氣象檔案管理系統一體化的設計與實現

□王秋文 楊永杰

根據氣象記錄檔案對氣象要素、氣象天氣氣候狀況的價值，在檔案信息化開展的過程中層面，采用互聯網以及技術等等，順應現代辦公網絡化的標準，采用可視化編程技術，實現文書檔案、科技檔案以及科技資料等全方位系統結構設計，本文依照李長軍對檔案不同特點實現同類方法統一的基礎上設計出的山東氣象檔案管理系統結構為例，從氣象辦公網絡的接口類型以及網絡技術入手，優化檔案管理的系統結構，確保檔案管理的信息結構最優化，實現氣象檔案管理系統一體化設計的基本環境、技術、功能、管理、信息化要求。

一、氣象檔案管理系統一體化設計

(一)功能設計。氣象檔案管理系統的功能設計主要是根據氣象部門現有的檔案管理內容，通過數字化以及互聯網思想，將現階段的管理內容劃分為檔案管理各個功能區域，主要是分為：檔案信息錄入，檔案統一管理，檔案集中式收集以及檔案報表打印、檔案信息價值的挖掘等。再者由于檔案管理系統運行必須與公文傳輸系統以及綜合管理信息系統對接，還需要設計檔案管理信息渠道、檔案管理流程簡介、檔案管理系統使用引導等等，以實現從檔案立檔開始到檔案歸檔的集中式一體化管理，解決現階段氣象檔案管理中存在的問題，針對現有的網絡基礎射界數字化檔案管理系統功能。氣象檔案管理系統一體化中包含服務與應用的一體化，功能設計中以“數字化、一體化、規范化”為基準，根據計算機客戶端、移動客戶端兩個版本入手，實現檔案的歸檔、查詢、檢索、統計、盤點、開放及利用等等，從檔案信息化、檔案自動歸檔以及檔案管理系統化為主要設計原則，構建電子檔案信息室，在互聯網平臺上將信息室轉變為網頁，劃分各大區域，分類處理各大氣象資源與檔案，確保檔案管理的各個業務環節能夠在平臺中尋找到相關的功能區域，以下是對氣象檔案管理系統的功能設計的檔案文件歸檔及查詢示意圖1。

圖1 檔案文件歸檔及查詢示意圖

(二)結構設計。結構設計主要是為了滿足文檔資料收集、文檔歸檔處理、文檔檢索與管理的功能布局需求，針對日常有運行的辦公系統中的檔案管理流程、檔案管理制度以及檔案管理方式等等，根據互聯網平臺系統的實際操作，將檔案處理總的文檔進行輸入，然后從虛擬目錄中自動換到操作平臺上，針對不同形式的氣象檔案，例如文件、文字材料、圖片等等，通過歸檔整理設置對話框，分別進行操作，便于檔案的歸檔價值的確認，及時進行檔案備份，以滿足檔案的管理需求，為確保檔案信息的安全性，還需要針對檔案管理權限進行設置以及設置人員記錄，從文檔存檔價值入手，選擇歸檔后將文件根據氣象資源的類別進行相應存入，然后將檔號、件號、責任者、題名資料輸入到文檔的相關信息中；從文檔檢索的操作標準為主，依據相應類別的數據庫檔案查找入手，實現文件、翻閱以及文檔查詢等步驟，實現文檔的快速查找，根據文件的整體內容設定反饋信息，以滿足氣象業務的不斷拓展及資料種類、數量的快速變化，現代化需求實現檔案管理的自動化辦公，確保檔案信息化功能及結構的多樣化，為用戶及檔案管理提供便利。

二、氣象檔案管理系統一體化的技術實現

在氣象檔案管理系統一體化的技術實現中，依據氣象記錄檔案的價值以及管理流程，在全省氣象檔案移交工作中，需要順應氣象檔案管理工作的一體化，以信息技術以及檔案信息化為主，從氣象檔案管理網絡、系統接口，針對現階段氣象部門現有的OA(綜合管理信息系統)、Notes等等，從大數據、可視化技術、編程工具以及數據庫等信息技術、通信技術中選取合適的科技，針對現代辦公網絡化的趨勢，基于互聯網發展、從計算機客戶端、移動客戶端版本入手，采用sql server作為底層數據庫、開發語言為php、C#，以IIS部署為基本模式從Windows為運行環境，全面開展氣象管理檔案系統的運行，為氣象部門提供優質的檔案館藏目錄、電子檔案查詢等等功能。由于氣象科技管理以及各項業務技術的發展，需要將氣象檔案中重要的信息資源保存，無論是文字、圖表、數據、聲像等哪一種形式，都必須在數據庫中進行記檔，根據信息化的各種氣象報表以及紙質記錄檔案的數字化輸入，構建目錄查詢、內容查詢等氣象檔案系統，便于辦公及檔案管理人員檔案管理。

技術實現中主要是針對氣象綜合檔案系統以及電子公文傳輸系統的對接，確保檔案能夠以數字化的形式在各大系統中傳輸、記檔、處理與整合，確保檔案信息的實時處理以及檔案管理系統功能的實現。首先傳輸系統接口主要是針對氣象電子業務平臺以及辦公網絡，需要將氣象檔案信息管理系統與氣象電子業務平臺以及辦公網絡實現無縫對接，從對應的信息管理與檢索系統中，實現檔案系統的數據共享以及快速傳輸，避免數據重復錄入，以及文件的反復掃描，避免數據與文件的重新掛接，減少檔案系統維護以及管理人員的工作量，以檔案數據資源的快速共享使用，便于管理系統與其他檔案系統的對接，增加檔案到處接口，豐富綜合管理系統的結構服務，因此在信息錄入中，將OA系統作為主要辦公軟件，按照方案管理要求，設置檔案收集、檔案處理以及檔案傳輸以及檔案歸檔等流程，以archiveInfo-檔案信息，xml格式，見archive.xmlattachfile-附件將檔案系統依照檔案制度管理進行處理，將附件讀取設置為二進制，便于互聯網傳輸以及歸檔處理，歸檔后設置刪除操作，將OA寫入磁盤信息進行刪除，從而迎合辦公網絡需求，實現服務器檔案信息提取、檢索以及處理的功能要求，通過JAVAFTP讀取OA指定目錄下的XML文件，確保公文系統接口功能的執行，接口實現

三、結語

構建數字化檔案管理系統，以一體化設計與實現為目標使得其在氣象部門辦公系統中有效運行，必須要實現管理系統與現有的網路基礎無縫對接，則必定要根據氣象部門的綜合信息管理系統以及文件傳統系統，從其網絡基礎，系統運行以及檔案管理功能等等呢個，從檔案錄入、檔案收集、檔案管理及檔案報表等多方面，結合計算機網絡。數字化處理以及檔案管理等等實現公文從簽收到歸檔的總體性系統設計，確保系統功能設計的全面性以及運行的有效性，為氣候辦公系統的檔案管理奠定基礎，解決氣象檔案管理中存在的各種問題，促進氣象信息化管理得高速發展。