科研機構辦公室如何更好為科研工作服務

沈海石

【摘要】辦公室的工作職能基本相似，但是不同系統、不同單位辦公室工作的差異客觀存在。研究這些差異，并采取適宜的方式方法，對于提高辦公室工作質量，發揮好辦公室職能具有重要意義。

【關鍵詞】科研機構辦公室;工作服務;差異

習近平總書記高度重視辦公室工作，他在《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》一文中對辦公室工作提出三條希望，其中一條就是“實行高水平服務”。雖然辦公室的工作職能基本相似，但是不同系統、不同單位辦公室工作的差異客觀存在。研究差異對于提高辦公室工作質量，發揮好辦公室職能具有重要意義，也是辦公室“實行高水平服務”的前提和基礎。近20年來，筆者既在行政機關辦公室從事過行政服務工作，又在科研機構辦公室從事科研服務工作，深感兩類辦公室的工作既有共同點，也存在不少差異。為進一步做好科研機構辦公室工作，特對二者差異做些粗淺歸納，以探尋其中的規律，摸索出更加適當的工作方式與方法，更好地服務科研工作。

一、角色定位不同

在行政機關，工作核心是“行政”，辦公室承擔著承上啟下、溝通左右的作用，是“行政”工作的直接推動者，有時甚至是領導者（如市、縣黨政機關的秘書長同時都是市、縣領導班子成員）或直接參與者。他們雖然也承擔著服務領導、服務部門的職能，但是擔當主角的機會更多一些。在科研機構，工作核心是“科研”，辦公室雖然承擔著承上啟下、溝通左右的作用，但工作內容主要是圍繞科研工作展開的，每項工作都與科研工作密切相關，與科研無關而直接“行政”的工作幾乎沒有，更多時候是擔任科研工作的“配角”。由此可見，行政機關辦公室是“主角”“配角”兼任，科研機構辦公室則是純粹的“配角”，認清自己的“配角”角色，是做好辦公室工作的前提。作為科研機構辦公室的一員，要甘當科研配角，樹立服務理念，全心全意為科研服務，為科研工作取得重大突破保駕護航。

二、重點服務對象不同

行政機關辦公室既要服務于行政領導，也要服務于一般干部，同時還要服務于相關部門。科研機構辦公室雖然也要服務于行政領導和一般干部，但是由于科研人員占絕大多數，很多行政領導和一般干部本身就是科研人員，承擔著相應的科研工作，因此科研機構辦公室的重點服務對象就是科研人員。由于科研人員長期從事科研工作，以探索科學規律為最高追求，一般喜歡直來直去，對于辦公室工作的訴求也比較直接。如果辦公室人員不深刻了解科研人員的這一特點，對于他們的訴求缺乏正面而高效的回應，就容易引起誤會，帶來不必要的麻煩，甚至影響到實際工作的開展和推進。同時，科研機構的領導大都“科研行政一肩挑”，除了日常行政管理外，還承擔著大量的科研工作任務，這就決定了他們花在行政管理方面的時間更少，也更寶貴。辦公室在為科研機構領導服務的過程中，一定要善于見縫插針，利用好他們的“空閑”時間，把該報告的事項報告好，把該報批的事項報批好，同時要善于結合現代的信息化手段做好請示匯報工作，避免耽擱事務。辦公室負責人更要當好領導的參謀助手，針對各類事務提出合理的方案供領導決策，讓領導多在“選擇題”上拍板，少在“問答題”上思考，切實提高行政效率。

三、服務方式不同

服務對象不同，角色定位不同，決定了服務方式也有所不同。一般而言，行政機關辦公室工作承襲更多傳統的做法，一方面制度比較健全，可以遵循的規范比較多，另一方面行政機關領導長期從事行政工作，甚至很多領導都是從辦公室崗位提拔起來的，對辦公室的職能了如指掌，提出的要求和指令比較明確，工作規律也更容易把握，相關事務的推進更加有章可循。由于科研機構鼓勵創新，工作氛圍活躍，條條框框較少，科研人員都不太喜歡他們眼中的那些“繁文縟節”。很多領導同志科研行政一肩挑，時間精力有限，對工作細節關注較少。這就需要辦公室提供的主動服務、靠前服務、動態服務要更多一些。在日常工作中，要以保障科研工作順利開展為導向，主動了解科研創新團隊的工作和生活需求，設身處地為科研人員著想，及時解決各類實際困難，提供全方位、高質量的綜合服務。

