數字檔案在管理利用中應注意的問題

烏日娜

【摘要】本文對數字檔案和電子文件在利用和管理上面對的諸多問題進行分析和探討。在此基礎上，對如何改善數字檔案和電子文件在利用和管理中存在的問題提出意見建議，使數字檔案和電子文件在利用和管理中克服缺陷，發揮優勢，更好地為管理者、利用者及社會服務。

【關鍵詞】數字檔案;檔案管理;檔案改革;數字檔案利用;數字檔案管理

當人類歷史的步伐邁進20世紀90年代后期，各類檔案館、圖書資料館、博物館、大學的科研機構等，紛紛開始把需要長期保存的檔案、資料、歷史文書等紙質載體轉化為數字載體進行保存和利用。隨著因特網的高速化、大容量化，數字檔案在網絡上的利用及為使用者提供服務越來越頻繁，數字檔案的利用，給利用者帶來了極大的方便，每個人都可以根據自己需要自由選擇和利用，“數字化檔案館與其他檔案信息機構拉近了與用戶之間的聯系，使得這種關系廣泛化和普遍化，并突破本局域網限制。”因此數字檔案建設進入了快速發展的階段。

我國現已建成了較大規模的全國性、系統性、分布式、規范化的檔案信息資源庫群，建立一批電子文件中心和數字檔案館，基本上實現了數字檔案信息資源的社會共享。國家檔案局制定的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中，還明確提出了2015年至2020年，全國地市級以上綜合檔案館要全部建設成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數字化副本等功能完善的數字檔案館;全國50%的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目;全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數字化的比例，分別達到30%至60%、40%至75%和25%至50%。

我國檔案數字化建設進入了全方位、多層次推進的階段，各行各業、各個領域的檔案數字化建設突飛猛進，數字化的信息已成為我國國民經濟與社會發展的重要內容。“數字檔案館建設是時代發展的必然結果，能夠有效地提高工作效率。”檔案作為信息資源，隨著社會的發展，必然要求進行數字化處理，這是世界各國檔案事業發展的必然選擇。

檔案數字化建設不僅符合社會發展需求，大大拓寬了檔案信息的服務空間，還促使檔案工作改變管理理念，創新服務方式，為國家、社會及檔案利用者提供高效、便捷的服務。

到目前為止，在世界范圍內，多數國家也都在積極地開展數字檔案的建設工作。由于IT技術的迅猛發展，使得世界正快速地向著網絡社會發展，使人們的生活方式、思維方法、思想意識、道德理念等都發生著空前的變化。我國的數字檔案建設已積極推進并達到了一定的程度，數字檔案的建設既是實現網絡社會的重要一環，也是實現國家及檔案部門信息建設戰略的重要工作。“在當前的數字檔案室建設中，突出的需求即為資源的整合、集成和共享。”因此數字檔案的建設和利用應重點考慮以下幾個方面的問題，使數字檔案的建設及利用，能夠快速、穩妥、積極地推進。

一、檔案數字化后原始性及真實性問題

檔案數字化的目的是傳承文化、宣傳文化、擴大宣傳影響面、為社會及更多的利用者服務。我們說文化是在當時的歷史背景下產生，并反映當時的社會狀況和社會的發展，文化也是在不斷發展變化，在文化被繼承中，不斷發展變化的文化是否被正確繼承？在某一個時點固定化（數字化）的數字檔案的信息是正確且客觀的，但是它自身是否“正確”被繼承還需要探討。例如，我國在2000年以后，從中央到地方，全國各地都在進行檔案的數字化建設。到底為什么要進行檔案的數字化建設？這樣根本的問題是否探討的很清楚、很徹底？在檔案的數字化建設中，由于立場和理念的不同，在檔案數字化的選擇上就會產生不同的結果，這樣最終很難說是“正確”繼承。再有就是數字檔案的憑證價值問題。“數字環境下的檔案價值與其所處的時代環境密切相關，其檔案價值的內涵并沒有改變，改變的是檔案價值實現及其拓展的時代機遇”目前，由于一系列的技術和立法問題尚未解決，因此，數字檔案還不具備法律上的憑證效力，這也是數字檔案建設和利用過程中要解決的問題。

