淺談新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方法

摘 要：改革是發(fā)展的重要推手，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域正經(jīng)歷著影響深遠(yuǎn)的新醫(yī)療改革，此背景下，醫(yī)院各項(xiàng)管理工作將呈現(xiàn)新的面貌。本文主動(dòng)圍繞新醫(yī)改背景，探討醫(yī)院檔案管理中存在的具體問(wèn)題，并切合實(shí)際分析了醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法，以期為新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理提供合理參考與啟示。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院；檔案管理；改進(jìn)方法

社會(huì)公共服務(wù)體系的不斷壯大與完善，是社會(huì)進(jìn)步的重要表征。社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，又是社會(huì)公共服務(wù)體系中著重需要強(qiáng)化與保持的內(nèi)容，醫(yī)院作為社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的活動(dòng)主體，正在不斷優(yōu)化自身的投資建設(shè)與運(yùn)營(yíng)管理，從而推動(dòng)社會(huì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)邁上新臺(tái)階。醫(yī)院管理工作中檔案管理屬重要內(nèi)容，在國(guó)家新醫(yī)改政策的深入推進(jìn)過(guò)程中，堅(jiān)持探討檔案管理的方法創(chuàng)新，對(duì)優(yōu)化醫(yī)院管理體系、提升醫(yī)院檔案管理工作效率意義重大。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理問(wèn)題

自2009年起，我國(guó)開(kāi)始實(shí)施新的醫(yī)療衛(wèi)生體制深化改革。新醫(yī)改要求將認(rèn)真審視深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革之重要性視為行動(dòng)基礎(chǔ)，主動(dòng)跟進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生四大體系的健全完善，不遺余力地強(qiáng)化以城鄉(xiāng)居民為服務(wù)對(duì)象的基本醫(yī)療衛(wèi)生制度建設(shè)，主動(dòng)促進(jìn)醫(yī)藥衛(wèi)生體系在合理的體制機(jī)制中保持高效化、規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)，最終完成醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院推進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理工作雖成績(jī)斐然，但仍有不少工作問(wèn)題存在，成為影響檔案管理綜合績(jī)效的短板，是醫(yī)改不可忽視之阻力。典型的問(wèn)題包括：一是檔案管理效率不足，醫(yī)院科室類屬眾多，檔案種類與內(nèi)容也極其繁雜，一旦回頭梳理歷史檔案內(nèi)容，工作量陡增，耗時(shí)較長(zhǎng)。在梳理舊檔案的過(guò)程中，仍有新的檔案在存儲(chǔ)，必然造成新舊檔案混亂，影響醫(yī)院各方面正常工作的開(kāi)展，由此會(huì)增加醫(yī)院檔案管理與醫(yī)改工作推進(jìn)之間的矛盾。二是檔案管理保障機(jī)制不強(qiáng)，面對(duì)我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的體制深化改革，在醫(yī)院檔案管理方面所需要的配套制度建設(shè)、信息技術(shù)手段等保障力量仍顯淡薄，若響應(yīng)醫(yī)改要求去推行醫(yī)院檔案管理的整合革新，則容易增加醫(yī)院管理體系的維護(hù)壓力。可見(jiàn)，只有積極在新醫(yī)改背景下思考醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法，是積極穩(wěn)妥推進(jìn)新醫(yī)改的必然選擇。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的改進(jìn)方法

2.1 層次化信息管理

新醫(yī)改背景下，現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理更強(qiáng)調(diào)電子化、信息化，檔案管理實(shí)質(zhì)上成為信息管理。醫(yī)院所存留的檔案中，既有大量的病歷檔案，也包含醫(yī)院在各項(xiàng)管理工作中所積累的文本化或電子化檔案信息，如醫(yī)院人事、財(cái)務(wù)、社會(huì)業(yè)務(wù)等方面工作。從醫(yī)院檔案的歸屬關(guān)系來(lái)看，可將醫(yī)院檔案分為醫(yī)療檔案、醫(yī)院本體檔案兩類。

現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)檔案管理實(shí)施電子信息技術(shù)手段操作時(shí)，可設(shè)定合理的檔案更新周期，如以5年為一周期，整合醫(yī)療檔案，將不同的醫(yī)療檔案劃分出各階段管理區(qū)后，將積極為緩解醫(yī)療檔案對(duì)接問(wèn)題而發(fā)揮作用，降低新舊不同醫(yī)療檔案的內(nèi)容對(duì)接困擾，維持正常的醫(yī)院日常工作。對(duì)醫(yī)院本體檔案而言，記錄的內(nèi)容多為醫(yī)院在管理運(yùn)作中的數(shù)據(jù)信息，應(yīng)確保在計(jì)算機(jī)側(cè)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性，并通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)永久保存，以計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編碼的形式存于軟件或程序。醫(yī)療檔案與醫(yī)院本體檔案的層次化信息管理，讓原本的檔案對(duì)接難題得到緩解，有利于調(diào)整醫(yī)改檔案的混亂內(nèi)容，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理合理化。

