檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

邢小寶

摘 要：隨著信息技術的發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院管理服務水平也在逐漸提高，檔案信息儲存量也隨之增加，傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)不能夠適應現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作的實際需求；而實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理是提高醫(yī)院管理服務水平的需要，是醫(yī)院提升管理工作和綜合改革的奠基石。本文主要是對當前檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位進行分析，并就如何提高醫(yī)院檔案信息化建設水平提出合理的建議。

關鍵詞：檔案信息化建設；醫(yī)院檔案管理；價值；地位

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院發(fā)展進程和日常事務的重要載體，能為診療、科研、教學等活動提供參考資料。隨著信息技術的發(fā)展和醫(yī)療服務需求明顯提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用，檔案信息化建設能為醫(yī)院行政管理、財務管理、臨床醫(yī)療等提供載體和憑證，不僅能減少工作環(huán)節(jié)、提高辦事效率，更重要的是提高醫(yī)療服務質量。

1 檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

檔案信息化打破了原來的檔案管理辦法，有利于醫(yī)院內部信息管理和流通，更重要的是提高服務質量和辦事效率。檔案管理信息化建設主要是運用現(xiàn)代信息技術，在不改變檔案內容的情況下，將檔案資料信息以及保存方式進行信息化的改變，使檔案管理更加智能化，進一步提高檔案的社會化服務水平。

1.1 檔案信息化建設是醫(yī)院信息化管理的需要

傳統(tǒng)的檔案管理建立在手工基礎上，已經(jīng)不能適應新形勢下的檔案收集、存儲、管理和應用；再加上目前醫(yī)院在掛號、繳費、檢查、處方、病歷及行政辦公等日常醫(yī)療事務中廣泛采取網(wǎng)絡信息系統(tǒng)管理的方式，這種情況要求醫(yī)院檔案管理必須有新思路、新要求，醫(yī)院檔案信息化也必須要順應時代發(fā)展要求。

1.2 檔案信息化建設有利于提高醫(yī)院檔案管理效率

在現(xiàn)階段信息化發(fā)展的過程中，檔案管理工作也必須要順應時代的發(fā)展，堅持做好檔案信息化管理的建設，通過實現(xiàn)檔案信息化管理有效提高了檔案信息的檢索效率，提升檔案信息為醫(yī)院臨床一線服務質量，努力提高醫(yī)院的管理服務水平，為醫(yī)院發(fā)展做貢獻。

2 醫(yī)院檔案信息化建設的建議

國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，為實現(xiàn)國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的需求，要求信息化帶動檔案事業(yè)發(fā)展的策略。隨著醫(yī)改的推行以及信息技術的發(fā)展，原來手工操作信息交互和存儲信息已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展，現(xiàn)在HIS、LIS、PACS、PASS、OA等業(yè)務處理和管理軟件可以實現(xiàn)檔案信息和計算機的無縫對接，可以通過電腦、手機APP等載體實現(xiàn)資源的傳遞與共享，因此醫(yī)院檔案信息化建設逐漸收到重視，但檔案信息化水平還有待于進一步提高。

2.1 加強對醫(yī)院檔案信息化建設的綜合規(guī)劃

在醫(yī)院檔案信息化推進過程中，我院已經(jīng)安裝有HIS、LIS、PACS、PASS、OA等業(yè)務處理和管理軟件，但各軟件都有自己的登錄界面和賬號，軟件之間不能很好的銜接，這需要在現(xiàn)有軟件的基礎上建立一個綜合管理系統(tǒng)的綜合規(guī)劃，加強檔案信息化建設與各部門的協(xié)調合作，以便實現(xiàn)醫(yī)院檔案與臨床一線進行無縫對接，確保醫(yī)院內部數(shù)字化檔案在保管、傳遞、以及利用過程中兼容，避免重復建設和資源浪費，更好的為臨床服務，為患者服務。

2.2 檔案管理系統(tǒng)應融合到醫(yī)院信息化建設當中

醫(yī)院辦公自動化中檔案管理部分只重視流程管理，忽略了檔案管理的內容，只能滿足通常的文書檔案管理，不能對圖紙、影像等特殊檔案實行有效的管理，因此現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)在功能上存在欠缺。將檔案管理功能嵌入到信息化系統(tǒng)建設中，在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)文件和信息資源的傳遞、歸檔、保存，從而實現(xiàn)檔案信息和辦公自動化的統(tǒng)一管理。

2.3 完善紙質檔案和電子檔案的雙重管理機制

電子檔案應用了科學技術的方式不僅有效提高歸檔、保存和查詢效率，而且減少了文件打印、傳輸時間等。但從電子文件轉換成電子檔案環(huán)節(jié)如果出現(xiàn)偏差，可能影響到檔案的原始性、真實性，另外電子檔案在傳輸和共享過程中，數(shù)據(jù)安全性也是一個不容忽視的問題。針對醫(yī)院電子檔案的管理現(xiàn)狀，必須在現(xiàn)有檔案管理制度的基礎上建立和完善電子檔案的歸檔制度，同時加強對電子信息載體的保護，避免黑客或病毒的入侵，做好電子信息的備份工作，完善紙質檔案和電子檔案的雙重管理。

2.4 提高檔案信息技術人員的綜合素質

目前很多醫(yī)院沒有專門的檔案管理部門，或者檔案管理人員由其他部門調過來的，造成了檔案管理人員素質參差不齊，檔案信息化建設要求不斷提高檔案人員的綜合素質，加強對現(xiàn)有工作人員專業(yè)理論知識培訓，提高檔案人員信息管理水平，為檔案信息化提供技術支持。

2.5 加強醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的維護工作

目前醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)建設并不完善，需定期維護和更新，將檔案資料及時錄入和保存，采用統(tǒng)一的規(guī)范管理流程，使檔案的分類、編目和排序更加合理，便于查找和利用，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用，促進醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。