流動人口人事檔案管理問題研究

(阿勒泰市醫療保障局 新疆 阿勒泰 836500)

一、流動人口人事檔案管理的必要性

檔案管理作為最重要的歷史憑證，能夠較大限度地保存原有資料的內容，在歷史記錄、人員信息采集方面具有權威性，是人們認識和改變社會治理的重要依據。檔案能夠為單位及個人提供詳實的資料，現代檔案館的普及以及檢索技術的發達，為人們更好使用檔案提供了現實條件。

隨著人口的快速流動，流動人員檔案管理是檔案管理的重點和難點。檔案管理必須實事求是的對流動人口檔案的管理進行細化，積極探索更為科學合理可持續的管理模式。

二、流動人員檔案管理中存在的問題

(一)管理機構及管理人員主觀重視程度不夠

一方面，流動人口對自身檔案的有效遷移和保存重視程度不夠。一方面，流動人員人事檔案管理人員對此項工作的重視程度和管理意識也需要加強。在檔案管理部門中，專門管理流動人口檔案的人員編制少，檔案管理工作量繁重，導致檔案材料在轉移及保管的過程中出現信息丟失。檔案管理機構往往沒有充分認識到流動人員人事檔案管理較一般檔案管理工作專業性更強，導致從事此項工作的人員較少，專業能力達不到要求。

(二)檔案管理能力存在短板和不足

通過對目前流動人口檔案管理主要機構人才市場的調研，發現人才市場沒有充分做好流動人口檔案基礎性工作。流動人口檔案管理存在分散零亂、缺乏系統性管理的情況。

流動人口檔案管理需要有效的現代管理意。目前，各地流動人員人事檔案的檔案管理部門都存在現代化程度不高、檔案管理基礎設施，特別是軟件設施需要加大投入，流動人口檔案管理制度建設不健全等問題。

(三)管理隊伍建設有待加強

各地人才市場承擔的工作比較多，諸如招聘會、畢業生就業指導等工作，對流動人員人事檔案的管理不是機構的主要任務，往往重視程度不高。很多機構專業管理人員嚴重不足，有的甚至招聘兼職人員從事檔案管理工作，專業管理人員專業化水平較低。然而，從流動人口檔案管理的復雜程度來看，從事流動人員人事檔案管理的人員要具有更強的專業性。檔案管理人員的配備不足問題突出體現在人員不足和人員管理水平不足兩個方面。部分檔案管理人員還存在主觀上的不重視，部分管理人員甚至認為檔案管理只是形式大于實質，對此項工作的重要性認識嚴重不足。

三、完善流動人員人事檔案管理的措施

(一)增強檔案管理意識

隨著社會經濟的發展，流動性檔案管理精細化水平不斷提高，但流動人口檔案管理人員對所從事的工作重要性并未得到提高，無論是紙質檔案還是信息化檔案的管理意識都不強。提高檔案管理人員管理意識措施如下：一是單位領導通過定期召開會議，提高檔案管理人員的管理意識，通過一把手責任制，提高管理水平。二是加強考核，通過前期制定計劃任務目標，對檔案管理人員工作質量進行科學評估，評選檔案管理優秀員工，對工作業績較差的員工實施問責，通過加強責任制的手段，提高檔案管理人員管理意識，增強使命擔當。

(二)提升流動人員人事檔案管理現代化水平

1.提高檔案管理管理設施現代化水平

流動人員人事檔案管理作為公共服務的重要內容，應該下大力氣確保檔案妥善保存。人力資源市場作為最早接收流動人員人事檔案的單位，應該提升檔案管理設施水平。檔案庫要堅決做到“六防”，即防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫。要對檔案進行定期清理、擺放檔案，對檔案存放設備定期更新，對廢棄檔案進行定期清理，節省公共資源占用。

2.提高流動人口檔案管理現代化技術水平

(1)建立流動人員人事檔案信息專門數據庫。建立流動人員專門人事檔案數據庫，是實現流動人員人事檔案現代化管理的必然發展要求，同時也需要強大的信息化建設作為支撐。要通過招標手段選好軟件承包商，選擇合適的人事檔案管理軟件進行開發、建庫工作。后期還要選擇有一定計算機信息技術的人員對檔案信息進行錄入、更新以及及時維護，并開設查詢窗口，供檔案當事人、使用人對檔案進行查詢。

(2)建立流動人員人事檔案網絡服務系統。流動人員人事檔案網絡服務系統應與流動人員人事信息專門數據庫相通。檔案當事人可以通過政府網站對自身檔案相關信息的進行查詢，并申請對檔案進行動態補充更改。對于流動人才檔案管理部門來說，實現了流動人員的動態化管理，能夠使檔案信息動態補充，不僅提升了人事檔案的使用價值，還可以增強檔案管理人員工作的責任感，將工作成果向大眾公布，接受檔案當事人的監督。

(3)建立流動人員電子人事檔案。將流動人員人事檔案轉化為電子檔案，通過掃描等技術手段，對檔案進行電子歸檔，同時做好電子備份，可以大量節省檔案儲存的公共資源，同時方便檢索，提高流動人口檔案的使用效率。

3.提高流動人口檔案管理的現代化管理水平

在建立人事檔案數據庫的同時，較大一部分的檔案是必須通過實體檔案庫進行保存的，在大量的實體檔案面前，在實體檔案的管理中，也要增強現代化管理水平，通過招收專業的檔案管理人員，增強制度建設，提高現代庫管理的水平，同時，引入信息化管理方法，將信息化管理和傳統檔案庫管理相結合，提升管理效率。

(三)加強檔案管理人員的業務培訓

1.政治素質培訓

流動人口檔案管理模式的改變必然要伴隨著管理人員職業素養的進步。人事檔案屬于國家財產，理應遵照國家相關法規政策實行管理，但我國流動人員人事檔案管理制度執行程度參差不齊，歸根結底，還是檔案管理人員政治素養還存在欠缺。作為一名國家公務人員，政治思想方面要與國家政策保持高度統一。

2.業務能力培訓

流動人員人事檔案管理崗位存在流動性較強，管理人員水平不高等特點，要加強對內部人員的培訓。在培訓中，除了對基礎知識、基本原理等理論的培訓外，還要加強計算機知識、人力資源管理知識的培訓，切實增強管理人員的業務水平。

3.信息素質培養

做好現代化的流動人口檔案管理工作，必須要求檔案管理人員掌握充足的信息管理知識。在信息化技術在各行各業都充分應用的背景下，檔案管理人員必須快速掌握信息知識，并挖掘出信息里蘊藏的巨大價值。流動人口檔案管理人員除了做好檔案的保管、儲存、索引等基礎工作外，還要通過信息化知識，提升分析能力，將檔案信息分類分析，將分析成果向上級部門報告，為流動人口管理、人才使用，就業管理提出可行性的建議。

綜上所述，流動人員的檔案管理通過高質量的檔案信息管理，我們能夠更好地掌握流動人員的過往信息，而其也是維護人員利益的有效手段，進行宏觀人才調控的重要措施和保障流動人員合法權益的重要保障。雖然檔案管理工作具有高度專業性和繁瑣性，但是對于實際工作中遇到的困難，我們不能懼怕，應當協同互助，多學習，多請教，不斷實踐，這樣就一定能探索出一條高效完善的新策略。