變遷。因此，相關部門要對相關人員進行定期培訓，安排專業人員定期參加業務培訓，力求將理論知識與實際工作結合起來，有效提升工作人員的專業技能。此外，管理創新部門還可以成立學習團隊，互相學習、共同進步，經常性地采取討論分析的方式激發工作人員的工作興趣，增強自身責任感，進而推動檔案管理創新工作順利開展。

3.4 不斷加強檔案管理與服務中的溝通與協調

針對檔案管理創新工作過程中缺乏協作和溝通的問題，相關部門應積極采取措施解決，只有合理進行協作和溝通，才能保證檔案管理創新工作順利開展，使檔案管理創新工作更能滿足市場需求。相關管理創新部門在開展工作的同時還要成立專門的監督團隊和交流溝通意見反饋團隊，進而保證檔案管理創新工作能夠順利開展。另外，檔案管理創新部門還要成立檔案測評團隊，對檔案管理創新工作進行監督和控制，也能推動檔案管理創新工作實現可持續發展。

4 結束語

隨著大數據時代的到來，傳統的檔案管理與服務方法已不能滿足時代發展的要求，并且還會對檔案的發展造成不利影響。因此，檔案管理也要隨之進行一系列新的調整和建設，以便于往信息化方面去發展。相關部門有必要對檔案管理模式進行不斷整改和創新，并將信息化技術應用在檔案管理與服務中，以提升整個檔案管理工作的效率和工作質量，并保障其規范性和安全性，使檔案管理更科學，從而實現檔案資源的優質共享，為人們提供更好的服務。