工業(yè)技改項目檔案管理規(guī)范化策略探討

白建兵

摘 要：工業(yè)技改項目主要是企業(yè)通過對先進技術、工藝和設備的應用，對現(xiàn)有設備、生產(chǎn)工藝條件進行技術改造，有著工程量大、建設周期長、投資金額大、專業(yè)性強和技術含量高等特點，關系著企業(yè)競爭力的提升與可持續(xù)發(fā)展。這就突出了工業(yè)技改項目檔案管理的重要性，需要企業(yè)引起高度的重視，既要完善制度，也要培養(yǎng)更多高素質人才，確保工業(yè)技改項目檔案管理的規(guī)范化水平不斷提升。本文將通過分析工業(yè)技改項目檔案管理的現(xiàn)狀，提出了工業(yè)技改項目檔案規(guī)范化管理的措施。

關鍵詞：工業(yè)技改項目；檔案管理；規(guī)范化

隨著我國科技水平的不斷提升，工業(yè)技術的信息化、自動化和現(xiàn)代化發(fā)展速度也越來越快，企業(yè)為了更好的應對市場競爭，也應該注重創(chuàng)新，加大技術升級改造力度，通過對先進設備與技術的應用，能夠實現(xiàn)自身生產(chǎn)制造能力的提升。在企業(yè)工業(yè)技改項目實施過程中，會形成大量有著極高保存價值的工業(yè)技改項目檔案，主要有文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄。這需要企業(yè)做好工業(yè)技改項目檔案管理的規(guī)范化措施，才能為自身的進一步發(fā)展打牢基礎。

1 工業(yè)技改項目檔案管理的現(xiàn)狀

在工業(yè)技改項目建設過程中，因為施工單位思想上的忽視，人員技能水平不高，且很多施工單位將主要時間與精力都放在項目建設上單，沒有及時對檔案資料進行收集與整理，從而導致檔案資料出現(xiàn)丟失的問題。同時部分施工單位經(jīng)驗不足，且檔案管理人員流動性較強，在檔案整理上缺乏統(tǒng)一的標準，在整理內(nèi)容與順序上也存在問題，不利于后期的查詢與利用。一些施工單位因為工期較短，施工退場后沒有及時提交檔案，也影響了檔案資料的完整性。

當前工業(yè)技改項目檔案管理還存在很多問題，具體體現(xiàn)在整理與保管兩個方面。在工業(yè)技改項目檔案整理方面，至今仍然選擇單臺設備分類、組卷的標準，在工業(yè)技改項目中存在有機聯(lián)系的文件放置于不同專業(yè)類別中，導致檔案變得四分五裂，工業(yè)技改檔案整理上也不夠規(guī)范[1]。這樣無法將工業(yè)技改項目全貌與建設各環(huán)節(jié)情況反映出來，為也今后的查找與利用創(chuàng)造有利條件。工業(yè)技改項目特點是周期長、涉及部門與專業(yè)眾多、結構也很復雜，而以往標準無法滿足當前工業(yè)技改項目檔案管理要求，這要求我們將具體的標準明確下來，不斷提升檔案整理的規(guī)范化水平。在工業(yè)技改項目檔案保管方面，在工業(yè)技改項目完成后，檔案應由上級部門檢查驗收，這需要將所有檔案存儲在檔案館中，導致檔案資料在利用上難度較大。

2 工業(yè)技改項目檔案規(guī)范化管理的措施

2.1 加強領導，高度重視檔案管理工作

工業(yè)技改項目檔案管理主要根據(jù)領導決策和方針進行的，很大程度上與企業(yè)領導重視程度關系非常緊密，只有企業(yè)領導在思想上提高重視程度，為工業(yè)技改項目檔案管理提供更多的支持與幫助，才能保留檔案管理工作效率實現(xiàn)提升。為確保工業(yè)技改項目檔案管理工作更加規(guī)范，應該得到領導的高度關注，在人力、物力和財力等方面加大支持力度[2]。企業(yè)領導應該轉變思想理念，摒棄以往落后的檔案管理模式，全面意識到做好工業(yè)技改項目檔案管理工作的重要性，盡快采取有力措施確保這項工作順利開展。要以領導為核心成立專門的領導小組，促使各檔案管理人員認真履行自身職責，能夠規(guī)范操作，通過有力的監(jiān)督避免檔案管理工作中出現(xiàn)問題。這樣才能為工業(yè)技改項目檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造良好條件，也在今后為企業(yè)的進一步發(fā)展帶來更大動力。

