數字化檔案在檔案管理工作中的作用及展望

杜文穎

摘 要：社會的發展離不開人才，而人才的培養離不開教育，電子數據化的時代，相關的現代電子技術和信息技術也在逐漸提高的需求中，不斷的完善創新。現代科技推進市場經濟的發展，也改變著人們日常生活的方式；在時間的進程當中，我們也不得不承認，在現今的生活發展過程中，數字媒體和數字網絡的普及和廣泛使用，使得現在的生活和工作都離不開其的輔助，即傳統信息的保存、使用方式已不能再滿足相關的實際需求；由此，信息的數字化也在相應需求的過程中，得到高速的發展，本文對信息數字化對檔案管理的影響進行相關探究。

關鍵詞：數字化檔案；檔案管理；展望

檔案是社會發展過程中的重要信息資源，在社會各個領域發揮著重要的作用，隨著信息技術、大數據量和現代科學技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式已經滯后。檔案數字化管理是當前檔案工作的必然要求，是信息技術發展的必然結果，是提高檔案管理水平的有效途徑，數字化檔案管理已成為檔案事業發展的新趨勢。因此，必須充分利用數字技術對檔案進行數字化，促進檔案信息的有效整合與開放，提高檔案的利用率，以更好地服務于社會和人民生活。

1 數字化檔案管理

檔案數字化管理系統是信息技術、高新技術和檔案管理相結合的現代技術。數字檔案管理是通過掃描、壓縮、變換等手段，將各種原始檔案轉換成圖像、聲音、視頻等文件。通過字符識別等技術，可以實現對每幅圖像進行科學匹配的手段，在應用先進的倉儲管理技術時，可以實現圖片和索引。字段存儲在各種大容量存儲介質中，如光盤庫、磁帶庫等，可以通過各種方便的查詢手段快速檢索所需的檔案，并可以分布到局域網和互聯網上。最后，實現了新興的“數字檔案”管理網絡的檔案管理技術。

2 檔案數字化管理的優勢

2.1 優化檔案歸檔管理程序

在信息技術時代，隨著信息化的快速發展，檔案管理工作變得越來越繁重。由于數字檔案管理系統能夠保證信息采集和傳輸的快速和暢通，因此能夠及時歸檔這些檔案管理，節約河流，大大提高檔案采集整理的效率。另外，通過數字檔案管理系統，通過信息網絡及時傳輸檔案，可以實現檔案的遠程檔案管理。

2.2 降低檔案管理成本

傳統的檔案管理主要由手工整理和歸檔紙質檔案組成，這種粗放的檔案管理模式消耗了巨大的辦公費用。隨著信息量的增加，只有通過增加辦公人員的數量才能完成檔案管理的任務，通過構建數字檔案管理系統，將檔案的載體形式轉化為存儲盤、光盤和服務器，有效地節約了檔案管理的成本和空間，從而降低了檔案管理的辦公成本和倉儲管理成本，提高了檔案的經濟效益。

2.3 優化檔案資料的檢索查詢

數字化檔案管理系統取代傳統的手工紙質檔案管理模式后，檔案數據的統計效率和質量有了很大的提高。同時，由于數字檔案管理系統建立了數據庫和共享網絡平臺，有利于檔案的在線傳輸、交換和檢索。此外，檔案數據管理的數字化能夠實現檔案數據智能檢索的檢索效率和范圍，有助于提高檔案數據的利用率。

2.4 有助于檔案資料的及時更新

數字化檔案管理系統大大提高了檔案的收集整理效率，整個過程由計算機處理。因此，可以優化檔案信息系統的工作流程，及時將各種檔案上傳到數據庫中，從而大大提高檔案的及時性。

3 數字化檔案在檔案管理工作中的作用

3.1 規范和標準企業檔案管理

實現數字化的檔案管理應構建完善的檔案管理數據庫，即通過人工或掃描等方式將紙質檔案錄入到電腦當中，以此來建立電子化的檔案管理數據庫，其并非只屬于一個存儲平臺，也是現代化企業檔案管理的一種管理方式。因此，企業當中的檔案管理部門需要有步驟與計劃的對檔案管理庫予以構建，讓相關使用者能夠更加便捷的檔案予以使用與建設。同時，企業各個部門通過相同的檔案信息存儲格式能夠確保及時的對檔案信息進行查看與更新，以此來讓企業檔案管理變得更具標準性與規范性，這樣能夠解決傳統檔案管理模式中存儲不便、查閱慢以及查找難等相關問題。同時，數字化的檔案管理應遵循統一化、規范化以及標準化的基本原則，并在企業內部當中開展統一的數據劃分模塊，以此來讓資源實現更好的共享，確保數字化檔案管理的效能與質量。

3.2 有利于提高工作效率

網絡信息的飛速發展，使得我們逐漸步入了計算機信息網絡時代。現階段，我們的生活與工作均和計算機緊密相關，計算機除了運算速度極快之外，還能夠對數據信息予以有效的處理。眾所周知，數字化檔案指的是將計算機作為數據傳播的基本載體，能夠將大量的數據信息存儲在其中，屬于數字化檔案管理的一大優勢。在傳統紙質檔案管理的過程中，工作人員一般都是采取人工的方式來對各類檔案進行管理，所以會耗費大量的時間，甚至還會出現遺漏部分重要數據的情況，進而會影響工作質量與作效率。而數字化檔案管理不僅改變了傳統紙質檔案管理模式，還有效提升了工作效率與質量。

3.3 節省企業資源，降低運行成本

數字化的檔案管理，可以有效節約企業資源，降低企業在運行方面成本，這主要得益于只需將數字化的檔案信息存儲到計算機硬盤當中，避免了對紙質資源的耗費。例如，理論上一張軟盤能夠存儲約70萬字符的漢字，若通過紙質的方式將其呈現出來，所耗費的數量是巨大的。而隨著移動硬盤的產生，數字化的檔案管理變得越發的便捷與高效了起來。同時，在檔案管理工作中應用數字化檔案只需開展日常的軟件升級與網絡維護，而傳統紙質檔案管理則需要防止紙張出現潮濕或被蟲蛀的情況，這樣就需要投入較多的人力資源。其次，數字化的檔案管理能夠讓檔案資源實現無限期的使用，不必再去擔心檔案資源的丟失與損壞。

4 數字化檔案的發展展望

就數字化檔案今后的發展而言，其必然會向著市場化、信息化、網絡化以及綜合服務性的方向發展。因此，需把握好數字化檔案的變化形式，才可以推動數字化檔案實現更好的技術革新與開發，以便于其發揮出更大作用。其次，就未來網絡信息化技術的發展趨勢而言，數字化檔案會逐漸向著網絡服務和發展共享的方式發展，這主要是由于只有不斷的開發新技術，才可以對數字化檔案服務的應用范圍予以拓展，使之發揮出真正的作用與價值。

5 結束語

檔案的信息數字化管理，是應現實發展需要而進行的相關現代化電子信息技術的引入和使用，其應用在很大程度上降低了對信息管理的人力、物力、財力的投入，提高相關管理工作效率和質量；同時保證了相關檔案信息的準確性和安全性。可以說相關的檔案信息的數字化，是在相關群體在高速社會發展中，為符合發展進程和滿足相關高效中，以需求作為導向、以優選作為基礎。不斷提高相關信息管理人員的工作技能和職業素質的同時，保證其在不斷的學習和培訓中，具有較高的法律意識和責任意識；只有在相關的相關信息管理人員自身專業素質不斷的提高，才能在保證相關信息管理的安全性和穩定性當中，真正確保相關檔案信息數字化管理的穩定開展。

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