民族地方高校人事檔案管理與開發利用

王芳 劉暢

摘? ? 要： 目前，民族地方高校人事檔案管理中存在一些問題，要積極采取對策，提高民族地方高校人事檔案管理質量，為促進民族地方高校人事檔案管理與開發利用提供借鑒。

關鍵詞： 民族地方高校? ? 高校人事檔案? ? 檔案管理? ? 檔案開發

一、引言

民族地方高校人事檔案是民族地方高校在引進、培養、使用、管理和服務教職工的活動過程中形成的，教職工個人參與學校教學、科研、管理、服務等工作情況及個人基本情況（包括：學習工作經歷、學歷變更、職務職稱、品德表現、工作能力、主要社會關系、年度考核、獎處等）的全面、真實記載。民族地方高校人事檔案管理作為學校建設發展不可或缺的要素，在引進人才、任免干部、隊伍建設、促進人力資源開發利用等方面越來越發揮重要作用。隨著我國政治、人事體制改革，特別是民族地方高校轉型發展改革的不斷推進，對民族地方高校人事檔案管理與開發利用提出新要求。同時，伴隨網絡化、信息化技術的急速發展，民族地方高校人事檔案的以往管理模式面臨一些不適應新形勢的問題，妨礙人事檔案在民族地方高校科學發展、快速發展、轉型發展和特色發展的積極作用的發揮。因此，積極思考新時代民族地方高校人事檔案的科學管理，更好地發揮其在民族地方高校師資隊伍建設、教學科研管理及服務等建設和發展中的決策參考作用顯得十分緊迫和重要。

二、民族地方高校人事檔案管理中存在的主要問題

1.學校重視不到位，投入不足，檔案自動化管理水平低，檔案建設質量不高。

一是民族地方高校人事檔案管理隊伍建設重視不到位，人員數量嚴重短缺，甚或兼職，人員專業素質不高，隊伍穩定性差，創新能力不足;二是民族地方高校人事檔案管理硬件設施建設重視不到位，檔案管理沒有獨立的空間，檔案管理對空間、環境的特殊要求難以滿足，檔案以往管理模式占主導地位，檔案數字化、自動化管理處于低層次。三是民族地方高校人事檔案建設管理缺乏中長期規劃，應對上級檢查的短期突擊性建設工作多。由于參與突擊性建設的人員往往臨時來自不同崗位，缺乏檔案建設專業知識，對檔案建設的規范化標準掌握不到位，檔案建設質量可想而知，長此以往，后果可想而知。

2.評價材料同質化，個性特征不明顯，檔案材料內容不豐富。

長期以來，民族地方高校人事檔案建設普遍強調對個人學習工作經歷、學歷變更、職務職稱變更、年度工作考核等級、主要社會關系等個人基本要素內容的記錄，主要反映教職工個人的早期歷史。有關教職工個人各個學歷階段的治學情況研究方向、專業選擇情況，在校工作過程中的自身思想政治品德培育情況、教書育人管理育人服務育人情況、教學科研方向、取得的主要科研成果、服務地方經濟社會建設業績等反映動態真實自我的資料缺失。導致對教職工的品德、能力及業績等情況的評價材料同質化，無法準確體現教職工的個性特征。毫不諱言，民族地方高校人事檔案材料內容不豐富。

3.管理制度不完善，制度遵從不嚴格，檔案材料不完整。

一是民族地方高校人事檔案制度設計建設不完善，造成檔案建設無章可循;二是民族地方高校檔案管理人員檔案管理知識普遍欠缺、存檔材料要素把握不夠或檔案管理責任心缺失，不能嚴格遵從檔案管理制度，主動、及時、有效收集、整理人事檔案材料，甚至在管理工作中因借閱手續不嚴謹導致檔案材料遺失情況;三是民族地方高校教職工對自己的人事檔案重要性認識不到位，不能嚴格遵從學校檔案管理制度要求填報個人檔案信息，造成個人檔案信息填報失真，沒有適時提供個人工作過程產生的動態檔案信息意識和意愿;四是民族地方高校發展對高層次人才引進的迫切性，在一定程度上造成其在引進高學歷高職稱人才時，過于傾向對科研能力、取得學術成果的考察，不同程度忽視對引進人才政治站位、思想道德和意識形態等重要方面的審核，忽略政治站位、思想道德和意識形態信息資料在個人人事檔案中應有的重要位置，造成部分教職工人事檔案資料在系統性、完整性、真實性等方面存在或多或少的問題;五是民族地方高校引進人才人事檔案交接手續部分存在執行標準不規范、不嚴謹的問題，在一定程度上造成人事檔案資料損失;六是民族地方高校對停薪留職人員、外出學習培訓人員的檔案材料收集存在短板，直接影響人事檔案材料的系統性、完整性[1]。

4.忽視檔案身份特性，“人檔分離”屢見不鮮，檔案材料常缺失。

在創新驅動的引領下，民族地方高校為了實現科學發展、快速發展、轉型發展、特色發展的建設需要，不惜下大力氣引進高學歷、高層次、高技術職稱的專業人才，甚至配套出臺一些特殊政策，以特批的形式，在不調取個人檔案、不調轉人事關系的情況下，引進優秀人才，出現“用人的單位不管檔案，管檔案的地方不用人”的現象，導致“人檔分離”越來越普遍，忽視人事檔案固有的人的身份特征，淡化教職工對人事檔案建設管理的重要性的認識，影響民族地方高校人事檔案管理工作的正常運轉[2]。

