加強科研單位會計檔案管理的策略

朱秀娟

【摘要】本文分析了科研單位會計檔案管理過程中存在的突出問題，結合工作實際，提出加強科研單位會計檔案管理的有效策略。

【關鍵詞】科研單位;會計檔案管理;策略

會計檔案管理是科研單位的一項重點工作，良好的會計檔案管理工作也是科研單位整體管理水平的直接體現。但是一直以來，科研單位對于會計檔案管理工作的重視程度明顯不夠，從而導致會計檔案管理模式傳統，管理觀念落后，根本無法適應當前時代發展對于檔案管理工作的總體要求。會計檔案是科研單位的重要記錄形式，應該進行科學的保管和存檔，以便日后查閱。因此在這樣的實際情況下，深入分析科研單位會計檔案管理的有效策略，對于促進科研單位管理水平提升，具有十分積極的理論和現實意義。

一、會計檔案管理過程中存在的突出問題

一直以來，科研單位的工作重點都在科學研發之上，而對于其他方面的工作關注程度明顯不夠，其中表現最為明顯的就是會計檔案管理方面。由于對會計檔案管理工作缺乏足夠的認識，從而導致在實際的工作過程中出現較多的問題，這些問題也是制約科研單位會計檔案管理水平提升的主要障礙。因此在深入分析加強科研單位會計檔案管理的有效策略之前，有必要對會計檔案管理實踐中存在的突出問題進行簡要闡述，這樣科研單位在采取措施的過程中才會更加具有針對性和實效性。總體來看，這些問題主要表現在以下幾個方面：

（一）科研單位會計檔案管理不夠規范。對于科研單位來說，在會計檔案管理過程中，由于會計檔案管理具有一定的特殊性，需要在管理過程中將紙質版的文字資料目錄錄入電腦，生成電子版的數據形式，然后便于存儲和管理，這是會計檔案管理信息化工作開展中最為基礎性的工作。同時這種信息化管理形式與傳統的管理方式相比，在查找和共享方面有著得天獨厚的優勢。但是隨著大數據技術的不斷發展，這種電子數據的存儲形式就會產生一定的風險，受到來自于網絡的威脅。也就是說，在大數據共享平臺的操作過程中，很難避免不出現操作漏洞，一旦會計檔案管理的計算機出現問題，就會很容易受到外來的攻擊，導致存儲數據的丟失。因為檔案記錄的都是一些具有重要信息價值的資料，一旦發生泄露，將造成巨大的損失，給檔案管理工作造成嚴重的損害，影響會計檔案的信息安全。

（二）對于會計檔案管理不夠重視，硬件設施不完善。在工作實踐中，除了專門管理檔案的部門之外，檔案管理在其他單位并不是主要的工作，只是基礎性工作之一，一般單位的領導者都將主要的管理精力集中在主要業務之上，對于檔案管理工作的重視程度明顯不夠，科研單位同樣也不例外。科研單位在檔案管理過程中并未意識到會計檔案管理工作的重要意義，仍然按照傳統的管理觀念和管理模式開展工作，在會計檔案管理過程中，也不進行相應的資金投入，從而導致在實際的檔案管理過程中基礎設施不夠完善。信息化管理是當前時代的發展趨勢，而對于檔案信息化管理工作來說，基礎設施占有很重要的部分，基礎設施建設跟不上，信息化管理的水平就很難有效提升，這就會給會計檔案管理帶來一定的安全風險，不利于會計檔案管理工作的有序開展。

（三）會計檔案管理人員缺乏較強的專業素質。相對于傳統的檔案管理模式來說，會計檔案管理對于專業技術的要求較高，需要管理人員具備一定的信息化專業知識，掌握一定的信息化技術應用技能，這樣才能更好地適應當前時代背景下科研單位的會計檔案管理工作。但是從當前的會計檔案管理工作實際情況來看，多數科研單位從事會計檔案管理的工作人員還沒有達到這一要求。由于會計檔案管理工作不是科研單位的核心業務，因此在工作人員的配備方面還顯得有些不足，有些科研單位甚至沒有專門從事會計檔案管理工作的人員，而是由其他的工作人員兼職，這些工作人員在會計檔案管理基礎知識方面存在較大的欠缺，對于檔案信息化管理技術更是了解的不多，因此在實際的工作過程中很難達到預期的工作要求。可以說，工作人員專業素質欠缺是影響科研單位會計檔案管理工作質量的主要原因之一，同時也給會計檔案管理埋下了一定的安全隱患。

二、加強科研單位會計檔案管理的有效策略

（一）提高對會計檔案管理的重視程度，優化信息化系統管理。對于會計檔案管理來說，造成管理質量較低的一個主要原因就是對于會計檔案管理工作的重視程度不夠。為了從根本上解決這一問題，有效防范檔案信息化管理過程中的安全風險，科研單位應該對會計檔案管理工作給予足夠重視。也就是說，應該在認識到會計檔案管理工作重要性的基礎上，積極創新會計檔案管理模式，運用大數據技術，提升會計檔案信息化管理的整體質量。同時，加大會計檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎工作設施，配備具備先進管理系統的信息化管理設備，簡化會計檔案信息化管理工作流程。根據科研單位會計檔案管理的實際特點，完善相關的網絡系統建設，解決會計檔案信息化管理過程中基礎設施不健全的問題，促進會計檔案信息化管理質量不斷提升，有效提升會計檔案管理質量，為科研單位會計檔案管理工作的有序開展提供良好的基礎條件。

（二）優化管理流程，建立科學完善的會計檔案管理工作標準。會計檔案管理是一項十分系統和復雜的工作，要想有效提升管理的整體質量，每一個工作環節和工作流程都不能馬虎，尤其在信息化背景下，會計檔案的管理流程尤其重要。在之前的會計檔案管理實踐中，工作流程都不是十分標準，工作人員也不按照標準的工作步驟開展工作，造成了一定的會計檔案管理問題。為了有效避免會計檔案管理過程中出現這一問題，科研單位應該積極制定和完善會計檔案管理制度，制定嚴格的工作標準和工作流程。可以根據本單位工作實際，結合會計檔案管理的基本特點，制定符合發展特征的會計檔案管理工作標準，并在內部進行宣傳和普及，要求工作人員嚴格按照指定的工作標準和工作流程執行。對于其中發現的問題，要及時進行整改，避免問題擴大帶來的不利影響。

（三）提升工作人員專業素質。除了對于會計檔案管理工作的重視程度不夠之外，從事會計檔案管理工作的人員專業素質偏低也是造成科研單位會計檔案管理質量不高的主要原因。因此，科研單位應該在提高會計檔案管理工作人員專業素質方面多下功夫，積極采取各種行之有效的措施，提升會計檔案管理人員綜合素質。科研單位應該積極更新管理觀念，對于會計檔案管理工作配備專門的工作人員，選擇具備會計檔案管理專業知識的人員，并且積極組織檔案工作人員培訓，從外界聘請會計檔案管理領域的專家學者，針對當前時代背景下的會計檔案管理問題開展培訓，提升工作人員的專業素養。有條件的科研單位還可以在社會上招聘具備較高會計檔案管理專業素質的人才，提升工作人員的整體素質，這樣才能有效避免會計檔案管理過程中的突出問題。

三、結語

綜上所述，會計檔案管理是科研單位的一項重點工作，應該給予足夠重視。在工作實踐中，科研單位應該積極采取有效措施，優化檔案管理流程，建立科學完善的會計檔案管理工作標準，促進會計檔案管理水平不斷提升。

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