基于檔案保密管理與利用的方法研究

摘 要：隨著信息化技術的發(fā)展，當前實體檔案逐步向信息檔案發(fā)展，這也對檔案管理人員提出了新的要求。檔案管理工作主要是對信息檔案和電子檔案進行管理，并提供與之相關的各類服務，主要包括檔案的收集、整理、價值鑒定以及保管等。檔案管理工作中，工作的安全保密性和有效性是工作的重點，下面我們就檔案保密管理與利用進行研究和探討，希望能夠有助于檔案管理人員。

關鍵詞：檔案管理；保密措施；安全監(jiān)控

當前檔案主要是分為紙質檔案和電子檔案，而隨著電子信息技術的發(fā)展，電子檔案占比越來越大。無論對于哪種類型的檔案，檔案的安全保密性始終是檔案管理工作的重點。信息技術在檔案管理中的應用極大的方便了檔案管理工作，但是同時使得檔案管理具有高風險性，檔案泄漏的可能性提升。因此，當前如何提升檔案管理的保密性以及如何更有效的提取利用檔案成為檔案管理人員關注的重點，下面我們就檔案保密管理以及利用進行研究和探討。[1]

1 檔案保密管理的重要性

隨著信息技術的不斷發(fā)展和在生產生活中的廣泛利用，傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸由電子檔案所代替，電子檔案提高了檔案管理、存儲以及提取的效率，相應的檔案的不安全性也在提升。檔案關乎著個人和企業(yè)的未來，因此如何做好檔案管理的保密性成為檔案管理工作的重心。檔案管理需要采用科學的、規(guī)范化的管理方法，以此來提升檔案管理的保密性。

2 檔案保密管理中存在的問題

新媒體背景下，信息成為時代的特征，當前競爭已經成為信息的競爭。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不能滿足檔案管理的需要，檔案管理模式需要向數字化模式轉變，使得檔案能夠更加便于工作人員取用，能夠更加方便的應用于企業(yè)宣傳工作以提升企業(yè)形象。下面我們就當前檔案保密管理中存在的問題進行探究。

2.1 檔案管理流程不規(guī)范

隨著電子檔案的普及，檔案保密管理中的一些問題也逐漸顯露出來。就企業(yè)檔案而言，當前企業(yè)檔案大都實行集中化的管理模式，在對檔案管理時一般是簡單的按照時間順序以及部門類別進行分類管理。大量的檔案存放在一起，后期在取用檔案時需要耗費大量的時間。再者就是當前很多的企業(yè)不注重檔案管理工作，在檔案管理中沒有對檔案進行科學的分類，所有的檔案都混在一起，普通檔案和機密檔案混放在一起，增加了機密檔案泄漏的可能。

2.2 檔案材料收集力度不足

當前，不少部門單位不注重檔案資料收集環(huán)節(jié)，使得后期的檔案利用率較低。經過筆者研究發(fā)現，當前在檔案資料收集方面，很多企業(yè)和部門缺乏完善的管理流程，檔案管理人員在收集相關資料時是存在著執(zhí)行力度不嚴格、責任心不強的現狀，被動的進行檔案資料收集工作，收集的檔案資料不完善、不全面。檔案管理人員在收集資料時存在著收集范圍重疊現象，很多人搜集的檔案資料在內容和形式上存在著雷同，不能真實的反映人物和時間，因此嚴重影響了檔案的真實性和可靠性。

2.3 檔案管理人員業(yè)務能力欠缺

由于很多企業(yè)不注重檔案管理工作，因此檔案管理人員大多是從其他部門內退到檔案管理部門。檔案管理缺乏專業(yè)的人員來進行管理工作，使得檔案管理的保密性和實用性大打折扣。不專業(yè)的人員在進行檔案管理時，由于缺乏專業(yè)知識，對檔案資料的整理、收集、入檔等基礎業(yè)務不夠熟練，管理效率低下。再加上管理檔案的方式不夠科學，在取用檔案時需要采用人工反復查閱，不僅僅增加了檔案取用的時間，還會對一些紙質檔案帶來嚴重的損害。[2]