2.2 創(chuàng)新化模式調(diào)整

新醫(yī)改背景下，積極利用信息技術(shù)手段來(lái)增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理模式創(chuàng)新，是適應(yīng)新的醫(yī)院管理需求，提升管理質(zhì)量與效率的重要嘗試。電子信息影響下的模式調(diào)整視為醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新。第一，構(gòu)建功能多樣化的醫(yī)院信息共享系統(tǒng)，外接數(shù)據(jù)庫(kù)，基于醫(yī)院對(duì)醫(yī)療檔案的人工存儲(chǔ)基礎(chǔ)，不斷組織人力完成后續(xù)信息補(bǔ)錄，同時(shí)號(hào)召新工作中的信息電子化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案數(shù)據(jù)信息開(kāi)發(fā)與共享，打造系統(tǒng)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的信息共享系統(tǒng)。第二，創(chuàng)建新的醫(yī)院檔案信息應(yīng)用機(jī)制，主動(dòng)審核不通的數(shù)據(jù)對(duì)外開(kāi)放的端口合理性與安全性，院方應(yīng)組織技術(shù)力量或直接外聘專業(yè)團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)圍繞計(jì)算機(jī)網(wǎng)站、智能終端APP等實(shí)施軟件設(shè)計(jì)，讓醫(yī)院檔案管理更具有廣泛參與的社會(huì)基礎(chǔ)，最大化掌握檔案管理客觀問(wèn)題，發(fā)揮數(shù)據(jù)有效性。第三，組建醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)智能加載與檢索功能服務(wù)，在相關(guān)軟件后臺(tái)主動(dòng)設(shè)定與醫(yī)院有良好合作基礎(chǔ)的機(jī)構(gòu)，或是潛在的醫(yī)院服務(wù)對(duì)象，包括個(gè)體與相關(guān)企事業(yè)單位，積極編寫更多的醫(yī)院檔案信息，并形成合力的推送服務(wù)信息由平臺(tái)完成智能化推送，以幫助醫(yī)院與信息推送對(duì)象的需求得到滿足。

2.3 規(guī)范化制度建設(shè)

新醫(yī)改中的現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理實(shí)施的前提是健全完善的醫(yī)院檔案管理制度。要知道，真正的檔案管理，并非僅停留在信息記錄、檔案歸類、整理封存，而是需要不斷掌握檔案內(nèi)容，梳理有價(jià)值信息，進(jìn)而為醫(yī)院未來(lái)的工作開(kāi)展提供實(shí)踐指導(dǎo)。因此，建立規(guī)范化的檔案管理制度，應(yīng)積極完善檔案中的不同信息，以合理的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量信息的價(jià)值量，從而指導(dǎo)檔案管理工作從價(jià)值信息中找到更多的實(shí)用信息。如醫(yī)院檔案中有一部分內(nèi)容就是醫(yī)院的各類型病例治理情況，積極將此部分內(nèi)容進(jìn)行梳理，不斷分析其中典型的治療方案、輔助設(shè)備、藥品計(jì)量、人員動(dòng)作等信息，可為后續(xù)的醫(yī)院工作提供有效信息。只有積極的建設(shè)規(guī)范化制度，才能將存留在醫(yī)院檔案中的大量?jī)?nèi)部信息煥發(fā)更新的價(jià)值，在新醫(yī)學(xué)工作中發(fā)揮作用。

2.4 專業(yè)化工作提升

新醫(yī)改下，醫(yī)院檔案管理必然要準(zhǔn)確解讀新醫(yī)改政策，有效遵循政策要求，響應(yīng)號(hào)召，堅(jiān)持推進(jìn)檔案管理的專業(yè)化。首先，不斷優(yōu)化醫(yī)院檔案管理程序，對(duì)各類信息的對(duì)接、轉(zhuǎn)換、應(yīng)用都有合理渠道，始終確保醫(yī)院檔案管理可以朝著最佳結(jié)構(gòu)完成整合。其次，主動(dòng)完成醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)提升與能力優(yōu)化，全面拓展更有效的人才建設(shè)通道，如通過(guò)醫(yī)院與高校合作，不斷加強(qiáng)專業(yè)人才建設(shè)，主動(dòng)促進(jìn)優(yōu)秀畢業(yè)生從高校到醫(yī)院的角色轉(zhuǎn)換，在新的崗位作出更大的成績(jī)。當(dāng)然，醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理人員同樣可以利用院校合作關(guān)系，組織在高校平臺(tái)接受培訓(xùn)再教育，突破傳統(tǒng)模式，吸收全新理念，提升工作能力。

2.5 綜合化資金扶持

醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理，同樣需要有堅(jiān)實(shí)的經(jīng)濟(jì)支撐與物質(zhì)基礎(chǔ)。國(guó)家應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用，增加對(duì)參與醫(yī)改工作的機(jī)構(gòu)扶持，提升資金劃撥比率，特別是對(duì)公立醫(yī)院改革、私立醫(yī)院檔案管理體系轉(zhuǎn)型給予更多的關(guān)注，從政策上給予傾斜，在必要的醫(yī)院檔案管理體系調(diào)整階段深化物質(zhì)保障。醫(yī)院不僅要持續(xù)優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部資金結(jié)構(gòu)，而且還要針對(duì)檔案管理工作完成其他資源的調(diào)整，如對(duì)人力資源、信息技術(shù)等方面的更新評(píng)估，對(duì)醫(yī)院資金鏈條的合理運(yùn)行優(yōu)化，對(duì)新醫(yī)改背景下出現(xiàn)的典型問(wèn)題整改，都需要醫(yī)院保持充沛的精力進(jìn)行解決。

3 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理工作必然要積極適應(yīng)新醫(yī)改政策要求，主動(dòng)通過(guò)層次化信息管理、創(chuàng)新化模式調(diào)整、規(guī)范化制度建設(shè)、專業(yè)化工作提升、綜合化資金扶持等方法改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作，將推動(dòng)醫(yī)院檔案管理取得新成就，將成為我國(guó)醫(yī)改工作穩(wěn)步推進(jìn)的保障。

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作者簡(jiǎn)介

王君（1975-），男，山西省寧武縣人，檔案館員，從事醫(yī)院檔案管理工作。