（一）客觀現實問題。數字檔案不具備白紙黑字客觀的直觀性，它必須依賴特定的計算機設備加以解讀，才能顯示。數字檔案完全脫離了以往人們對檔案的理解及認識，使檔案的原始性、真實性、客觀性及可靠性遭遇到了人們的懷疑。“許多人對數字化的認知還不是很明確，依然停在白紙黑字的時空中。”且有些數字檔案即使載體保存的完好無損，但內容有可能已丟失或不復存在。數字檔案不像紙質檔案那樣，載體與內容是一損俱損，一榮俱榮。數字載體檔案與傳統載體檔案是不一樣的，傳統載體是從甲骨、青銅、竹簡、絹帛到紙張，都是客觀實物，直接識別，而數字載體則必須通過現代電子設備才能進行識別，屬間接識別。要想解決數字檔案的真實性、原始性及證據性問題，恐怕不是僅僅改變人們的傳統觀念問題，還要在數字檔案的技術上、法律上做大量的工作。“我國當前與檔案工作相關的法律法規許多內容其實并不適用于數字檔案館的檔案管理工作，因此必須健全檔案相關法律法規，并出臺專門針對數字檔案館建設的法律法規，使數字檔案館的建設工作能夠做到有法可依、有制可循。”另外，檔案數字化對象應該怎樣去選擇、怎樣思考，用什么方法去記錄、保存重要的有價值的檔案等都需要探討。的確文化可以在一定的條件下通過圖像或映像的形式表現出來，但是，把它數字化不一定是很好的事情，由于數字化，對不斷發展的文化進行無意識的、客觀的固定，阻礙了不斷發展的文化的發展，使得本末倒置。還有，記載不正確的、相互矛盾的歷史檔案的情況也時有發生，與人們的意圖不同的記述史實也并不少見。關于這些檔案，用什么方法進行數字化建設，是數字檔案建設中需要探討的重要問題。

（二）技術問題。數字檔案是現代高新技術產物，它在給人們帶來極大便利的同時，也給人們帶來了困惑與難題。如數字檔案具有易復制、修改、刪除的特性，使得檔案的原始性概念變得模糊不清、難以確認。再如計算機軟、硬件技術不斷更新換代、快速發展，因此迫使數字檔案必須不斷適應新的載體環境，即不斷地變換新載體。還有就是數字檔案不再具有特定的字體痕跡，人們可以根據不同需要以不同的字體痕跡、字體大小將數字檔案輸出或接受，故而，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。另外數字檔案對使用的設備系統環境信息和元數據具有很強的依賴性。“在計算機管理檔案系統中，普遍存在多種工作系統互不支持，數據資源不能共享的現象。”電子文件的環境信息與文件內容信息一般情況下是分離保存的，“再加上數字檔案信息與載體相分離的特性使信息內容被篡改失真，使檔案信息的長期讀取受到威脅” ，如果環境信息一旦損毀或消失，文件的內容也就不能再現了。

二、檔案在數字化時的選擇問題

在選擇檔案進行數字化時，一般情況是從檔案的年代、價值、利用狀況等去判斷選擇。越古老、越貴重、越有價值的檔案越容易被數字化，越新的、越普通的檔案、越不容易被數字化。這是被稱作為“瓶頸效應”的結果。

因為，優先選擇古老的、貴重的、有價值的檔案進行數字化是很自然的事情。但是，如果不這樣做的話，古老的、貴重的、有價值的檔案就有被束之高閣的危險，有可能造成惡化、消失、毀滅等后果。因此，我們在對檔案進行數字化時，首先選擇的是古老的、貴重的、有價值的檔案進行數字化管理及利用。還有，在檔案數字化建設中，選擇哪一個范圍內的檔案進行數字化處理，也是一個現實問題。“一般來說，在原檔案進行數字化之前要進行鑒定工作，以確定數字化的范圍、操作順序等等。”雖然，在建設數字檔案時，所有領域的檔案都應該進行數字化建設，但是，在現實中，由于受人力、費用、環境、條件等問題的制約，把所有的檔案都進行數字化，是不太可能的，分先后次序、分主次、分重要與否，在一定的標準或在一定的判斷下，進行取舍選擇是必然的結果。最終，哪些檔案進行數字化，哪些檔案暫不進行數字化，是受當時的各種條件、因素及用戶需求等制約而決定的。

三、關于數字檔案的權屬關系的問題

在數字檔案的利用中，檔案是通過數字化的形式進行公開的，這樣就不可避免地涉及到所謂的“權屬問題”，既著作權、所有權、肖像權等，這些與個人信息保護有關的隱私權是數字檔案在公開和利用時要特別注重的問題。“在檔案數字化的過程中，若未按照作者選擇的署名方式標明作者，或者擅自修改他人作品，或者歪曲、篡改、割裂作品達到有損作者聲譽的程度，都構成對著作權的侵犯。”

