探析信息化在高中檔案管理中的應用

徐強

【摘要】實現信息化檔案管理是時代對檔案管理的要求，是提高檔案管理服務效率與質量的保障。本文對信息化在高中檔案管理中的應用提出了一些可行性措施。希望能給高中檔案管理提供有益參考與借鑒。

【關鍵詞】高中;檔案管理;信息化;應用

傳統的高中學校檔案管理工作存在著工作量大、效率低的問題。隨著高中招生規模的不斷擴大，高中生的總體數量在不斷增加，人數多，出現的各種問題也多，如高中生轉學、輟學等現象都會給檔案管理帶來更大的工作量。而在傳統檔案管理的模式下，檔案管理費時費力，效率不高，還容易出現失誤與紕漏，阻礙了檔案管理效率的提高。此外，檔案管理人員的專業素質有待于進一步提高，部分高中學校出現了檔案管理員兼職的現象，缺乏檔案管理知識，檔案管理質量面臨嚴峻的挑戰。因此，加強檔案的信息化管理，提高檔案管理質量與效率，是擺在高中檔案管理工作面前的重要課題。

一、實施檔案管理信息化的重要作用

在高中階段實施檔案管理的信息化具有十分重要的作用。首先，可以保障高中檔案管理的保密性。在計算機系統中對檔案信息進行管理，相對于傳統的檔案信息保密來說，保密程度有了極大的增強，計算機保密系統對于提高檔案管理的保密性與質量發揮了極其重要的作用，計算機把檔案信息做成單份，也可以提高檔案管理的質量。其次，信息化管理提高了管理效率，檔案信息錄入計算機中，可以運用相關系統進行加工整理與優化，擺脫了傳統紙質檔案管理的局限性，避免了信息更改造成的紙張等材料的浪費，提高了檔案管理的效率。最后，計算機進行檔案管理不需要進行文件的裝訂，節省了人力物力，檔案可以實現低成本管理。

二、信息化在高中檔案管理中的應用路徑

（一）創新管理模式，提高服務質量。傳統的檔案管理效率低，檔案管理質量得不到保障。隨著網絡信息化廣泛應用于各個領域，為高中檔案管理提供了改革創新、提高服務質量的機會。高中檔案管理要順應形勢的發展，充分運用信息化手段獲取檔案信息，創新管理模式，實現檔案管理的信息化、現代化。信息化日益滲透于教育教學的各個環節，檔案管理者要認識到信息化對于促進檔案管理效率與質量的作用，創新檔案管理模式，為社會、教育教學及師生提供更優質的服務。這就需要高中檔案管理向著信息化與知識化管理的方向發展。

（二）強化檔案信息化設施硬件建設。檔案管理的信息化離不開信息化實施的基本設施。高中學校及相關教育部門要加大對檔案管理設施建設的投入力度，為檔案管理提供基礎設施，強化硬件建設。如計算機軟硬件、打印機、掃瞄儀以及現代化的系統等，都是實現信息化管理的物質條件。學校要根據自身的實際建立相關數據庫，促進檔案搜集與檔案管理的效率與質量。為了更好地發揮軟件的性能，優化軟件管理系統，提高管理效率，高中學校可以與軟件公司合作開發富有針對性的相關檔案管理軟件，有針對性地解決檔案管理中的問題，提高檔案管理的效率與質量。

（三）提高對檔案管理的認識。由于受傳統觀念的影響，部分領導與管理者對檔案管理的認識不到位，忽視了檔案管理促進教育教學發展的重要性。因此，高中學校領導要充分認識到檔案管理在學校教育教學當中的重要作用。這就需要加大宣傳的力度，從根本上認識到檔案管理的重要意義。同時，要積極探索有效的檔案管理機制，以檔案管理促進教育教學工作的發展，為人們提供高質量的檔案管理信息，以信息化優化檔案管理過程，提高效率與質量。

（四）完善與優化檔案信息安全保障體系。保障檔案信息的安全是檔案管理工作的重點內容之一。而保障檔案信息的安全性就必須建立科學的信息安全保障體系，進一步發揮高中檔案信息在促進整體工作的作用。所以，在信息化檔案管理的過程中，必須首先要對檔案進行備份，此外還要建立檔案信息管理工作的相應責任機制，將責任具體劃分明確，責任落實到個人。檔案管理人員不僅要認真學習信息化檔案管理知識，還要提高檔案管理的責任心，提高管理效率。

（五）注重檔案管理者業務素質的提高。檔案管理人員是檔案信息管理的具體實施者，管理人員的綜合素質與綜合能力，對于檔案信息管理效率與質量的提高起著至關重要的作用。因此實現信息化檔案管理，提高檔案管理者的業務能力與素質是關鍵。檔案管理過程要實現無紙化辦公環境，這不僅是信息化時代發展的特點，也是環保理念的重要體現。所以，檔案管理人員首先要從思想上重視自身素質的提高，掌握好計算機操作基本知識與要領，使自身的思想與素質能夠跟上信息化檔案管理的要求。檔案管理者要自覺跟上形勢的發展，不斷學習，為信息化檔案管理打好基礎。

三、結語

實現高中信息化檔案管理，必須創新管理模式，完善與優化檔案管理體系，提高思想認識，加強軟硬件建設，保障檔案信息的安全性，提高檔案管理者的信息技術技能，順利推進信息化檔案管理的進程，提高服務效率與質量。

【參考文獻】

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