淺談基層單位檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作的存在問題及對策

張蕾

摘 要：基層單位上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)是上級檔案管理部門數(shù)據(jù)匯總的基礎(chǔ)，其上報(bào)的數(shù)據(jù)質(zhì)量具有影響檔案事業(yè)建設(shè)全局的重要意義。文章結(jié)合歷年來廣西電網(wǎng)公司系統(tǒng)基層單位檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)報(bào)送情況，指出基層檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作存在的問題，并提出相應(yīng)解決對策以供參考。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案統(tǒng)計(jì)；問題；對策

全國檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作始于上世紀(jì)80年代。1982年，國家檔案局初步制定了全國《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》，經(jīng)國家統(tǒng)計(jì)局批準(zhǔn)于1983年試行一年。1984年2月召開的第一次全國檔案統(tǒng)計(jì)工作會議，確立了全國統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度，并納入政府統(tǒng)計(jì)序列，我國的檔案統(tǒng)計(jì)工作開始走上正軌。隨后，國家檔案局于1999年、2006年、2011年進(jìn)行了三次修訂，形成《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》沿用至今。在各級檔案部門的積極努力下，檔案統(tǒng)計(jì)工作取得長足進(jìn)步，檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量不斷提高，為豐富檔案資源、開展檔案利用服務(wù)、保護(hù)檔案安全等方面提供了有力的信息支撐。但基層單位檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作仍存在諸多問題，導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，甚至存在統(tǒng)計(jì)造假、弄虛作假等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

1 基層單位檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)存在問題

基層單位檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)需要完成以下工作內(nèi)容：各單位于每年2月底前在全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)信息管理系統(tǒng)中填報(bào)檔基3表、檔基3附表，紙質(zhì)報(bào)表經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽批后，隨系統(tǒng)數(shù)據(jù)逐級上報(bào)匯總。從歷年廣西電網(wǎng)公司系統(tǒng)基層單位報(bào)送的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)情況看，存在以下問題：

1.1 基層檔案員分身乏術(shù)，檔案工作時間無法保障

基層檔案員常需兼任公文、機(jī)要等多種職責(zé)，檔案工作又具有重要但不緊急的性質(zhì)，因此往往等處理完其他事務(wù)后才開展檔案管理工作。基層單位在年底集中突擊整理檔案的情況也屢見不鮮。由于檔案管理的工作時間得不到保障，突擊整理容易造成分類不準(zhǔn)確、組卷不正確、裝訂不規(guī)范等問題，影響檔案整理的質(zhì)量，也給檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高埋下了伏筆。

1.2 對檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性認(rèn)識不足，敷衍了事

檔案統(tǒng)計(jì)工作是基層檔案管理工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，對于了解和掌握本單位檔案工作現(xiàn)狀、制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃、促進(jìn)檔案開發(fā)利用等具有重要作用。并且上級檔案管理部門的統(tǒng)計(jì)工作，是依據(jù)各基層單位上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總的，因此基層單位檔案統(tǒng)計(jì)工作還具有影響檔案事業(yè)建設(shè)全局的重要意義。

基層單位檔案員對檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性缺乏認(rèn)識，認(rèn)為每年完成檔案整理就萬事大吉，缺少做好檔案統(tǒng)計(jì)工作的主動性和責(zé)任感。有些甚至認(rèn)為按時報(bào)送數(shù)據(jù)就行，至于數(shù)據(jù)是否與實(shí)際相符，上級檔案部門也不會到實(shí)地進(jìn)行核實(shí)，存在敷衍了事的想法。表現(xiàn)在：一是數(shù)據(jù)填報(bào)不完整，漏填“統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人”、“檔案機(jī)構(gòu)”、“全宗”、“手工目錄”等重要指標(biāo)項(xiàng)。二是未注意計(jì)量單位（“本年經(jīng)費(fèi)投入”的計(jì)量單位是“萬元”，“機(jī)讀案卷目錄”、“機(jī)讀文件目錄”的計(jì)量單位是“萬條”，“本年度編研材料”的計(jì)量單位是“萬字”），使填報(bào)的數(shù)據(jù)與檔案工作實(shí)際相距甚遠(yuǎn)。三是未系統(tǒng)核查所填報(bào)的數(shù)據(jù)信息，存在數(shù)據(jù)前后邏輯錯誤，如本年度上報(bào)的室存檔案、室存資料、檔案編目情況等數(shù)據(jù)小于上一年度上報(bào)數(shù)據(jù)又未填寫本年度移出、銷毀檔案信息；未填寫室存檔案數(shù)字化副本卻填寫本年利用室存檔案數(shù)字化副本信息等。

