辦公贏在信息化

杜麗娥

【摘要】20世紀90年代，單位的辦公流程可以說是“抄剪寫貼，腿跑斷，累倒人”。而21世紀新科技時代的到來可以說是為我們的高效、快速、減壓辦公提供了一個很好的契機，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，已經(jīng)完全顛覆了我們過去的辦公狀況，在不斷摸索和嘗試中建立起適合單位運行的辦公自動化系統(tǒng)，才能更好地為單位服務(wù)，使我們的辦公更加高效化。

【關(guān)鍵詞】信息應(yīng)用;辦公;信息化

一、信息化辦公的必然性

21世紀是信息技術(shù)迅猛發(fā)展的新時代，而信息化的應(yīng)用范圍也越來越廣泛，其中我們要談到的就是單位機關(guān)的信息化管理，因此對信息的處理與智能化水平的提高也是對每個單位的最基本的要求。在“十三五規(guī)劃”的指導(dǎo)下，我國將有序地實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型升級，構(gòu)建現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)體系，國有大型單位在加快轉(zhuǎn)型與產(chǎn)能升級的過程中需要辦公部門不斷調(diào)整其職能，使其能夠高效完成單位適應(yīng)環(huán)境發(fā)展變化中的新任務(wù)、新要求。

信息時代的到來使得每個單位在運行過程中都需要面對巨量的信息，從單位內(nèi)部角度分析，隨著信息技術(shù)手段的進步，單位內(nèi)部管理信息迅速實現(xiàn)多元化，需要單位通過一個中樞機構(gòu)對各種信息進行高效管理，以提高信息在單位內(nèi)部的流轉(zhuǎn)速度并保障其準確性，從單位外部環(huán)境角度分析，信息技術(shù)給予單位一個嶄新的環(huán)境感知手段，在單位的有效統(tǒng)籌下可以更精確地完成員工管理、策略制定等工作。

二、信息化辦公的建設(shè)目標

（一）辦公減負，為信息化開路。1.取消辦公中的冗余職能。在信息技術(shù)引入后，隨著各部門數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，單位規(guī)范化的工作將逐漸整合到管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中，原來由辦公承擔的規(guī)范化職能，可以隨著單位管理信息化、標準化程度的提高逐步取消。2.合并相似的辦公職能。從管理信息系統(tǒng)角度分析，應(yīng)急事務(wù)管理、后勤事務(wù)管理、協(xié)會事務(wù)管理在信息系統(tǒng)的輔助下具有相似職能性質(zhì)，在安排崗位的過程中可以考慮對其進行適當合并，減少人員的投入，提高辦公運行效率。3.調(diào)整辦公職能的優(yōu)先順序。隨著智能辦公系統(tǒng)的迭代，會議服務(wù)信息化逐漸完善，智能化水平的提高使得辦公職能中對上服務(wù)的部分難度與復(fù)雜程度得到一定程度的降低，同時，信息技術(shù)的發(fā)展使得部門的專業(yè)化水平提高，各部門工作的差異增大使得辦公的協(xié)調(diào)工作難度增加，需要適當提高其優(yōu)先級，因此在四部分職能優(yōu)先級排序可以設(shè)置為溝通協(xié)調(diào)、決策輔助、執(zhí)行監(jiān)督、服務(wù)保障。4.簡化某些辦公職能。具體工作行為角度分析，無紙化辦公使得文秘、機要、保密、印鑒管理以及會議記錄等工作得到簡化，信息以非紙質(zhì)形式存儲于單位的信息系統(tǒng)當中，在提高查詢速度的同時減輕了辦公人員工作的勞動量，各單位的相關(guān)信息需求可以直接由信息系統(tǒng)提供，因此與之相關(guān)的辦公職能可以得到簡化，使辦公管理服務(wù)更全面、精益。

（二）辦公創(chuàng)新，與信息化接合。1.加強協(xié)調(diào)服務(wù)職能。單位規(guī)模越大，各部門間的協(xié)調(diào)工作復(fù)雜程度就越高，特別是在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型期，外部環(huán)境的變化給單位內(nèi)部間矛盾的產(chǎn)生造成了很大的隱患，而其產(chǎn)生的問題是非標準化的，信息技術(shù)的發(fā)展不但不能減少其存在性，而且會增加部門協(xié)調(diào)的難度，因此在信息化背景下，辦公的協(xié)調(diào)輔助職能就顯得尤為重要，在安排人員與設(shè)置崗位職責的過程中要適當對該職能進行傾斜。2.必須簡化日常事務(wù)性的工作管理職能。在信息技術(shù)快速迭代的現(xiàn)代單位管理中，要積極引入新技術(shù)，對原工作職能進行技術(shù)簡化，針對應(yīng)急管理、日常事務(wù)性工作進行規(guī)范化并融入信息系統(tǒng)中，簡化原辦公職能，在保障流程正常執(zhí)行的前提下，節(jié)省資源投入，提高運營效率。3.辦公人員結(jié)構(gòu)扁平化。為了適應(yīng)變化的職能與單位內(nèi)部環(huán)境，需要增強辦公的人員職責的彈性，在不增加人員的基礎(chǔ)上，通過縮短業(yè)務(wù)流程，采用扁平化的管理模式，使辦公能夠接入更多的部門中，提高處理綜合性業(yè)務(wù)的優(yōu)勢與效率，實現(xiàn)工作的精益化管理。

（三）辦公優(yōu)化，為信息化提效。1.統(tǒng)籌規(guī)劃。統(tǒng)籌規(guī)劃辦公流程，利用信息系統(tǒng)為單位爭取優(yōu)勢。2.辦公自動化。需要實現(xiàn)辦公流程“無紙化”操作，提高單位日常的信息流轉(zhuǎn)水平，縮短處理時間，提高效率。3.處理高效化。辦公流程創(chuàng)建后，大家需要高效快速處理信息，以保證工作流程不中斷。4.問題歸零化。信息化辦公肯定不會像人工那么智能，在出現(xiàn)問題后及時反映，爭取每個部門都能處理一下簡單問題，不要讓小小問題積壓，形成大的隱患，有問題人人上，做到問題歸零化。

三、信息化辦公的發(fā)展目標

信息化辦公的發(fā)展建設(shè)應(yīng)用歷程可謂是經(jīng)歷了三次變革：1.業(yè)務(wù)處理數(shù)字化，這一階段只是簡單處理單位或公司的生產(chǎn)、供應(yīng)、財務(wù)的數(shù)字信息。2.信息網(wǎng)絡(luò)化，這一階段已經(jīng)能實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，達到了一定程度的信息共享功能。3.管理信息化，這一階段的信息系統(tǒng)已趨于完整，可以提供給單位使用和管理，用來幫助單位進行信息化管理，提高單位管理精細化水平。而這個過程中，基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、信息系統(tǒng)都經(jīng)歷了創(chuàng)新性變革。

總而言之，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代單位中，信息流、知識流在人員之間快速產(chǎn)生、并行處理，單位辦公作為各部門間的樞紐與橋梁，是單位管理結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、人員流動可預(yù)期的重要保障。單位想要在社會經(jīng)濟劇烈變化的環(huán)境中，保持長久的生命力與競爭力，就需要在保持辦公核心管理服務(wù)目標不變的前提下，根據(jù)信息化的要求逐漸改變單位辦公系統(tǒng)的運行方式，提高辦公信息化的運行效率。

【參考文獻】

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