隨著信息數字化的進展，出現了許多新問題，諸如肖像權、版面權等問題也越來越突出，并需要認真對待、加以解決。權屬關系的有關問題，正在向著越來越復雜的方向發展。為了能夠更好地利用數字檔案，使數字檔案最大限度地發揮作用，在利用數字檔案時，一定要充分注意各種權屬關系等問題，盡可能杜絕侵權行為。在實際情況中，由于人們的認識不足或法律觀念的淡漠，有關各種侵權糾紛時有發生，而且這些侵權糾紛的處理也是非常棘手的問題。在數字檔案的公開和利用過程中，由于某種侵權行為的發生，迫使數字檔案暫停或停止公開及利用的情況也曾經發生過，故此，在數字檔案的公開及利用時一定要注意權屬問題，避免任何情況下的侵權行為。“隨著檔案資源網上共享工作的推進，還存在著數字化權、檔案所有權、網絡傳輸權、檔案保密和隱私權等諸多權利問題，在這一點上，仍要求檔案信息化過程中有著科學的工作流程和嚴格的監管程序。”

數字檔案作為社會的公眾財產（公眾的信息資源）應該得到充分的利用。為了使權屬問題更加容易進行處理，需要我們不斷完善各種制度。既尊重權利所有者的利益，也尊重數字檔案信息公開公眾的公益性利益，一定要做到使兩方面達成共識，使數字檔案更好地為社會各領域（包括個人利用者）服務。

四、關于利用數字檔案的管理問題

原始檔案被數字化后，也并不意味著原始檔案不再需要。數字檔案容易發生改變，雖然我們可以做到能夠保證數字化檔案的正確性，但是，原始檔案在可能的情況下有必要繼續保管。現在的存儲介質還不能夠有效地解決數據存儲問題，“一般說來，磁盤的壽命是5～10年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還容易受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面因素的影響。”

另外，計算機語言的更新速度也是比較快的，而語言之間的相互轉換也并非如人意，多數情況下會存在一些問題。很難想象，若干年以后，應用現行的機器是否還能還原出原來的數字數據，即便是能還原出原來的數字數據，但是，還原出來的內容怎樣、程度如何、能否百分之百還原、或者是只還原內容的一部分，這些到目前為止還都是未知數。

還有數字數據是依賴還原機器和設備的，數字檔案也不例外，也要依賴還原機器，如計算機等設備才能識別，這樣的特點和要求，給其長期的存取和利用帶來很多不便，如果機器設備發生故障、系統出現問題，數字檔案就無法讀出來。再有，數字檔案還存在著一定程度的不兼容性，也就是說，有些數字檔案對一些計算機機器設備的環境存在著不能夠兼容的情況，只能在某種特定的計算機機器設備上進行還原、讀取及處理等操作，而在不適合數字檔案運行的計算機機器設備環境中是不能夠進行還原、讀取等處理操作的。使用不同的軟件所形成的數字檔案，在存貯時由于載體不同，有時也很難相互兼容和互換，數字檔案在技術設備更新時，需要及時解決格式轉換等問題，如不這樣做就可能會出現無法識別或讀取數據的情況。

由于以上原因，非數字化的原始檔案不僅有必要，而且必須進行長期保管，又由于要對原始檔案進行長期保管，所以一定會出現場所、環境、人員、設備及費用等問題，針對這些問題，一定要認真對待，妥善解決。

另外，數字化檔案的運行、管理也需要一定的人力、財力。例如，古文書被數字化后，首先，高畫質、高精細的數字畫像數據第一次被制作，從這開始，實際上數字檔案進行收錄公開用的畫像數據多數是第二次做成的，在這一時點，數字檔案的個數就是2倍，然后，兩次做成的數據在各自進行儲存，這樣就膨脹了4倍，數字化檔案的復制，雖然容易且費用低廉，但是被復制的數據的管理、運行等需要人力及財力的付出。

綜上，數字化檔案的建設、利用，既需要付出管理大量被復制的數字檔案數據的人力及財力、同時也需要付出管理非數字化的原始檔案的人力及財力。不僅如此，檔案數字化還需要制作的設施設備、配套的軟硬件及操作制作人員，因此，數字檔案的建設、運行、提供利用及管理是需要付出一定的人力和財力資本的。“檔案數字化建設需要一定投入，不僅建設初期配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。”

我國大多數檔案館（室）的數字檔案的建設，是靠政府投資建設的，一旦政府的投資停止，大多數檔案館（室）的數字檔案建設是否也就停止或擱置呢，數字檔案建設如果不能夠充分被開發和利用，就失去了數字檔案建設的意義，給國家和人民造成嚴重的損失。因此在投資數字檔案建設時，一定要明確建設的意義和作用，一定要進行正確的定位和制定切實可行的實現目標。

