信息化時代辦公室檔案管理工作的創新探究

余曉云

摘 要：當前社會逐步步入了信息化時代，檔案管理工作作為一項常規但是非常重要的工作，對于無論是政府機關還是企事業單位等主體的正常運行都起到了非常關鍵的作用。因此，面對信息化時代的到來，辦公室檔案管理工作也應該順應時代潮流，提高信息化工作水平，只有這樣，才能夠提高工作效率，進一步保障單位其他工作順利地開展。相關部門應當靈活運用信息化技術手段，進一步推進信息化建設，完善相應人才隊伍建設。辦公室檔案管理工作人員應當樹立信息化意識，掌握必要的信息化技能，在工作當中利用信息化系統進行創新，轉變工作理念，從而進一步規范辦公室檔案管理工作、提高服務水平。筆者結合實際，針對目前辦公室檔案管理工作面臨的現狀和存在的問題進行了分析，并結合工作實踐經驗，提出了相關建議。

關鍵詞：信息化；辦公室；檔案管理工作；管理體制；信息體系

1 信息化時代辦公室檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作人員綜合水平不高

信息時代的到來給政府行政部門、企事業單位、社會公益部門等都帶來了諸多改變，檔案管理工作也逐漸被納入到互聯網體系當中，這主要體現在數字化、智能化、現代化等各個方面，這就對從事檔案管理工作的相關人員提出了更高更復雜的要求，包括對于專業技能知識和信息化技術的掌握等。但就實際情況而言，很多部門的工作人員對靈活掌握和使用各類信息化技術手段進行檔案管理工作還比較困難，這就造成了相應硬件設施得以普及，然而其作用并不能夠得到充分的發揮，使得檔案管理工作不能夠滿足單位相應的信息需求。

例如，當下的很多企事業單位都實行行政崗位輪崗制，從事檔案管理工作的并不是同一批人或者專門化人才，而是根據別的部門實際用人需要進行安排，在總體崗位調度完成后，才進行檔案管理工作職位的統籌協調，就造成了檔案管理工作人員流動性過高，在這個過程當中就容易出現管理人員專業性不強、積極主動性不夠高、服務意識較差等各類情況。

1.2 檔案信息化管理體制并未得到充分建立

就實際情況而言，很多部門的檔案管理工作仍是由傳統的行政部門代管，并沒有設立專門的崗位職務，由于資源規模和人力條件的限制，這樣的管理模式很容易造成崗位職責不明確、組織架構不完善、責任心不強等各種問題，在這樣的環境下，檔案管理工作很大程度上并沒有被充分重視起來，相應部門也沒有對此設立一套完整的管理制度，隨著信息化時代各類信息的爆發式增長，辦公室檔案管理工作的職責范圍將會越來越大、工作相應內容也會越來越多。傳統的管理模式并不能夠適應當今社會的發展要求，必須使用先進的信息技術和手段才能夠保證相應的管理質量。因此適用于時代要求的管理體制則是不可缺少的重要部分，只有這樣才能夠保證檔案管理工作整體水平與現代社會相適應，符合相關要求。

2 信息化時代辦公室檔案管理工作創新的具體途徑

2.1 提高檔案管理人員素質，建立一支業務過硬管理隊伍

檔案管理人員是進行相關工作的排頭兵和一線人員，他們的信息化意識需要得到充分提高，他們必須重視創新意識和信息化技術，相關職能部門可以與高校或者提供信息化系統服務企業聯系，組織開展相應培訓從而進一步全面提高檔案管理人才的工作素質水平，進一步解決在信息化時代下檔案管理工作當中遇到的難題，這些培訓主要包括相應技能培訓、管理思維培訓、職業道德素養培訓等，只有在更專業、更符合信息化時代潮流的工作氛圍下，檔案管理工作人員才能進一步提高責任意識、使命意識。信息化技術是不斷進步的，檔案管理工作人員應當樹立終身學習意識，不斷提升自身的專業技能和綜合素質，更好地抓住時代賦予的機遇，從而在工作當中全身心投入，完成各項任務。

2.2 健全檔案管理信息化工作體制，提升信息體系建設水平

信息化時代使得各單位所需處理的檔案信息成倍增長，這在一方面給單位建設提供更加完備充分的數據參考，但同時也給檔案管理工作帶來了不小的挑戰，如何將這些新的檔案信息更加有效地利用起來是需要思考的問題，傳統的信息檔案管理模式已經完全不能夠適應當下信息管理的發展要求，相關職能部門應當結合自身工作實際和信息化系統技術特征，建立健全管理體系，明確各部門和各個檔案管理工作人員的職責，將具體責任進行量化，制定好一個管理標準，在工作當中進行相應的績效考核和監督工作，從而促進檔案管理工作的系統化、規范化。在這個過程當中，數字檔案是一個值得注意的選擇，它不僅帶來了極大的便利，而且提高了儲存安全性。

例如，應當由相關職能部門負責人牽頭，從更大層面制定相關的檔案管理工作條例，在條例中應當對檔案部門的人員配備、相應職能等做出明確規定，就這樣才能夠激發相應工作人員積極主動性，創造能動性，既體現了工作單位對檔案管理工作的重視，也能夠更加精準地把握檔案管理工作的重點難點，另外，在這個過程當中應當充分考慮到信息化時代特征，就算對當前的一些先進信息化技術不能夠做出充分的考慮和應對，也應當留有充足的彈性空間，需要建立創新機制和容錯機制，鼓勵相關工作人員在工作實踐當中發揮自己的主觀能動性，對工作模式和方式進行探討創新，進一步提升工作效率。