1.3 對統(tǒng)計(jì)指標(biāo)項(xiàng)的理解上存在偏差，統(tǒng)計(jì)口徑不一

國家檔案局雖對一些主要指標(biāo)作出了解釋，但在實(shí)際操作過程中，由于基層單位檔案員的學(xué)識、經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)不同，仍然存在對同一指標(biāo)項(xiàng)的理解不盡相同，導(dǎo)致對該指標(biāo)所特指的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容認(rèn)識不一。比如“以卷為保管單位”的檔案，各卷中的文件數(shù)量是否統(tǒng)計(jì)到“以件為保管單位檔案”中；與其它檔案一起立卷保管的照片檔案（如在建設(shè)項(xiàng)目檔案中立卷的照片）是否統(tǒng)計(jì)到“照片檔案”項(xiàng)；“排架長度”是否包含柜架厚度；照片的底片、光盤、磁盤、硬盤等特殊載體檔案如何統(tǒng)計(jì)填報(bào)等。

2 基層檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)存在問題的解決對策

2.1 加大人力投入，將檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作做深、做實(shí)

經(jīng)濟(jì)學(xué)有一個原理：沒有投入就沒有產(chǎn)出。若沒有足夠的人力和時間投入，檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作將無法真正落到實(shí)處。基層單位檔案管理部門應(yīng)積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作進(jìn)展情況及存在問題，借助每年國際檔案日宣傳系列活動，爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的理解和支持，確保檔案管理工作有足夠的人力和時間投入。檔案整理是前端，檔案統(tǒng)計(jì)是后續(xù)，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量需從提高檔案整理工作的質(zhì)量入手。基層檔案部門需主動加強(qiáng)與各部門之間的橫向聯(lián)系，對歸檔的文件材料做到應(yīng)收盡收，努力提高檔案整理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，為檔案統(tǒng)計(jì)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，將檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作做深、做實(shí)。

2.2 加大考核監(jiān)督，將檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作做真、做穩(wěn)

2018年6月19日，國家檔案局辦公室印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)檔案統(tǒng)計(jì)工作的意見》的通知，要求各單位進(jìn)一步完善檔案統(tǒng)計(jì)工作機(jī)制，優(yōu)化檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查體系和方式、提高統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，防范和懲治統(tǒng)計(jì)造假、弄虛作假。可見，在國家層面上已提出檔案統(tǒng)計(jì)造假、弄虛作假等行為將被嚴(yán)肅問責(zé)。各單位應(yīng)認(rèn)清當(dāng)前形勢，自覺完善檔案統(tǒng)計(jì)工作問責(zé)機(jī)制，把嚴(yán)懲檔案統(tǒng)計(jì)弄虛作假提高到政治高度，加強(qiáng)考核監(jiān)督。考核結(jié)果與基層檔案員的經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，與基層單位年度績效考核掛鉤，加大執(zhí)行力度，敢于動真格。基層檔案員更替頻繁不應(yīng)成為檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作出現(xiàn)問題的借口，新舊檔案員之間要實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過渡，保持單位檔案統(tǒng)計(jì)工作的延續(xù)性。以嚴(yán)肅問責(zé)的威懾作用倒逼基層檔案員將檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作做真、做穩(wěn)。

2.3 加大培訓(xùn)力度，將檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作做細(xì)、做準(zhǔn)

基層檔案人員多從別的專業(yè)崗位轉(zhuǎn)崗而來，檔案專業(yè)素養(yǎng)不高，參加檔案專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會也不多，檔案業(yè)務(wù)能力普遍不強(qiáng)，對檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)指標(biāo)項(xiàng)的理解存在偏差。比如曾有基層單位檔案員將照片底片誤認(rèn)為是縮微膠片，把照片底片張數(shù)統(tǒng)計(jì)到“縮微平片”項(xiàng)。對同一指標(biāo)項(xiàng)的理解不同，是造成檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的根本原因。上級單位檔案管理部門應(yīng)加大對基層檔案員的培訓(xùn)力度，對統(tǒng)計(jì)口徑存疑的指標(biāo)項(xiàng)作出統(tǒng)一解釋，提高檔案年報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。基層檔案員應(yīng)發(fā)揮主觀能動作用，增強(qiáng)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作的歷史責(zé)任感，主動學(xué)習(xí)，通過自學(xué)和參加各類培訓(xùn)班努力積累檔案專業(yè)知識，提高檔案業(yè)務(wù)水平，將檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作做細(xì)、做準(zhǔn)。

3 結(jié)語

隨著電子信息技術(shù)向各行業(yè)、各領(lǐng)域的持續(xù)滲透，室存電子檔案除文書類電子檔案、數(shù)碼照片、數(shù)字錄音、數(shù)字錄像外，其他種類的原生電子檔案（如會計(jì)類電子檔案）也將大量產(chǎn)生。這些新興電子檔案在目前使用的檔基3附表沒有可供統(tǒng)計(jì)的指標(biāo)項(xiàng)。2018年8月16日，國家檔案局辦公室發(fā)出了關(guān)于征求《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度（征求意見稿）》意見的通知，即將開始新一輪的修訂工作。從征求意見稿的內(nèi)容看，與基層單位相關(guān)的原檔基3表、檔基3附表將合并為一張表《檔案室基本情況年報(bào)》，統(tǒng)計(jì)指標(biāo)項(xiàng)也由原200項(xiàng)縮減為143項(xiàng)。各單位檔案員需加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)，主動適應(yīng)新的工作要求，提高做好檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作的自覺性和行動力。

參考文獻(xiàn)

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