淺談普通高中檔案管理工作存在的問題及有效運用

史燕翔

摘 要：在學校的管理體系中，檔案管理體系是重中之重，它的建立與健全是衡量一所學校教育質量和管理水平的重要指標之一，是日常工作必不可少的組成部分。抓好學校的檔案管理工作，有利于推動學校教研水平的不斷提高，更能推動學校教育管理工作的科學化發展。本文立足普通高中學校檔管理工作存在的問題，在此基礎上進行分析探索，并提出解決問題的對策，以供同仁參考。

關鍵詞：普通高中；檔案管理工作；存在的問題；有效運用

1 高中學校檔案管理工作的重要性

檔案管理工作內容涵包含的比較多，涉獵的而也比較廣，尤其是高中學校檔案既有日常教學檔案管理，又有教師搞教研活動的教研檔案管理，還包含了學生從高一到高三的學籍檔案管理。教學檔案包含了教職人員的個人信息、教學進度報告及教學質量檢查等資料，教研檔案指的是教職人員每次教研活動產生的資料，學籍檔案包括學生從高一至高三的個人資料、學籍表等等。這些檔案資料由各類文字、圖表、影像資料等組成。資料之多樣、種類之繁雜，對我們檔案管理工作人員提出了比較高的要求，新時期普通高中的檔案管理要求我們從業人員不僅要把日常管理工作做好，而且還要順應新時代的要求，不斷地借鑒新興技術，逐步實現檔案管理信息化，從面提高工作的效率。只有這樣才能更好的記錄一所 學校教學、教研工作的真實水平，也能真實體現一所學校的發展進程，更重要的是，可以真實的反映一所學校的教學、教研質量及管理、學術水平，為未來更好的發展奠定堅實的基礎。

2 普通高中檔案管理工作存在的問題

1）思想重視不夠，對檔案管理工作沒能建章立制。檔案管理工作雖然是學校管理的基礎性工作，但很多人認為學校教學才是第一位的，所有工作應該給教學工作讓路。所以雖然檔案管理比較重要，但是常常引不起足夠的重視。更有甚者，個別領導認為檔案管理可有可無，不必重視，因此檔案管理工作人員通常比較清閑，也沒有行為準則進行規范和約束，更談不上建立規章制度。從而導致了檔案管理工作隨意、混亂的現狀。

2）對檔案管理工作人力、物力、財力的投入不足。由于思想上的放松和認識不到位，學校對于檔案管理工作沒有做出經費預算，沒有足夠的財力支持，更不要說定期的對檔案管理人員進行專業技術培訓的費用。檔案管理人員沒有專門的工作場所，檔案安放沒有固定的場所。

3）檔案管理工作資料收集困難。由于高中檔案管理工作需要收集全校高一至高三師生的資料，包含的層面比較廣，跨度比較大，歷時比較長，往往需要出動大量的人員去收集，很多教職工不是很理解，因此配合不積極。使得資料入檔耗時耗力不少，但收益很小。從而導致資料收集不夠及時全面。阻礙了工作的正學進行。

4）檔案管理辦法老舊落后。因為沒有專人從事檔案管理工作，大部分從業人員是兼職人員，因此存在不規范操作，如檔案立卷不規范，檔案載體結構單一的問題。即使把資料接收入庫了，也沒有對原始資料進行加工，整理以及編寫目錄。從而導致資料不方便查閱，沒有有效的提高查閱效率，對某些有價值的檔案資料沒有進行有效的開發利用。而且檔案管理人員通常認為資料接收入庫就萬事大吉，沒有對資料信息進行實時的更新，使資料信息失去了可延續性。

如何更好的開展檔案管理工作，從而達到有效運用呢，我認為應從以下幾個方面著手解決：

1）加大領導認知，建章立制，規范檔案管理工作。學校管理部門要針對檔案接收到歸檔的過程制定相當工作流程，制定相關的規章制度，并嚴格監督執行。檔案管理工作人員要根據制定的規章制度及工作流程進行自己的工作，對每一項工作的每一個環節嚴格把關，進行資料信息的收集和整理。

2）專人負責，對檔案資料進行規范的歸類與整理，從而方便進行查閱。檔案管理人員在接資料入庫按規定要求對學校的教學活動相關記錄以及教研活動的記錄進行嚴格的規整，并根據檔案的特點分類整理，文字檔案以及影像資料都要嚴格的分類整理，同時要做到信息化管理，保存資料方式多樣化，電子版備份和紙質版打印成為常態化方式，這樣可以做到查找迅速及信息安全不丟失，可以彌補傳統檔案保存方式的不足，更能提升檔案資料的利用率。

3）致力于提高檔案管理從業人員的專業素養。管理檔案是非常系統、非常龐大的一項工程，它要求從業人員具備良好的職業素養和認真負責的態度，還有默默無聞的奉獻精神。所以挑選工作人員時，一定要挑選一些具有專業素質的人來工作。同時，對檔案管理工作人員的專業技術能力的提高一定不能松懈，要定期進行工作培訓。我們可以通過業務知識培訓來提高檔案管理者的業務水平，使他們熟練掌握工作流程及工作細節，對資料信息的歸類及整理，錄入資料，編寫卷宗目錄等工作熟稔于心，并熟練掌握。

4）積極開發及利用檔案資料。檔案工作作為一個系統性工作，不應該只局限于管理工作，更多的應著眼于檔案資料的分析運用上。學校的每一個工作過程都要及時存檔，如學生的每一學期每一科的成績、思想品德的發展過程、參加活動記錄以及獲得的榮譽等，還有教師的教學過程以及教學反思資料，在資料信息規整入庫后，檔案管理人員應當充分開發及利用檔案資料，與教職工一起對檔案中可以公開的內容進行傳閱、梳理以及分析，了解當前教育形勢下，學校采用的教育形式的效果如何，學生學習的狀態如何，以及收益如何，并對當前的教育誤區及時糾正，出現的問題及時改革，方便確定新的方向，制定新的教育方案，從而提升學校的整體教學水平，提高學校的教學的質量，提高學生學習的效率。

綜上所述，我們可以發現，雖然工作過程中存在這樣或那樣的問題，學校的檔案管理仍然是一項非常重要的工作，而且檔案的管理方法比較多元化，如果能嚴格、規范化管理， 必然能達到更好的利用。所以做為檔案管理工作人員，我們要學會科學的管理檔案，有效的運用檔案，通過檔案來規范決策的制定、實施，并能對執行的過程進行有效監督，為我們學校更好地開展工作保駕護航。

參考文獻

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