新形勢下地勘單位檔案管理工作問題淺析

張立科

摘 要：本文主要闡述新形勢下地勘單位檔案管理工作存在的問題，并針對這些問題和現(xiàn)狀提出了一些有效的對策幫助解決這些問題。

關(guān)鍵詞：地勘單位；檔案管理；問題；對策

地勘單位檔案工作是日常管理工作的重要組成部分，是地勘單位建設(shè)的重要內(nèi)容之一。在新形勢下，特別是地勘單位事轉(zhuǎn)企過程中檔案管理機(jī)制和模式面臨著許多挑戰(zhàn)，本文通過地勘單位檔案管理中的問題分析，提出相應(yīng)的對策建議，以促進(jìn)地勘單位檔案管理工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供更有效的服務(wù)。

1 地勘單位檔案管理工作中存在的問題

1）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)還不到位。地勘單位的檔案是其在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營與管理活動(dòng)過程中形成并積累的對當(dāng)前和今后具有重要參考價(jià)值與借鑒作用的信息記錄，由于行業(yè)自身特點(diǎn)，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)偏向抓經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，對檔案工作不夠重視，檔案意識(shí)還比較淡薄，甚至有的對檔案的形成不了解、對檔案的內(nèi)容不過問、對檔案的管理方案不清楚等。

2）檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏敬業(yè)精神。檔案管理看似簡單，其實(shí)蘊(yùn)含著豐富的學(xué)問，但是很多地勘單位中進(jìn)行檔案管理的相關(guān)工作人員，大多數(shù)都缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)，全憑自己的主觀意識(shí)，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理。另一方面，在檔案管理的實(shí)際過程中，個(gè)別檔案管理人員在地勘單位事轉(zhuǎn)企的過程中抱有等、靠的心理，固守在原地勘單位計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式管理工作中，墨守成規(guī)，只局限在低層次簡單的借閱利用、被動(dòng)地提供服務(wù)。

3）檔案管理制度不規(guī)范、不健全，管理方式缺乏創(chuàng)新。檔案管理工作在長期的運(yùn)作過程中，形成了一套規(guī)章制度體系，但隨著時(shí)間的推移，加之檔案管理體系的龐雜，沒有對制度及時(shí)進(jìn)行修訂、補(bǔ)充、完善，導(dǎo)致管理工作混亂，有的單位對制度落實(shí)不到位甚至只是應(yīng)付檢查，時(shí)常發(fā)生有章不循等一系列現(xiàn)象。另一方面，在信息化深入發(fā)展的大背景下，檔案管理工作依舊沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息管理系統(tǒng)等現(xiàn)代信息手段和方法，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高、效率低下。

4）檔案管理缺乏有效投入，監(jiān)督、指導(dǎo)工作不到位。一些單位對檔案館建設(shè)、檔案收集、檔案管理硬件的資金投入不足，嚴(yán)重制約了檔案管理工作水平的提高。在實(shí)際工作過程中，由于缺少上級(jí)部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，檔案管理部門在工作過程中不按時(shí)間、不按規(guī)定收集、整理、立卷、歸檔，隨意性大，有的甚至不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正工作中存在的問題，導(dǎo)致檔案管理工作水平難以得到有效提高。

5）檔案不能得到有效開放和利用，難以發(fā)揮作用。傳統(tǒng)的檔案管理與檔案工作更注重憑證作用，難以做到信息順暢交換、交流，無形中造成資源的閑置和浪費(fèi)，而開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，新形勢下，把這些成果保護(hù)好、利用好，發(fā)揮其巨大的服務(wù)效能是廣大檔案工作者的職責(zé)。

2 新形勢下做好檔案管理工作的對策

1）提高思想認(rèn)識(shí)，重視檔案管理。各地勘單位尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)要做好帶頭表率作用，在抓好其他工作的同時(shí)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環(huán)，尤其是要納入日常的工作議題中，切實(shí)把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性的工作常抓不懈，做到定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)與分析，制定檔案管理計(jì)劃與目標(biāo)，強(qiáng)化效率意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，定期對檔案管理工作作出考核評(píng)定，在全單位樹立起重視檔案管理的意識(shí)和作風(fēng)。

2）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素質(zhì)。首先，要積極選送檔案管理工作人員參加各類檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高他們對專業(yè)知識(shí)的理解、明白檔案管理的重要性，引導(dǎo)檔案管理工作人員在實(shí)際工作中樹立良好的工作態(tài)度。其次，通過自學(xué)、互學(xué)等方式切實(shí)提高檔案管理工作人員的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，努力建立一支高水平的地勘單位檔案管理人才隊(duì)伍，為地勘單位檔案管理工作水平的提高打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

3）不斷完善檔案管理制度，提高規(guī)范化水平。伴隨著地勘單位的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，必須建立與單位發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，同時(shí)不斷修訂完善檔案管理辦法、制度和程序，使檔案工作有一個(gè)比較健全的制度體系。將各項(xiàng)制度匯編成冊，認(rèn)真貫徹實(shí)施，確保檔案管理工作制度化、規(guī)范化。

4）持續(xù)加大檔案管理投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。地勘單位要有計(jì)劃的加大檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，加大對檔案管理工作的人員配備、設(shè)備配置、檔案管理系統(tǒng)等方面傾斜力度，同時(shí)在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中通過借助現(xiàn)代化設(shè)備、信息技術(shù)及先進(jìn)的管理理念，來改革檔案管理中落后的管理方式方法，，切實(shí)提高管理效率，如利用計(jì)算機(jī)管理檔案，應(yīng)不僅僅只是停留在檢索、查找這一簡單層面，要形成一個(gè)以計(jì)算機(jī)為中心的檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合。

5）嚴(yán)格檔案管理工作的獎(jiǎng)懲考核，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。一方面，地勘單位要將檔案管理工作納入目標(biāo)責(zé)任制考核中，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性。另一方面，地勘單位要加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，對不符合相關(guān)要求、規(guī)范工作的要堅(jiān)決予以通報(bào)、批評(píng)，并限期整改，除對工作成果進(jìn)行監(jiān)督外，還要監(jiān)督其工作過程，保證檔案管理工作的規(guī)范化操作。

6）切實(shí)改變檔案管理模式，做好檔案的開發(fā)利用。新形勢下，檔案管理工作必須適應(yīng)新的單位需求，改變以往被動(dòng)地提供利用的舊模式，變被動(dòng)提供為主動(dòng)服務(wù)，開展多種形式的宣傳活動(dòng)，讓職工對檔案工作有更深刻的了解，提高職工的檔案意識(shí)。現(xiàn)今社會(huì)是一個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代，需要大量的信息，因此，地勘單位應(yīng)當(dāng)充分利用好現(xiàn)有的檔案資料，做到經(jīng)常翻閱檔案，查找相關(guān)信息，給單位的良好發(fā)展帶來幫助。

3 結(jié)束語

總之，地勘單位檔案管理工作是日常管理的重要組成部分，不容忽視。新形勢下，地勘單位要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)、樹立正確的工作態(tài)度、完善規(guī)章制度、融入現(xiàn)代化模式等，以此提高單位檔案管理工作水平，更好的服務(wù)地勘單位整體轉(zhuǎn)型發(fā)展。

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