2.2 檔案的全過程規(guī)范化管理

在工業(yè)技改項目實施過程中，各階段檔案管理重點不一樣，需要檔案管理人員引起注意，在各環(huán)節(jié)都要做到規(guī)范化管理。第一，項目立項論證階段。要明確檔案管理人員具體職責，完善工業(yè)技改檔案管理網(wǎng)絡體系，并對檔案整理、移交、借閱等工作流程進行優(yōu)化，將檔案流轉時效合理確定下來，讓檔案整理更加完整與及時。第二，項目建設階段。在工業(yè)技改項目實施期間，要認真檢查與審核竣工檔案，主要包括技術文字資料、工程圖紙的完整性與準確性等，確保達到檔案要求，提升檔案質量。同時也要注意檢查與跟蹤管理工程竣工檔案與變更狀況，必須與工程現(xiàn)場保持一致[3]。第三，竣工驗收階段。此時進行了對文字材料、工程圖紙的收集與整理，在立卷前應由檔案管理人員、技術人員等一起審核與檢查，保證工程竣工檔案的規(guī)范化。主要是檢查竣工檔案文字材料、工程圖紙等內(nèi)容，并嚴格審查組卷質量，同時制定相應整改措施。第四，歸檔階段。當檔案整理入庫后，檔案管理人員要從各個部門與專業(yè)需求出發(fā)，發(fā)放標準版本的竣工檔案，同時在檔案部門歸檔一套工程竣工檔案，要錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，為之后快速檢索創(chuàng)造條件，也便于共享資源。

2.3 完善檔案管理制度

檔案管理部門要結合工業(yè)技改項目具體狀況，制定與之相應的檔案管理制度，確保其具備較強的操作性，并明確工業(yè)技改項目檔案在收集、整理、移交和驗收等方面的要求，讓工業(yè)技改項目檔案管理規(guī)范化水平的提升有良好的基礎條件。工業(yè)技改項目負責部門應該牽頭建立檔案管理網(wǎng)絡，并配備專門的檔案管理人員負責及時對整個項目實施期間形成的檔案進行收集、整理與歸檔。企業(yè)要設置一名項目主管領導，專門對檔案管理工作進行統(tǒng)籌與協(xié)調，并確定檔案管理部門在工業(yè)技改項目實施過程中的監(jiān)督、指導與檢查等職責。這樣才能讓檔案管理工作滲透到工業(yè)技改項目實施的各個環(huán)節(jié)，逐步形成檔案統(tǒng)一領導、分級管理的局面。這樣所有工業(yè)技改項目檔案才能得到有效管理，實現(xiàn)規(guī)范化水平的提升，也保證了檔案資料的完整性與準確性。在制定檔案管理制度以后，還要嚴格督促其落實，實行有效的獎懲措施，為提升工業(yè)技改項目檔案管理規(guī)范化水平奠定良好基礎。

2.4 提升檔案管理人員綜合素質

在工業(yè)技改項目檔案管理過程中，為了提升其規(guī)范化與科學化水平，還要注重培養(yǎng)檔案管理人員的素質與能力，加大對他們的培訓與教育，確保檔案管理人員掌握最新的工作技能，了解相關規(guī)范與標準，避免在實際工作中出現(xiàn)差錯[4]。企業(yè)要采取講座、培訓等方法，從整體上提升檔案管理人才隊伍的綜合素質與專業(yè)能力。企業(yè)不僅要配置專業(yè)水平高、檔案管理技能強的工作隊伍，讓工業(yè)技改項目檔案能夠規(guī)范的進行收集與整理，為后期的查詢與利用創(chuàng)造良好條件。同時還要確保檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性，這樣能夠及時掌握項目實施動態(tài)，清楚檔案材料的流向，提升其齊全性、完整性與準確性，更好的發(fā)揮出推動企業(yè)快速發(fā)展的作用。

3 結語

總之，工業(yè)技改項目檔案管理是一項復雜的工作，涉及事項眾多，管理難度也很大，對企業(yè)檔案管理部門提出了較高的要求。要想提升工業(yè)技改項目檔案管理規(guī)范化水平，企業(yè)各級領導必須在思想上引起高度重視，充分認識到做好工業(yè)技改項目檔案管理工作的重要性，能夠安排高素質檔案管理人員負責這項工作，并建立完善的檔案管理制度。同時企業(yè)還要注重配置先進的設備，積極引進各種現(xiàn)代化技術，讓工業(yè)技改項目檔案管理工作的高效開展創(chuàng)造良好的基礎條件。這樣才能真正將工業(yè)技改項目檔案的作用體現(xiàn)出來，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等工作提供更好的服務。

參考文獻

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[3]王瑞偉，沈言，武斌.信息技術在技改項目檔案歸檔中的應用[J].機電兵船檔案，2015（05）：17-19.

[4]胡佳彤.如何確保企業(yè)技改技措檔案規(guī)范管理[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015（04）：54-55.