2.3 加大對信息化基礎設施投入，建設強大的檔案系統

對于檔案管理信息化工作來說，相應的信息化設施建設是整個體系的運作基礎，無論是管理制度還是人才隊伍的建設，都離不開信息化設施的投入使用和不斷更新。這主要體現在對于辦公室檔案管理的硬件和軟件基礎設施建設，就硬件設施條件來講，優良的服務器、操作電腦、信息采集和保存設備等都是非常重要的，這些都是保障信息化設施建設順利和管理完備的重要要素，只有這些硬件條件達到了信息化時代的要求，才能夠使檔案管理工作追趕上當前信息化工作效率的腳步，因此，對于硬件設施的投入需要加大，這種投入不僅僅指的是資金上的投入，還有包括人力資源的投入，場地建設的投入，這些都需要在規劃調研時就能夠初步預估并制定。就軟件條件來講，軟件的更新速度要比硬件速度更快，為了應對社會各種條件產生的壓力和提出的新的問題，信息化管理軟件必須有更加細致和全方位的規劃和設計，在這個過程當中，要注意使用者的反饋和軟件的各類現實情況表現，要及時修補相應漏洞，滿足用戶不同需求，努力提升軟件使用效率。

2.4 大力推進檔案信息化應用系統建設，完善相應應急機制

通過在上述第二部分的分析不難看出，檔案管理現代化程度的高低與相應管理人員是否能夠合理運用有關檔案信息化應用系統有著密切聯系。就目前而言，整個有關檔案信息化管理工作的科學技術體系并沒有被廣大管理工作者熟知并加以理解，更沒有通過相應方式進一步應用到實際工作當中，因此，為了更好地提升現代辦公室檔案管理工作效率，應當采取現代化的管理方法模式，建立一套信息化應用系統，在這個基礎上逐步替代傳統的工作方式，摒棄落后的工作思維。具體來講，很多現代化技術可以被運用到這個系統建設當中，例如音響技術、縮微技術、靜電復印技術等都可以更加有效地與信息化系統技術相融合，進行信息的采集、編制、保存、分類等工作，值得注意的一點是，在這個過程當中，相關管理人員的培訓需要被重視起來，相關職能部門的領導者要有全局思維，進一步升級管理模式和管理方法。

2.5 轉變服務意識，加強責任意識

各類單位的健康持久穩定發展，都不能離開辦公室檔案管理工作的順利開展，目前，很多單位仍然對檔案管理工作不夠重視，沒有了解到檔案管理工作對相應單位的推動作用，只是將檔案管理劃歸一般的行政人員統籌負責，沒有認識到檔案管理工作是一項對事業發展起著重要作用的服務性工作，各級各部門應當不斷探索檔案管理的有效方法模式，樹立正確的服務觀念，在新時代運用具有創新性的現代化科學管理方式對信息檔案工作進行有效管理，要讓檔案管理工作連貫起來，提高工作質量，要與時俱進，追求創新。更加重要的是，在這個過程當中，正確的責任意識是每個工作人員必須具備的，辦公室檔案管理是一項具有特殊性質的工作，它的涉及面比較廣，處理信息量比較大，因此相關單位領導在及時關切檔案管理工作的同時更加需要對責任進行細化，任何一項小的失誤將會在很大范圍內造成危害，紛繁復雜的工作更需要條分縷析的安排，由此責任意識的強化，應當是一項持之以恒、不可松懈的任務和責任。

2.6 在提高效率的同時，更要提高檔案資料保密的重視程度

在信息化時代，各類檔案管理的工作人員應當更加重視檔案使用價值、重視在工作當中的創新方法，檔案管理工作需要更加具有包容度，提高對各類新型信息和工作方式的接受能力。但是在這個過程當中必須注意，各類信息化技術可以提高管理工作效率，但是也不可避免地增加了管理工作的風險，在虛擬空間當中的檔案保密性需要得到更加全面的關注，信息的泄露、丟失已經成為了一個全球性的問題，應當通過做好備份、分散儲存、加強技術防范等方式做好檔案資料的安全保障工作。同時，有效的反饋機制也會讓檔案信息管理思路更加明晰、效果更加明顯，遇到信息安全問題時也可以及時反映。因此有效的信息體系建設既可以保證信息安全，又能提高服務水平。

例如，應當經常開展安全教育警示活動，針對以往的檔案保密案件進行探討分析，在廣大工作人員中集思廣益，共同分析相應事件產生的直接原因和背后的根源，探討防范此類風險出現的方法和針對當下所出現的有關問題的解決方案，這不僅僅是提高工作人員保密意識的重要平臺和途徑，更是在相互交流中共同學習的渠道。

3 結束語

信息化時代的到來，使得當前辦公室檔案管理工作面臨著一些挑戰，但只要清醒認識，就能夠把現存著的一些制約因素轉化成為機遇，并在此基礎上，創新工作開展途徑，滿足時代賦予的更高工作要求，從而進一步為單位發展提供更加可靠的信息支持，解決以往存在的檔案管理工作比較混亂、責任歸屬不清等問題，從而使手工管理方式轉化成高效的、自動化的信息管理模式。

參考文獻

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