由于科研機構辦公室與行政機關辦公室存在著以上的差異，決定了科研機構辦公室要更好地為科研工作服務，必須發揮好以下四個職能：

一是“不管部”。科研機構中管理部門的設置比較精干，一個管理部門往往對應著行政機關的多個部門，可謂“上面千條線，下面一根針”。在這種情況下，辦公室作為科研機構中綜合性最強的部門，行使職能過程中不管是主管、主辦還是配合，不論是分內還是分外，都必須胸懷大局、全力以赴。一方面，對于那些不易分派或派不下去的工作，還有暫時無法確定分管部門或需要多個部門協調辦理的事項，辦公室都要理所當然、義無反顧地承擔“兜底保全”的“不管部”職能，抓緊落實處理，或積極協調相關部門，按照規范要求完成工作任務。另一方面，科研機構辦公室直接服務領導班子和科研人員，承擔著溝通左右、聯系上下的工作職責，工作涉及面廣，各方聯系比其它部門更多，“不管部”職能的主動發揮，將使其橋梁樞紐作用得到強化，也是提高辦公室地位、實行高水平服務的必然要求。

二是“大后方”。科研機構辦公室既是科研主角的配角，也是掌握諸多行政后勤資源的“要角”，能否調動多方面資源，為科研工作提供更好的物質和條件保障，是辦公室工作成敗的關鍵。作為科研工作的“大后方”，辦公室要與科研人員廣交朋友，想科研人員之所想，急科研人員之所急，幫科研人員之所需，想方設法為科研工作創造更好的條件。有時甚至要提供“保姆式”的服務，幫助新進科研人員盡快適應環境、擁有科研條件，順利啟動科研工作。在中科院系統，則以“3H工程”（即Housing住房、Home家庭、Health健康3個H）為切入點，充分整合社會、政府和本單位資源，創造一個更加適合科研、學習、生活的外部環境，讓科研人員真正感受到大家庭的溫暖，免除后顧之憂。

三是“消防員”。科研機構辦公室是科研機構對外聯系最主要的窗口，工作職能決定其要經常面對緊急突發事件，接收到緊急文件、緊急接待、緊急會務的情況很多，有時天氣異常甚至要組織防災減災等工作。面對這些緊急突發事項，辦公室要主動發揮“消防員”的作用，做出迅速準確的反應，組織相關部門研判事項要點，盡快提出解決方案供領導參考決策，協調解決存在的問題，做好跟蹤落實及執行的相關工作，確保各項緊急事務得到有效應對和處置。科研機構辦公室一般還承擔著本單位輿論溝通與輿情控制的職能，遇有緊急突發事件，輿論的焦點一般會先集中到辦公室，這時辦公室就要像“消防員”一樣做好“滅火”和“消毒”工作，確保輿情往積極的方向發展，避免可能出現的輿情失控現象，使廣受關注的科研機構陷入“漩渦的中心”。這也是“實行高水平服務”的重要舉措。

四是“護城河”。科研人員以科研為主業，對行政規章制度很難花太多時間去理解熟悉，辦理行政事務往往憑工作分工說“去找某個人”，對于辦事流程、要件往往不甚了解，甚至無意間發生違法違紀的概率更大，這時辦公室就要發揮“護城河”職能，全面收集整理各類政策性文件，分門別類做好匯編工作，以適當的形式下發給科研人員，盡可能讓各類規章制度深入到科研團隊中。辦公室工作人員要更加熟悉各項政策規章，準確把握政策規章的精髓，洞悉其中的“雷區”，加強對各項事務的審核把關，同時根據科研人員喜歡直來直去的特點，更加耐心地做好相關規章制度的解釋疏通工作，既為領導分憂，也讓科研人員放心，從而推進整個單位和諧運轉，使關鍵樞紐作用得到充分發揮，為做好科研服務工作奠定堅實基礎。