3 檔案保密管理的方法

3.1 嚴格規(guī)范檔案管理的流程

檔案管理工作應該是一個規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作過程，因此，管理人員在對檔案進行管理時需要嚴格按照流程進行。管理人員在進行檔案管理工作時要制定嚴格規(guī)范的管理流程，可以分為信息收納、信息整理、歸檔以及存儲幾個環(huán)節(jié)進行。檔案管理人員在進行檔案管理工作時，要嚴格按照檔案的類型進行分類，可以依據部門、檔案種類等進行分類，將檔案按照一定的順序進行標號管理，方便后期的取用。另外，每個部門要配合檔案管理工作，當各部門出現人事變動時，該部門要及時與檔案管理部門進行交流和溝通，確保檔案管理的即時性，提升檔案管理的效率。

3.2 加強檔案管理的保密工作

保密性是檔案管理工作的重點和難點。為了提升檔案管理的保密性，管理人員要提升對檔案管理保密性的認識，劃分普通檔案和機密檔案，對兩類檔案分別采用不同的管理方法。要想提高檔案管理的保密性，除了管理人員意識上的轉變，還要進行方法上的提升，檔案管理是門技術活，在進行檔案管理工作時，檔案管理人員要堅持與時俱進，加強對信息技術的學習，加強數據庫的防火墻，并及時對數據庫的漏洞進行修復。

3.3 運用信息化技術加強檔案保密管理

隨著信息技術的發(fā)展，紙質檔案逐漸被電子檔案代替。電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質檔案，存儲和使用時更加高效快捷，同時各單位各企業(yè)能夠借助互聯(lián)網技術快速實現檔案數據共享，信息技術的發(fā)展帶動了檔案管理的進步。但是，電子檔案也具有很大的弊端，電子檔案在管理和使用中容易發(fā)展外來人入侵問題，使得檔案信息更容易通過網絡泄漏。因此，電子檔案更要加強安全保密管理，以提升檔案的安全性。企業(yè)和部門要針對于檔案存儲設備設置外網隔離，企業(yè)使用專用的局域網進行檔案管理工作。對于企業(yè)機密文件，企業(yè)可以設置一定的訪問權限，并不斷加強防火墻設置，以此來提升檔案的安全保密性。

3.4 嚴格處理檔案保密和利用之間的關系

檔案保密是檔案管理工作中的難點和重點，檔案管理工作中，檔案取用也是難以避免的環(huán)節(jié)，如何處理檔案保密和檔案取用之間的關系是檔案管理工作的難點所在。對此，檔案管理人員要對檔案進行細分類，確定檔案的保密級別和各級別檔案可取用的人物范圍，對檔案的取用進行限制。另外，對于高機密檔案，管理人員可以依據檔案的可利用和不可利用進行管理劃分。一般而言，不可利用的機密文件屬于企業(yè)的高級機密，直接影響企業(yè)的利益，在對此類檔案進行管理時。要嚴格限制資料的取用權限，做好檔案的管理保密工作。

3.5 加強對檔案管理的監(jiān)督和監(jiān)管

檔案保密管理工作中，各個部門要加強對檔案管理工作的監(jiān)督和監(jiān)管。首先要建立完善的管理監(jiān)控制度，對檔案的取用、復制等建立嚴格的制度。再者就是要加強對管理人員的監(jiān)督和監(jiān)管，提升管理人員的工作責任意識，嚴格的按照相關規(guī)定進行檔案管理工作，定期對檔案進行復查和核對，認真仔細的記錄檔案取用過程。一旦出現檔案缺失和信息泄露，要及時的上報給相關領導人員。

4 總結

綜上所述，檔案管理工作中保密性和高效利用一直是工作的重點，一旦檔案出現了泄漏，將會給部門和企業(yè)帶來嚴重的損失。對此，管理人員必須重視檔案管理工作，在檔案管理中要科學的處理檔案保密性和高效利用之間的關系，嚴格規(guī)范檔案管理的流程，以提高檔案管理的保密性。另外，在檔案管理工作中要善于結合當前先進的信息技術，借助信息技術來提升檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]伍偉珍.基于檔案保密管理與利用的方法研究[J].辦公室業(yè)務，2017，（16）：85-86.

[2]孫希英.基于檔案保密管理與利用的方法研究[J].辦公室業(yè)務，2016，（7）：101-101.

[3]趙玉秀.論如何做好檔案保密管理與利用[J].科學與財富，2017，（20）：55-55.

作者簡介

高煥杰（1984-），女，本科，中級職稱，山東陽谷，聊城市東昌府區(qū)檔案館，研究方向：檔案管理。