辦公自動化環境下文書檔案管理的思考

王雪

【摘要】文書檔案管理對實現辦公自動化具有重要的的意義。當前在文書檔案系統的建設與管理過程中存在著一些問題，并對辦公自動化環境下文書檔案管理工作的提出建議。

【關鍵詞】辦公自動化;文書檔案;管理

隨著我國經濟的快速發展，網絡信息的繁榮，辦公系統逐漸實現了自動化，對此，文書管理工作迎來了管理的變革，促進文書檔案管理的發展，對推動學校管理有著重要的幫助作用。

一、文書檔案管理實現辦公自動化的意義

文書檔案管理工作實現辦公自動化是科技發展為文書管理工作作出的一項重要貢獻。文書檔案實現辦公自動化有著重要的作用：一是促進了檔案管理工作更加集中、有序。文書檔案管理的自動化是檔案管理工作的巨大變革，揭開了檔案管理工作改革的序幕，辦公自動化推動了文件與檔案的一體化管理，推動管理工作的有序開展。二是提高了信息檢索的效率。辦公自動化推動了文書檔案管理的自動化，信息檢索的效率極大地提高，也推動了文件擬寫、簽發、著錄、發布等環節辦公效率的提高。這使得辦公人員只要點擊歸檔一鍵即可實現文件系統到檔案系統的歸檔工作。三是延長了文件儲存時間。紙質化的檔案隨著時間的推移，容易破損丟失，而辦公自動化環境下生成的數字化資料存儲在硬盤等工具內，儲存時間更久，保密性更強。四是實現資源的共享。辦公自動化環境下的文書檔案管理，可以最大限度的進行資料的查閱工作，將各部門及個人所需的文件通過加密的形式發送至其郵箱，方便查閱辦公，也極大地減輕了工作量，處理速度快、信息傳遞范圍廣，實現資源的共享。

二、辦公自動化環境下文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案制度建設相對滯后，不能及時適應辦公的自動化。現階段，文書檔案實現辦公自動化管理時間還比較短，相應的管理制度還不夠完善，文書檔案管理制度還存在著很多的缺失，管理存在著很多漏洞，使得文書檔案的管理工作不能適應辦公自動化，造成文書檔案管理質量遲遲不能提高，影響文書檔案管理的安全性，降低文書檔案管理質量。

（二）文書檔案管理人員專業技術有待提升。辦公自動化推動了文書管理的自動化，但相應的人員素質還沒能跟隨腳步及時提升，缺乏文書檔案管理自動化工作的管理經驗，部分工作人員對技術不夠了解，造成一些功能被忽略，一些先進的功能不會使用，由此導致管理中存在各種問題，從而導致我國文書檔案管理工作發展滯緩。

（三）檔案安全管理技術措施滯后。辦公自動化環境下的檔案管理工作，學校文書檔案的傳輸都是依靠網絡來實現的，這就導致在辦公自動化環境下文書檔案管理工作的安全管理技術出現漏洞，還存在著一定的缺失，檔案安全管理技術滯后，給文書檔案的安全工作帶來了極大的考驗。

（四）文書檔案管理過程中在推廣先進技術的同時，也發現出現了一些不安全事件。文書檔案在管理過程中出現泄露事件后，沒有相應的補救措施，造成了重大影響，給文書檔案的安全工作帶來了挑戰，對文書檔案管理工作產生了重要的影響。

三、辦公自動化環境下文書檔案管理工作的建議

（一）將文書檔案管理系統納入辦公自動化系統中來。辦公系統實現自動化的同時，要做好文書檔案管理系統的建設工作，并將其納入辦公自動化系統中，以此來真正實現辦公系統的自動化。在這個過程中，檔案管理部門要參與到辦公自動化系統中來，避免辦公自動化系統設計的功能與文書檔案管理系統不能完全銜接，在這個過程中要與系統開發設計人員做好提前溝通，加強辦公自動化系統與文書檔案管理系統的連接，讓文書檔案管理系統真正成為辦公自動化系統的一部分。同時，自動化辦公系統設計時也要預先做好文書檔案管理系統后期文件規定的管理問題，從而發揮自動化辦公系統對文書檔案管理的支持，以此來提高文件傳遞的安全、準確、可靠。

（二）提高文書檔案管理人員的綜合素質。在自動化的辦公環境下，企業要想做好文書檔案管理工作，離不開一支懂技術、效率高的文書檔案管理隊伍。針對當前文書檔案管理隊伍素質低的問題。應該做到：一是做好文書檔案管理隊伍人員的培訓工作，通過邀請具有相關經驗的成熟人員為其做培訓，讓文書檔案管理人員更好地認識到自己工作的重要性，并進行文書檔案管理工作的學習。二是建立文書檔案管理崗位考核制度，通過獎懲的方式以此來激發文書檔案管理崗位人員的積極性，推動崗位人員努力學習、認真工作。三是企業要加強交流，定期組織相關單位的文書檔案管理人員召開座談會，進行業務交流，豐富管理人員的管理經驗，交流管理中存在的問題，分享解決的辦法，拓寬員工的視野，推動文書管理工作的前進。

（三）確保文書檔案電子文件的安全。辦公自動化環境下的文書檔案管理工作面臨的一個重要的問題就是電子化辦公的文件安全問題。隨著網絡技術的迅速發展，網絡信息黑客、網絡病毒等的出現給文書管理工作帶來了嚴峻的考驗。同時，電子文件在運行過程中也會產生數據丟失，造成檔案保存的缺失。對此，我們應該做到：一是建立安全防范體系，檔案保密部門、檔案管理人員和其他相關部門共同組建檔案安全防范體系，對文書檔案信息實施整體的安全防護工作。二是采用先進的安全管理技術保障安全，通過防火墻技術、計算機病毒防范技術等來保障文書檔案的安全，避免文件遭到攻擊，保障電子文件的安全。三是在檔案工作中要重視信息安全工作，在實際工作中要加強信息安全的檢查，落實安全工作責任制，讓保護文書檔案信息安全意識根植于相關人員心中。

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