5.重收藏，輕開發利用，人事檔案作用難以發揮。

一是民族地方高校人事檔案普遍缺乏開發利用的人才專業隊伍;二是對人事檔案的作用認識不充分，忽視其在學校人才隊伍建設、學科專業建設、課程建設方面的決策參考作用;三是民族地方高校人事檔案自動化、信息化建設水平普遍較低，人事檔案自動化管理系統數據庫規模小、數據類型單一、標準化程度低、開放接口不兼容，難以與學校的相關業務系統進行對接，難以實現信息資源共享，導致形成“信息孤島”[3]，制約人事檔案的合理開發與利用。

三、對提高民族地方高校人事檔案管理質量的舉措思考

1.加強工作領導，加大資金投入力度，完善民族地方高校人事檔案管理的信息化建設。

民族地方高校必須將學校人事檔案建設納入校級領導層面的重要工作日程，將人事檔案管理的信息化建設納入智慧校園建設的總體規劃中，制訂學校人事檔案信息化建設的年度計劃及中長期發展規劃。把人事檔案的建設經費納入學校每年的財務預算。按標準設立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開;按照高校檔案保管相關達標條件建設人事檔案庫房，配備密集架存放人事檔案，根據檔案庫管理的“八防”要求，配備防火、防盜、除濕、空調等設備，切實保證保管人事檔案的基礎設施達標;根據信息化建設要求，添置高配置的計算機、服務器、大容量的存儲設備、打印機、刻錄機、掃描儀、數碼相機等硬件設施，以及功能齊全的人事檔案信息管理系統軟件，最終完成高質量的民族地方高校人事檔案信息化建設。以便民族地方高校“更好地保護人事檔案紙質載體;更好地提高地方高校人事檔案信息的安全性，提高工作效率;更好地提供人事檔案信息利用與服務”[4]。同時，在全校范圍內實現人事檔案信息資源的共知共建共享，創造人事檔案資料便捷有效開發利用的共享空間，確保民族地方高校人事檔案建設符合自身建設發展需要，更好地為民族地方高校的建設發展服務。

2.加強管理隊伍建設，為提高人事檔案管理質量促進開發利用保駕護航。

一是創造條件積極引進人事檔案管理專業人才;二是加大對現有管理人員思想品德、檔案專業理論知識、組織人事管理知識、信息技術知識、保密知識等的培訓力度;三是充分發揮目標績效考核杠桿作用和晉職晉級作用，激勵從事人事檔案的管理人員在專業領域內積極思考，創新工作思路，潛心管理及學術研究，不斷提高人事檔案管理服務的理論水平和實踐工作能力。切實提高民族地方高校人事檔案管理服務團隊的綜合素質，為提高人事檔案管理質量保駕護航，滿足新時代民族地方高校教育發展對人事檔案管理與服務提出的新要求。

3.加強制度建設，實現人事檔案管理規范化制度化。

民族地方高校要以《中華人民共和國檔案法》《干部檔案工作條例》《干部檔案管理工作細則》《關于干部檔案收集、歸檔暫行辦法》等為指導，制定和建立起符合自身實際的、科學合理的、可操作性強的人事檔案管理規章制度及具體的人事檔案管理實施細則，在檔案管理工作人員的崗位職責、人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度等方面用統一的標準與要求加以規范和指導，實現人事檔案管理工作有法可依、有章可循、有序開展[5]，做到不錯、不漏，萬無一失。

4.加強人事檔案的開發利用，服務學校改革、建設和發展。

國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確指出，要創新服務方式，多渠道開發檔案資源，提高檔案公共服務能力[6]。搞好民族地方高校人事檔案管理與服務是其實現人才資源精準管理與實現人才資源充分開發利用的重要工作，能夠為正處在轉型發展時期的民族地方高校較好地實現教學、科研、管理、服務等各項工作改革提供重要決策參考信息。因此，民族地方高校人事檔案管理隊伍要積極主動地開展高校人事檔案信息的挖掘工作，為學校教師隊伍建設、專業學科建設、課程建設、教育教學、人才培養、服務管理等提供真實可靠的源信息支撐，切實通過不斷加強人事檔案資料的開發利用服務，更好地服務學校改革、建設和發展。

四、結語

民族地方高校人事檔案規范化、信息化建設管理和有效開發利用是一項與學校改革、建設和發展關聯緊密的工作，不僅要引起民族地方高校領導層的高度重視，而且要進一步加強對人事檔案工作的領導，加強人事檔案管理隊伍建設，加強管理制度建設，增加建設經費投入，為人事檔案規范化、信息化建設管理和開發利用提供保障。同時，民族地方高校人事檔案管理人員要主動積極地加強自身工作作風建設，刻苦鉆研人事檔案管理相關知識，不斷提高管理能力和服務水平，創新工作思路，在搞好民族地方高校人事檔案規范化、信息化建設的同時，將更多精力用在人事檔案資料的開發利用工作上，最大限度地發揮人事檔案服務民族地方高校發展的功能，滿足民族地方高校改革、建設和發展的現實需要。

參考文獻：

[1][3]朱培芳.新時期高校人事檔案管理面臨的問題及應對策略[J].蘭臺世界，2018（08）：62-64.

[2]王玉.大數據背景下高校人事檔案管理的思考[J].山西檔案，2015（4）：96-98.

[4]張麗娜.地方高校人事檔案信息化建設存在的問題及對策研究[J].黃岡師范學院學報，2015，35（05）：122-124.

[5]張立志.高校人事檔案管理存在的問題及改進措施[J].科技視界，2015（16）：148-149.

[6]國家檔案局.全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_ 136280.htm，2016.04.19.