數字檔案館（室）的建設、運行、管理所需要的人力財力的合理投入及使用，應該是檔案館（室）建設需要研究和考慮的重要問題。“數字檔案室建設，既需要投入大量的人力、財力、物力，也離不開各部門的配合。”

五、數字檔案建設管理利用帶來的人才培養問題

數字檔案在建設管理利用過程中，會帶來許多需要解決的問題，其中很重要的一個問題就是管理操作人員的培訓培養問題。數字檔案的管理操作人員，不僅要具有能夠對各種原始檔案進行數字化處理操作的技術及本領，還要有對文化、藝術等領域有較深的理解，有對關于知識產權問題的認識、理解及適度處理的能力，有對數據制作、存儲、保護、管理、利用等一系列業務內容熟練操作及管理的能力。

伴隨著信息數字化社會的不斷發展，每個人都可以很容易地獲取各種信息（包括數字檔案信息），但是對信息質量及加工處理能力的要求將會越來越高。對于數字檔案來說，也是同樣如此，這就要求數字檔案管理人員既具有處理數字信息的能力，也必須同時具有人文的、藝術的、法律的、科技的等知識，對文化、歷史、藝術、法律、科技等有比較深的理解，能夠較好地操作處理與知識產權有關的問題，能夠做到尊重個人的隱私權，對數字檔案在公開發布之前，要進行全方位的思考，提高發布數字檔案的質量，激發和調動更多的利用者利用檔案為社會服務。

數字檔案建設對管理人員提出了很高的要求，檔案管理人員為了適應時代發展及進步的要求，就需要不斷學習提高自己的業務能力及水平。對于檔案管理部門來說，對檔案管理人員進行業務技術培訓及文化素養的培養是做好數字檔案管理利用必不可少的一項重要工作。這也是數字檔案建設中檔案管理部門要特別重視和解決的問題。

六、今后需要面對及解決的問題

對于檔案來說，由于網絡技術的發展，使檔案管理工作的內容（主要指保管和利用）發生了質的變化。在檔案庫房處于“長眠”狀態的檔案，因為數字化及網絡技術的迅速發展，通信的高速化及大容量化，實現了在不同地區也可以利用數字檔案信息，極大地提高了利用率。我們說，數字檔案不僅是指被數字化的檔案信息狀態，同時也是指能夠通過裝備好的網絡進行大范圍利用的一個系統。

我國數字檔案發展的歷史，雖然很短，但是，它的發展速度卻是驚人的，到目前為止，大部分檔案館都進行了數字檔案的建設工作，為檔案高速、快捷、便利地為利用者提供服務創造了充分的物質條件。在我國數字檔案的建設是屬于國家的公益性建設，給社會及利用者帶來了極大的方便，數字檔案能夠在任何時間、任何地點、不管是誰，都能夠被利用。很好地發揮了高效、便捷、快速的特點及優勢。顯現了數字檔案建設的公益性及社會意義。

為了使數字檔案更好地發揮作用，為社會和利用者服務，使其更好地實現其價值。我們必須要預見和解決好數字檔案在建設及利用中帶來的各種各樣的問題。前面我們已經探討了五個方面的問題，其中，知識產權問題及人才培養問題是檔案數字化過程中需要解決好的兩個關鍵及重要的問題。

數字檔案是公眾的共有財產，即公共的信息資源，為了更好地利用數字檔案，我們應做到既要注重檔案的保護、還要注重檔案的開發及利用，使兩個方面互相兼顧、共同發展。到目前為止，對于數字檔案的公益性還沒有被廣泛認識、僅僅是把數字檔案理解成為大量的信息儲存，如何認識數字檔案的公益性，怎樣提高它的利用率應該是今后重點要做的工作及研究的問題。

另外，數字檔案如此快速地發展，是由于受IT革命的影響及政府的大力扶持，多數國家是在IT革命之后、在政府的大力扶持下，實施及推進數字檔案發展的。如果IT革命的高潮消退、政府的扶持減弱或停止，數字檔案的存續發展不知是否會出現危機。

目前數字檔案還處在建設發展的階段，今后會怎樣發展，我們應從數字檔案長期發展的觀點出發，對數字檔案的優缺點進行實踐的分析驗證，從中去尋找及發現數字檔案的發展規律和發展方向，這也應該是我們今后對于數字檔案建設要探討研究的問題。

總之，把握正確的數字檔案建設發展方向，注重數字檔案建設發展的質量，提高數字檔案的利用率，是今后數字檔案建設、發展、利用及研究的主要問題。

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