利用現代技術實現檔案管理的動態化

郭世琦

【摘要】本文分析了現代技術對檔案管理工作的促進作用，包括提升管理工作效率、順應科技社會的發展。而動態化在檔案管理工作中更是一個新的發展支點，可以使信息資源形象化、傳遞全面簡潔、利用率被提升以及管理全過程更加流暢等。所以我們要利用現代技術來實現檔案管理的動態化。這就需要我們具備現代意識、形成合適的管理制度、借助有效的措施和決策、利用科學的程序和方法等。如此，則可以為實現檔案管理的動態化發展打下堅實的基礎。

【關鍵詞】現代技術;檔案管理;動態化

一、現代技術對檔案管理工作的促進作用

首先在檢索過程中利用計算機技術能夠提升檔案的查找速度，提高查找的準確率，節約了工作者的速度，提高了服務的質量。其次在存儲過程中產生了極大的便利。因為電子檔的存儲和保管的體積大大縮小，以壓縮版格式提供的檔案材料既節約了空間，也保證了檔案原件的可利用性，延長了檔案的使用壽命。再次有了現代技術的加入，檔案管理工作中信息數據的傳遞更加方便。而且能大大節約信息傳遞的時間和周期，減少檔案傳遞過程可能的損耗。這對提升檔案管理工作的效率是有極大好處的。最后，在建立了計算機檢索端口以后，檔案資料能快速復制和復印，這為檔案管理的管理和再利用帶來很大的好處。

二、動態化發展對檔案管理工作的影響

（一）信息資源更加形象化。音頻、視頻、動態圖等電子資源的出現讓信息資源更加形象化。很多信息內容從文字描述變成了圖文結合的形式，讓檔案管理的信息資源形成動態和靜態的兩種形式。動靜資源之間的互補可以讓信息資源更加形象化。

（二）信息資源傳遞更加全面簡潔。在檔案管理工作中，信息資源內容繁雜。如果是直接的紙質檔案信息很可能在修改和整理的過程中出現“污”檔案的現象，造成不美觀或者難以辨識的困難。

（三）信息資源的利用率被提升。檔案中信息資源的動態化可以讓資源的傳播面更加廣泛。而且借助了現代技術手段，檔案資源的傳播廣度和深度都有了很大的變化。那么，檔案資源的利用基礎也會發生不同的變化，資源的利用率會被大幅度的提升。

（四）實現檔案管理的流暢。檔案管理工作本身是非常繁瑣的。如果要查閱相關內容則需要從海量信息中進行篩選。然而在實現了檔案管理的動態化以后，整個檔案管理工作將會變的輕便而簡潔。整個檔案管理工作的流程會更加有序。甚至有的時候只要輕輕一點就能完成信息資源的收集、篩選、傳播等各個具體的內容。

三、利用現代技術實現檔案管理動態化的策略

（一）管理工作者具備現代意識。現代技術的發展的確對檔案管理工作影響深刻。在現代社會，要想有發展的前景就需要有良好的發展意識。隨著企業、事業單位辦公自動化的發展，大量的錄音、錄像、視頻等新型電子文件被收納到檔案管理內容之中。然而，檔案管理的動態化并不是簡單地為傳統的管理穿上網絡的外衣。而是要從思想根源上來形成檔案管理動態化發展的認識。這種認識可以在平時的工作中獲取，也可能是通過企業或者單位的培訓教育，通過改為工作的培訓來取得檔案管理動態化認識的進一步發展。

（二）設置合適的管理體制。信息自動化的發展實現了人機的結合。在檔案管理中，業務人員利用現代技術來開展檔案管理工作，這需要在動態化管理中形成高度集中的原則，還要將高度集中原則與使用方便原則結合起來。在檔案發展的過程中要注重業務技術的規范、標準。在整個管理部門內實現資源管理的集中處理，不允許自建系統而造成資源的浪費。而且很多的體制內容是可以寫進管理制度和章程中的，將其變成一種制度而鞏固下來。

（三）占有先進的技術和設備。先進的技術和設備是實現檔案管理動態化的條件基礎。企業或單位要準備先進的硬件和軟件設備。電子文件歸檔和利用的起點要高，要有發展的空間。在保管、翻拍、復制等活動中要盡可能使用新的技術手段。這就需要單位或者企業從基礎設施和人才兩個角度來進行發展規劃。購買設備和技術的時候要考慮到實際情況，搞好基礎設施的利用。做好了這些基礎性的工作才能夠有檔案管理動態化的首要條件。要結合當前檔案管理工作的需要來進行人才技術的培養，加強檔案管理人才隊伍的建設。

（四）科學工作程序及引導活動。在檔案管理工作中要進行動態化的管理，需要有對社會發展的預見性思考，要以長遠的發展眼光來看待現有的問題，并且對未來社會有預見性的認識和逆向性的運動思考。從檔案的未來發展趨向中找到檔案工作的未來發展傾向，并據此來進行檔案管理工作的規劃。

四、結語

總之，在現代技術的影響下，檔案管理工作動態化發展已經有了很大的可能。而且有了技術和設備的支持會讓我們的檔案管理工作發展得更快。無論是對企業、單位、還是個人來講，檔案管理的動態化發展具有重要的作用。我們要堅持檔案管理工作的改革創新，以創新求發展，以發展求生存。為我國社會信息資源的現代化發展作出貢獻。

【參考文獻】

[1]曹天虹.機關檔案管理系統的設計與實現[J].上海交通大學，2015（03）16.

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